紙文化が根強い物流業界で、業務標準化とDX推進により年間約5,000時間の業務削減を実現Ｆ－ＬＩＮＥ株式会社

業種：貨物自動車運送事業・倉庫業等｜従業員数：1,807名｜成果：顧客／従業員満足度向上、業務効率の向上、電子帳簿保存法対応

今なお、紙の伝票を使って取引する商習慣が色濃く残る物流業界、時代の流れとともに業界全体で物流DXの必要性が叫ばれるなか、同社においては具体的にどういった課題があったのでしょうか。

膨大な数の受領書を管理する新しい方法として、キヤノンMJのドキュメントスキャナーとDigitalWork Accelerator 電子取引管理サービスを選択した理由はどこにあったのでしょう。提案内容や導入の決め手となったポイントなどを伺いました。

受領書をスキャンするハードウエアとスキャンした受領書データを管理するクラウドサービス、そして、その間で動作するいくつかの作業時間削減を実現する仕掛けのすべてを一気通貫でキヤノンMJ社から提供していただける点です。また、万が一システム障害やスキャナーの不具合が生じた場合、受付窓口が分かれているとそれぞれとの調整や復旧作業の立ち合いに余計な手間が発生してしまいます。その点、キヤノンMJ一社による一貫したサポート体制はとても心強く、安定した運用をイメージできました。

全国拠点のなかには、1日に1,000枚近くの受領書を処理する物流センターもあるため、「スキャニング速度」と「給紙トレイの最大積載量」を重視しました。導入前にデモ機を実際に確認したところ、想定していたよりもスキャニング速度が速く、現場での使用イメージを具体的に持つことができました。大量の紙を処理する場合、受領書同士が重なってしまう「重送」のリスクがありますが、これを検知・防止する機能が備わっていることも選定における安心材料となりました。

さらに、スキャンした受領書の保管先がクラウド型のサービスであるため、イニシャルコスト・ランニングコストの両方を当初の想定よりも低く抑えられ、高い費用対効果が見込める点も魅力でした。それに加えて、当社の基幹システムとDigitalWork Accelerator電子取引管理サービスとの連携に大規模な改修が不要で、短期間でスピーディに導入が可能である点も高評価でした。

何よりキヤノンMJとは長年にわたる信頼関係があり、当社のシステム要件や物流現場の実務フローを深く理解していただいています。私たちの要望に丁寧に寄り添いながら一緒になって運用設計を構築してくださり、営業チームの皆様の知見と提案力は、導入の大きな決め手となりました。また、実運用に向けてのマニュアル作成や社員への説明会の立ち会いのほか、日々の電話での問い合わせにも迅速に対応していただくなど、キヤノンMJの親身なパートナーシップにも大変感謝しています。

実際の運用では、ドライバーが納品書と受領書が一体となった伝票を携行して配送業務を行っています。各ドライバーが拠点に持ち帰った受領書は、事務担当が取りまとめてスキャニングします。導入したドキュメントスキャナーは、100枚以上の書類束を1分間で高速処理でき、性能の高さを実感しています^※。読み取り後は「CaptureOnTouch」機能で瞬時にスキャンデータが生成され、受領印の有無はPCモニター上で確認可能です。以前は紙の書類を1枚1枚手でめくっていましたが、現在は1画面に12枚分が同時に映し出されるので作業スピードが向上しました。

DigitalWork Accelerator 電子取引管理サービスの導入によって、膨大な数の受領書を効率的に管理する新しい体制を構築した同社、最後に、これからの時代を見据えた取り組みや展望についてお聞きしました。