加盟店との共通プラットフォームとして活用し、双方の業務効率化とガバナンス強化を実現HITOWAホールディングス株式会社

業種：サービス ｜ 従業員数：8,128名 ｜ 成果：電子帳簿保存法対応、業務効率の向上・安定稼働、コスト削減 顧客／従業員満足度向上、事業継続

加盟店との和を育み、「人と人の和」拡げていく
「生活総合支援サービス」を提供する企業として、人とくらしに寄り沿った事業を展開するHITOWAグループ。
「おそうじ本舗」「靴専科」でのハウスクリーニングや靴・カバンの修理といった生活支援サービス、認可保育園や有料老人ホームなどの運営、さらには給食をはじめとした「食」に関わるサービスを展開しています。
生活支援サービスでは、約2,200店舗の加盟店が安心して運営できるようコンプライアンスを高めながらDX推進もサポート。その一環でもあるDigitalWork Accelerator 電子取引管理サービスの導入について、HITOWAホールディングス株式会社の情報システム部に伺いました。

HITOWAホールディングス株式会社は、経済産業省の定める「DX認定事業者」に認定されるほど、DXによる業務改革を推進しています。改正電子帳簿保存法への対応においても、法対応に留まらず、グループ全体の業務見直しを図るためにプロジェクトを発足。旗振り役となった情報システム部は、各事業会社の総務、経理担当を中心にまとめながら、ガバナンスの強化と業務効率化、運用コスト削減を目指しました。

課長のA氏は、検討にあたって電帳法の保存要件をシステムで満たすことが前提だったと語ります。
「電帳法対応に必要な事務処理規程の作成をきっかけに、グループを統括したプロジェクト体制をとりましたが、様々な雇用形態、勤務時間の従業員に法的なルールをマニュアルなどで徹底するのは困難です。そのため、プロジェクト発足の段階から、サービス導入を前提に複数の電帳法対応システムを検討しました。それに加え、我々がポリシーとしているのは『発生源入力最大活用』の視点です。取引先情報や金額など一度入力した発生源情報を他システムへ連携し活用することで、再入力の手間を省けるようなシステムを選定すれば、人的ミスを最小限にしつつ、重複する業務を限りなく削減できます。グループ全体でみると受領請求書の処理だけでも年間1,200時間の削減になると試算しました」。

「発生源入力最大活用」の見地でシステムを検討した時に、既存のワークフローシステムのデータをそのまま活用できるのは、キヤノンマーケティングジャパン（以下、キヤノンMJ）のDigitalWork Accelerator 電子取引管理サービスだけでした。

「同サービスのアップロードツールを利用すると、既存のワークフローシステムと連携し、取引関係書類に電帳法の検索要件である取引３項目^※を含むインデックス情報を付与しながら、自動的に保管できることがわかりました。これにより、保管に伴う書類のアップロードやデータの再入力が不要になります。これが一番のポイントでした」とA氏。トライアルを担当したK氏も「いくつかの自動連携パターンの中から無償のトライアル環境で自社の運用にあう方法を確かめられたことも良かったです。想定どおりにデータを取り込めるかを導入前に確認し、懸念をクリアできた点も評価できました」と語ります。

「もう一つ、我々がプロジェクトを通して実現したかったのが『おそうじ本舗』をはじめとした加盟店様2,200店舗の支援です。DigitalWork Accelerator 電子取引管理サービスは、加盟店様自身がサービスにログインし、セキュアな環境で請求書を授受、保管する、『共通プラットフォーム』として利用できる可能性がありました。これが実現すれば、加盟店様の電帳法対応にまつわる負担を減らし、本業に専念いただくことができます」と部長のI氏。「DigitalWork Accelerator 電子取引管理サービスは、同時接続ユーザー数による課金となり、無制限にユーザ数を登録してもコストに影響しないため、全加盟店がユーザーとなっても最小限のコストに抑えることができました」。

既存のワークフローシステムと連携することで、社員の業務を一切変えることなく法対応を実現し、加盟店への請求書の発行も電帳法対応した形で行なわれるようになりました。

「DigitalWork Accelerator 電子取引管理サービスへの書類登録は、基本的にワークフローシステムから行っているため、社員としてはワークフローシステムで稟議を通しているという感覚しかないようです。従来通り押印申請したものが、実は同システムに保管され、電帳法の対応まで終わっている。一般社員に一切負荷をかけることなく、コンプライアンスを高めることができ満足です」とI氏はワークフローシステムの裏で密かに活躍するDigitalWork Accelerator 電子取引管理サービスの働きをを評価します。

トライアルや契約条件についてキヤノンMJと密なやりとりを積み上げてきただけに、同社はDigitalWork Accelerator 電子取引管理サービスの改良にも期待を寄せます。

「請求書の発行時や、契約書の更新時期など、利用者がアクションをとる必要が発生したタイミングでの、通知やリマインドメールを要望しています。
キヤノンMJさんはこの要望に真摯に向き合い、開発担当者にも繋いでくださっているようなので今後が楽しみです」とK氏。