書類の自動アップロードツールで業務負荷を増やすことなく電子帳簿保存法への対応を実現株式会社キシヤ

業種：医療機器総合商社／従業員数：665名（2025年5月現在）／成果：業務効率の向上、コスト削減、電子帳簿保存法対応

地域医療に貢献し、社会から必要とされ続ける「本物の企業」となるべく挑戦する株式会社キシヤ
福岡市東区に本社を置く、創業115年の歴史を誇る総合医療商社。創業者・山本平助氏が1910年に福岡市中洲で開業した「きしや製作所」が起源で、1968年に法人化し、1985年に現在の社名となりました。1993年より医療材料等の一元管理によって病院経営と医療現場の業務効率の向上を実現するSPD（Supply Processing Distribution）事業を開始し、2000年代には九州各地に営業所を展開するなど着実な成長を続けています。
同社では電子帳簿保存法に対応するべく、注文書や発注書などを保管する方法とその業務体制づくりを模索していました。そこでキヤノンマーケティングジャパン（以下、キヤノンMJ）の「DigitalWork Accelerator 電子取引管理サービス」を活用し、確かな成果を挙げています。システム管理課のO氏、総務課のY氏に導入における背景やシステムの選定理由、運用の効果などについて詳しく伺いました。

電子帳簿保存法の改正によって電子取引のデータ保存が義務化され、紙の書類のデジタル化が加速する現在、目まぐるしく変わる時代の流れの中で、同社の業務においては具体的にどういった課題があったのでしょうか。

電子帳簿保存法の対象となる各種書類を保管する新しい方法として、キヤノンMJのDigitalWork Accelerator 電子取引管理サービスを選択した理由はどこにあったのでしょう。提案内容や導入の決め手となったポイントなどを伺いました。

電子帳簿保存法への対応にあたり、複数のメーカーやITベンダーに相談し、開発中の電帳法対応システムや既存サービスを応用した対応方法など、計5種類のサービスを比較検討しました。それぞれ独自の特長を持つサービスでしたが、最終的にDigitalWork Accelerator 電子取引管理サービスを選定した最大の理由は、自動アップロードツール機能をはじめとした運用負荷の低さと、費用対効果の高さでした。事前の社内調査では、電子帳簿保存法の対象書類を最も多く取り扱うのが営業担当者であることが分かっていました。そのため、営業担当者の業務負担を極力増やさず、特定のフォルダーに書類を格納するだけで自動的に保管・登録できる仕組みを求めていました。この要件に唯一合致していたのが、夜間に自動でファイルをアップロード・登録できるDigitalWork Accelerator 電子取引管理サービスの自動アップロードツールでした。
​また、同様のサービスを比較する中で、多くのサービスがユーザーライセンス方式を採用しており、全社展開を前提とすると毎月の利用料が高額になり、利用部署やユーザーを限定せざるを得ない点に課題を感じていました。今回の導入目的は電子帳簿保存法への対応であり、全社員が常時サービスを利用する必要はありません。その点、同時ログインユーザー数に応じた料金体系であるDigitalWork Accelerator 電子取引管理サービスは、必要最小限のライセンス数で運用でき、費用対効果に優れている点も大きな決め手となりました。
​さらに、自動でアップロードされた書類へのインデックス登録画面の操作がシンプルで、ユーザーが直感的にストレスなく作業できるUIである点も高く評価しています。これらの点を総合的に判断し、運用負荷・コスト・使いやすさのバランスに優れたDigitalWork Acceleratorの導入を決定しました。

事前に実施したトライアルでは、DigitalWork Accelerator 電子取引管理サービスのメインユーザーとなる営業担当者が複数名参加し、「運用後の業務フローを明確にイメージできた」「これなら安心」といった声が多く聞かれました。書類の保管データを管理する際の手順や設定に関する質問にも丁寧に答えてくださり、専門性を活かしたキヤノンMJの親身な対応や信頼できるパートナーシップも導入の決め手です。

DigitalWork Accelerator 電子取引管理サービスの導入によって、電子帳簿保存法への対応と新たな書類管理体制の構築を実現した同社。
最後に、これからの時代を見据えた取り組みや展望についてお聞きしました。

今後は引き続き、ファイル名の付け方など、社内ルールの順守・徹底と周知の強化を図り、DigitalWork Accelerator 電子取引管理サービスの価値を最大化できるよう取り組んでいきたいと考えています。さらに、現状は電子帳簿保存法の対象書類を中心に保管・運用していますが、他のシステムで管理している文書についても活用が可能なサービスであることから、今後の運用拡張に向けた選択肢の一つとして認識しています。
​医療DXが加速する昨今、医療機器を提供する私たちにもより良い進化が求められていると捉えているので、キヤノンMJとの信頼関係を深めながら次の時代を見据えた体制づくりや業務効率化の実現に向けて挑戦していければと考えています。