【2024年秋】郵便料金値上げを解説。請求書や通知物のコストを抑える方法や電子化の成功事例を紹介！

総務省の情報通信行政・郵政行政審議会は2024年3月7日、「25グラム以下の定形郵便物の上限料金の額を84円から110円に改正する」という案を承認しました。実際の値上げ時期は、24年の秋に予定されていて、実施となれば26円の値上げとなり、封書の郵便料金は消費増税に伴う措置を除くと1994年以来、30年ぶりの改定となります。また、はがきも63円から85円と、7年ぶりの値上げとなる見込みです。

2024年の郵便料金値上げは、近年のデジタル化に伴う郵便物数の減少などにより、赤字が続く郵便事業を立て直すための施策です。総務省によると、現在の料金では郵便事業の存続が困難な状況であることから、事業存続のための措置であるとしています。
24年の秋に予定されている郵便料金改訂では、25グラム以下の定形郵便物の他に、50グラム以下の定形郵便物も現在の94円から110円に、はがきも63円から85円となる見込みです。その他の定形外などの郵便物も30パーセント程度を基本に値上げされる方針が示されています。

2024年の郵便料金値上げは、企業や個人に様々な影響を及ぼすことが予想されます。特に、郵送業務の多い企業は、これによるコスト増加に直面する可能性があります。例えば以下のような場合はその影響が顕著に表れるでしょう。

大量郵送を行う企業は、料金値上げにより郵送コストが増加し、経営への負担が増す恐れがあります。例えば、月に10,000通送る企業であれば年間では300万円以上のコスト増となります。

このように、膨大なコストの増加が予想され、企業では郵便物の送付頻度や方法の見直し、デジタル化への移行などが検討されるでしょう。

郵送費のコストを抑えるための1つの方法として、書類の電子化があります。電子化することでコスト削減とともに業務の効率化も図ることができます。
例えば、請求書や見積もり書などの書類を電子化することで、郵送だけでなく印刷にかかるコストを削減することができます。さらに、電子化された書類はデータベースに保存されるため、検索や管理が容易になり、業務の効率化と精度向上も期待できます。

郵送書類を電子化した場合のコスト比較は下記です。送料だけで比較しても、例えば、月に10,000通送る企業であればひと月60万、年間では720万円ものコスト削減となります。

このほか、電子化した場合は印刷封入費、業務コストなども削減できるなど、送料のほかにもさまざまなメリットが想定できます。

請求書や通知物などの書類を電子化することで、作成・発行・送付がすべてペーパーレスで行われることになるので、紙やインク・封入にかかる費用を削減できるほか、印刷封入や発送などの手間も軽減でき、社内の業務プロセスが効率化されます。また、過去に発行した請求書などの書類もお客さま自身で参照できるので、問い合わせ対応にかかるコストや手間も削減できます。さらに、郵便物の発行や到着が遅れた際に、先んじてメールやFAXで送付するなどのコストや手間の重複を防ぐことができます。請求書や通知書など、書類1件あたりの発行にかかるコストはそれほど大きなものではありませんが、年間を通して見れば大きなコスト削減効果を見込めるでしょう。

電子化により配信スピードが向上し、お客さまの利便性が向上します。
例えば請求書の場合、電子化した請求書はメールやシステムなどを経由して、発行されたその日に受取先の方が受領する事ができます。郵送に比べて発行から受領までの時間が大幅に短縮されることで、受取先の担当者は支払いや帳票処理に余裕が持てるようになります。

早急なDX化が求められている今、書類のデジタル化は急務となっています。特に請求書の電子化はデジタルトランスフォーメーション（DX）の一環として、経理DXを実現するきっかけとなるとともに、請求書を担当する経理部門のテレワークの推進を図ることができます。やりとりする通数が多い請求書のデジタル化は、DXの成功事例をつくりやすく、DXを推進していくひとつのきっかけとなります。

請求書電子化を導入した企業では、業務プロセスの効率化やコスト削減だけでなく、環境負荷の低減や顧客満足度の向上にも貢献しています。成功事例を参考に、効果的な請求書電子化の取り組みを進めていきましょう。

日本通運様は、既存の自社システムとうまくデータ連携を行い、請求書電子化を実現しました。

YKKビジネスサポート様は、複雑な帳票データ対応できるサービスを選ぶことで請求書電子化を実現しました。

ENEOSグローブ様は現業務とのギャップの小さい運用ができるシステムを選定し、電子請求書サービスを実現しました。

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お客さまの状況やご希望に合わせて、さまざまなオプションもご用意しています。既存の業務内容に沿って最適なプランをご提案いたしますので、是非お気軽にお問い合わせください。コストシミュレーション、デモンストレーションなども承っております。