非定型の健康診断書を一括スキャン。契約成立までの時間を2割短縮朝日生命保険相互会社

「まごころの奉仕」を経営の基本理念に、2015年から新たな中期経営計画をスタート。
今まで以上にお客様視点で考えて行動することで“生きる”を支える会社としての真価を発揮し、お客様から信頼され、選ばれ続ける存在を目指したいとさまざまな進化を続けているのが、朝日生命保険相互会社です。

同社では、契約者から受領した健康診断書をデータ入力するためのシステムとして新たに『非定型帳票エントリー業務効率化システム』を導入。煩雑だった事務作業の効率化やコスト削減とともに、保険契約成立のための時間を削減し、サービス向上を実現しました。
新しいシステムの導入が必要となった理由やシステム導入の決め手になったこと、導入前後での業務の変化や今後の展望などについて、今回のシステム導入をとりまとめた契約医務部 契約決定課長の後藤氏と同部で実務を担当している松下氏、横溝氏の御三方に伺いました。

新契約の申込書や住所変更など、定型書類のエントリーについては帳票認識からOCR処理まで、すでにスムーズな業務を実現していた朝日生命。しかし、保険加入時の医務査定に必要な健康診断書は医療機関によってサイズや書式が異なるため、1件1件人手を介した業務が不可欠でした。

システム導入前の運用について現場で実際に帳簿の入力も行っている横溝氏は次のように語ります。「診断書の内容をOCRで読み取るために、毎日200件、多い時で500件にも及ぶ書類を決まったシートに転記するという作業を6名の社員で分担していました。健康診断を実施した施設ごとに異なる書式から転記に必要な項目の数値を探し出す作業は、経験の蓄積によって作業効率が大きく異なります。当日の作業量が多いからといって簡単に応援を依頼できる作業ではありませんでしたし、誤った情報を転記すると、お客様に迷惑がかかるという緊張感やプレッシャーも常にありました」。

また、もう1つは、別のアプリケーションを起動することなく読み取りと登録を既存システム内で完結できたことです。新しいシステムを、慣れ親しんだ既存システムで運用開始できるメリットはとても大きかったですね。
さらに、システム構築にあたって、まず健康診断書の傾向を掴むためにキヤノングループのSE3名が当社を訪問し、大量の書類すべてを分析してくれたことも導入の大きな決め手となりました」。

引き続き、後藤氏が語ります。「今まで最終段階での項目数値入力は外部業者に委託していましたが、転記作業が無くなったので、入力作業を社内のメンバーに任せられるようになりました。これにより、外注費削減や時間短縮につながりました。

項目の場所を探して転記する作業と比べると数値入力作業に慣れるまで時間は掛かりますが、操作に熟達するまでの時間はこれまでより短くなるはずです」。また、実際に入力業務を行っている松下氏は、使い勝手について次のように語ってくれました。「色でマークがつくので項目を探しやすくなりましたし、体重や血圧などフォーカスして大きくなるので、目検するときも自然と目がいき、入力がとても楽になりました」。

個人の経験に頼らない、高品質で均質なサービスの提供に加え、お客様に近い業務へのシフトが着実に進んでいると実感できています。

保険会社では必須となる健康診断書のエントリー業務を大幅に改善する取り組みとして、すでに2社が見学に訪れるなど、業界内でも大変注目されている今回のシステム導入。さらなる展開として手書き文字の読み取りも視野に入れるなど他に先駆けた先進的な取り組みを続ける同社から目が離せません。