紙文書のイメージ化を低価格で実現する自治体向けシステム株式会社リードコナン

岩手県・盛岡市に本社を置く株式会社リードコナンは、学校や自治体向けのITソリューションの開発・および販売を行っている企業だ。「税務LAN」もその中の1つで、地方公共団体（市町村）の確定申告受付支援、給報合算処理、住県民税課税データ作成支援を行う。基本的に住民税を担当する職員向けのシステムだ。

同社が「税務LAN」の提供を始めたのは約20年前で、平成26年11月時点で、すでに北海道から沖縄まで、約400の自治体に導入されている。総務省の資料によれば、平成26年4月現在の市町村数は1,718のため、23%以上の市町村が導入している計算になる。

株式会社リードコナン 開発部 主任 佐々木慎氏も、「これまでずっと、お客様がどのような運用をされているのかを聞いてフォローアップして来ましたので、かなり実態に沿ったシステムになっていると思います」と続ける。

イメージ取り込みは2006年ごろ追加された機能だが、それまでは、職員が毎回、原本がある棚まで行き、ファイルの中から探し出すというスタイルだったという。今では「税務LAN」を導入する自治体の半数近くがイメージ取り込み機能を利用し、自分のデスクに居ながら原本の確認作業ができるようになっている。

「CapturePerfect SDK」は、キヤノンのスキャナーDRシリーズに標準添付されている、PCに画像を取り込むためのアプリケーション「CapturePerfect」の各種設定を、プログラム側でコントロール可能にする開発ツールだ。これを利用することで、ユーザーは読み取りを行いたいドキュメントの種類を画面から選択するだけで、最適なスキャン設定を自動で行うことができるのだ。 実際にスキャナーを利用する際には、読み取る原稿が片面か両面か、保存するファイル種別、解像度、重送検知機能制御など、設定すべき項目は多い。これらを毎回読み込むたびに指定していたのでは利用者の負荷も高く、設定ミスによる再スキャンなど、無駄な作業も発生する。 しかし、キヤノンから提供されている「CapturePerfect SDK」を利用すれば、用紙に合わせて最適なパラメータをプログラムで設定でき、ユーザーはスキャンボタンを押すだけで、最適な設定で読み込むことができる。

税務LANにイメージ取込機能を追加してからすでに8年になるが、同社では今年の夏、「税務LAN」のイメージ化で得たノウハウを活用し、「イメージ管理システム」を新たに開発した。
「イメージ管理システム」は、「税務LAN」のイメージ取り込み機能を抜き出し、機能強化した製品で、軽自動車税や固定資産税など、住民税以外の用途でも利用できるようにしたものだ。基本的に、紙文書をイメージ化することにより、書類の保管スペースを削減するもので、先行導入する北上市では、導入から3カ月で、書類約1万3,000枚を読み取り、約5mの棚スペースを削減することに成功したという。

「イメージ管理システム」では、検索機能が業務別に用意されているほか、1つのイメージに対する紐付けできる人数が、税務LANでは1人だったが、複数人にも紐付けることができるように拡張されている。 検索は、資料番号、読み仮名、個人番号、事業者番号で検索可能で、部分検索もできる。また、同じ漢字でも名前の読み方が違う（中島にはナカシマ、ナカジマがあるなど）といった日本語特有の課題に対応するため、想定される複数の読み方で自動検索する機能も実装している。 また、イメージに「要確認」「確認済」などのアノテーションスタンプを貼り付けて保存することや、メモを残すこともできる。さらに、取り込む紙ドキュメントを業者に依頼してデータ化し、取り込んだイメージと紐づけることも可能だ。

佐々木氏は「イメージ管理システム」の特長について、「われわれのシステムは他のイメージ管理システムに比べ、かなり安価になっています。そのため、これまで導入を検討してこなかった部署からも問い合わせがあり、中には全庁で利用したいという声も出てきています」と語る。 今後、「税務LAN」のマイナンバー対応が行われる際は、導入済みのすべての自治体に「イメージ管理システム」を導入してもらう予定だ。また、「イメージ管理システム」は現在、自治体向けのシステムとなっているが、1カ月程度でカスマイズができるため、今後は民間企業にも積極的に販路を拡大していくという。