人手に頼った運用管理からの脱却と書類検索の業務効率化を実現しペーパーレス化を加速寺崎電気産業株式会社

業種：電気・製造業 ｜ 従業員数：2,039名（連結）（2023年3月現在） ｜ 成果：電子帳簿保存法、業務効率の向上・安定稼働、コスト削減

「船舶用配電制御システム」では世界トップクラスのシェアを獲得、また世界で初めて限流ブレーカを開発するなど、電気エネルギー制御技術をベースにした製品の開発・設計・製造、そして販売で、船舶、建築、産業、医療分野に貢献してきた寺崎電気産業株式会社。
同社では、2023年の創業100周年を前に、かねてから推進してきた全社ペーパーレス化の取り組みを本格化。
請求書など電子帳簿保存法関連の書類を対象に、DigitalWork Accelerator電子取引管理サービスでの保管をスタートしました。
経理部の尾島氏・吉村氏・今村氏、情報システム部の社頭氏に詳しい背景や選定理由、導入後の効果などについて伺いました。

1923年の創業以来、電気エネルギー制御技術をベースにした配電制御システムや配線用遮断機、ブレーカ、電子デバイスなどの製造・販売でグローバルに活躍してきた寺崎電気産業株式会社。同社では、創業100周年を控えた2022年、全社的なペーパーレス化の取り組みを本格化させました。

情報システム部の社頭氏が語ります。
「ペーパーレス化自体は、ISO14001を取得した20年ほど前から進めてきましたが、当社は紙文化の風土が根強く、なかなか成果が出にくい状況が続いていました。
しかし昨今、改正電子帳簿保存法への対応や上場企業に対するSDGsサスティナビリティ開示の要求など、さまざまな側面からペーパーレス・電子化の機運が醸成。この機会に、改めてペーパーレス化を推進していこうということになったのです」。

「喫緊の課題として、まずはファイルサーバーで電子取引にて受領した請求書の電子帳簿保存法対応をスタートしました。
しかし、各部門からメールで届く電子書類を検索対応のために1つ1つファイル名を変更し、管理台帳に記帳してから保管しなければならず、経理部員の負担が大きいことが悩みでした。
現在は紙の請求書でやりとりしている取引先も今後どんどん電子化にシフトしていくことを考えると、このままの運用方法では限界があると感じていたのです。
そんな時、提案を受けたのが、キヤノンマーケティングジャパン（以下、キヤノンMJ）のDigitalWork Accelerator電子取引管理サービスでした」。

ファイルサーバーでの管理に代わる新たな方法として、キヤノンMJのDigitalWork Accelerator電子取引管理サービスを選択した決め手はどこにあったのでしょう。

「まず一つ目が、誰でも使いこなせる操作性の高さです。経理部の人たちをはじめ、こちらのサービスの利用者はあまりITに強くない人が多いので、操作性は重要です。
インボイス対応もあり、電子帳簿保存法対応だけに時間を割くことはできないという状況の中、他社サービスと比べても設定が簡単で、使い方もわかりやすく、直感的に操作できる点を評価しました」と語るのは、尾島氏

「二つ目は、スモールスタートにも柔軟に対応していただけるライセンス体系です。ハードウェアの管理が不要なクラウド型で、しかも同時アクセスは10ユーザーから。ユーザー数は100人でも200人でも登録することが可能なので、今後、対象書類や対象部門を広げても柔軟に拡大していけますし、まずは特定部門からの利用も可能ということで、電子帳簿保存法対応やペーパーレスの第一歩目として着手しやすいのがポイントでした」。

「そして三つ目が、拡張性ですね。例えば、紙文書を電子化して直接このサービスに取り込む機能があるのですが、この機能はキヤノンMJの製品にこだわらなくてもよく、当社が持っている他メーカーの複合機やスキャナ等、既存の設備を入れ替えずに利用できる点も非常によいと思いました。以上三点がこちらのサービスの選定理由となりますが、導入のパートナー選びという面では常にスピーディーかつ親身にご対応いただけたことも大きな信頼感につながりましたね」。

また、実際に現場で使用した感想として、「ファイル名を変更する手間がなくなり、楽になりました。あと、一文字打つと過去に入力した候補が出てくるので、入力の時間も減りました。今までは請求書自体が経理部保管ということもあり、他部署で過去の請求書がほしいという時に問い合わせがあったりしたのですが、今後は全部署から検索できるので業務軽減につながります」と語る今村氏。続けて吉村氏も「操作がシンプルで、誰でも簡単に登録できますし、項目の配置を変えたりと画面をカスタマイズできるのがいいですね。また、検索をかければすぐに該当の書類を取り出せるので、国税の監査が入った時なども対応がスムーズです」と語ってくれました。

電子帳簿保存法対応として、請求書の保管からDigitalWork Accelerator電子取引管理サービスでの運用をスタートした同社。
最後に、今後の展望について伺いました。