帳票・文書を営業店で電子化＆本部で集中管理する高拡張性の「イメージ登録管理システム」を導入福井信用金庫

福井信用金庫が「イメージ登録管理システム」を導入するきっかけは、各営業店で使用してきた手形・小切手転記システムが更改時期を迎えたためだった。執行役員の東氏は「持出する手形・小切手は専用機でイメージ登録し、CD等のメディアで保管していたため、検索には時間を要していました。」と従来のワークフローの課題を語る。加えて「各企業の決算書類などは各営業店が紙媒体で保管しており、保管スペースの確保にも苦慮していました。」と当時を振り返る。さまざまな課題を包括的に克服するために、専用機の買い替えではなく、幅広い業務で活用できるシステムの提案を複数のベンダーに依頼した。

キヤノンは、各営業店にネットワークスキャナーを設置して文書をイメージ登録し、本部のサーバーで集中管理するシステムを提案。各種帳票・文書の検索もPCからスムーズに行える。執行役員 福井第一ブロック長 本店営業部長の東氏は、キヤノンを選んだ理由に、ユー ザー目線の提案力とシステムの拡張性を挙げた。
「私共が解決すべきことをダイレクトに話していただけた。また、各種追加帳票のイメージ化など私共の要求にも速やかに対応していただいた。」と語る。

また、サポート体制も選考の大きな決め手になったという。今回の導入システム開発元で、キヤノンとアライアンスを組む立山システム研究所では、顧客と同様のサーバー環境を保有して保守対応を行っている。「こちらで異例な事象が発生した時に、電話のやり取りで迅速に確認し、原因を説明していただけるので、スムーズに予定通り運用を開始できました。」とシステム構築・運用を担当した総合企画部 主計課 次長の北出氏は、保守体制に安心感があると話してくれた。

「イメージ登録管理システム」の導入後、まずは「手形・小切手」、その後は「相続関連書類」、「融資稟議書」、「決算書類」をイメージ化して一括管理するワークフローが構築された。融資稟議書をイメージ化していた専用機も更改時期を迎えていたが、このシステムに組み込むことでコストを削減できたという。北出氏は「データ検索の時間が短縮され、より迅速な対応が可能になりました。また、本部-営業店間の送付による書類紛失リスクや、営業店で保管する紙媒体、綴り込み事務が削減できている。」と導入の成果を感じているという。実際に手形・小切手のイメージ登録を担当する久保氏も「登録も照会もスムーズに行えるようになり、業務負担も減った。」と営業店の評価も上々だという。

さらに、「投資信託」受付におけるシステム活用は現在試行中だが、「本部とFAXでやり取りしてきた業務ですが、スキャナーの方が早く、話し中で繋がらないこともない。」と東氏が話すように、締切時間にシビアなこの業務でも効果的な活用が見込まれている。

運用開始から1年半。新システムに様々な業務を組み込み、帳票・文書管理の効率化、業務のスリム化に取り組んできた福井信用金庫では、今後もさらなる拡張を進めていくという。

「FAXの代わりに、本部-営業店間の問い合わせ業務で活用することで迅速化が図れる。システムを通じて多様な業務をより良く変えていくことで、営業店が本来の業務に時間を使えるようになれば。」と北出氏は語る。東氏は「現在試行中の『投資信託の受付』をはじめ、『FAX誤送信の防止』や『伝票の電子化』など有意義なご提案をいただきたい。」とさらなるシステム拡張にむけて期待の大きさを語ってくれた。