スキャンだけで製造関連書類のクラウド保管が完結、年間約960時間の業務削減を実現大日本塗料株式会社

業種：塗料・ジェットインクの製造・販売／従業員数：710名（連結：2,522名）／成果：業務効率の向上、セキュリティの向上、事業継続

自然に、人に、よりやさしい塗料を追求。次代を拓く、新しい技術に挑戦し続ける大日本塗料株式会社
創業97年の歴史を重ね、防食塗料や独創的な塗料技術で確かな信頼と実績を築く総合塗料メーカー。保護や美観だけではなく、耐熱や断熱、金属調、抗菌、超低臭などを目的とした機能性の高い塗料づくりを強みとし、橋梁や鉄塔、産業プラントをはじめ、社会のさまざま建造物に自社製造の塗料が活用されています。
同社では、生産管理に欠かせない製造指図書と品質検査指図書の保管業務における多大な手間と労力が長年の課題となっていました。
そこでキヤノンマーケティングジャパン（以下、キヤノンMJ）の「DigitalWork Accelerator 電子取引管理サービス」「MEAP クラウドスキャン for DigitalWork Accelerator」によって業務効率化を図り、着実な成果を挙げています。管理本部の佐々木氏、生産本部の安藤氏、麻生氏、今枝氏に導入の背景やシステムの選定理由、運用の効果などについて詳しく伺いました。

今なお多くの紙の書類を使った業務スタイルが色濃く残る製造現場、時代の流れとともにさまざまな業界で業務DXの必要性が叫ばれるなか、同社においては具体的にどういった課題があったのでしょうか。

当社では、お客さまの注文に応じて多種多様な塗料を製造しています。製造現場での塗料生産では、製造指図書と品質検査指図書の2種類の書類を用いています。案件ごとの細かな特記事項は作業担当者が現場で判断し、製造指図書に手書きで記入するのが従来の流れです。タブレット入力への切り替えも検討しましたが、手書きの方が正確かつ品質の高い製造を維持できることから、現在も紙の書類を使用しています。
製品完成後は、これら2種類の書類を電子化して保管することが一連の業務工程となっています。電子化して保管した書類は、類似した塗料を製造する際などに手書きされた特記事項を照らし合わせる目的でも活用されています。しかし、この保管業務には非常に多くの時間を要しており、長年の課題となっていました。

以前は、製造指図書と品質検査指図書をセットとして、事務担当者が手作業でロット順に並べ替え、複合機でPDF化していました。そのPDFデータを一件ずつパソコン上で開いて内容を確認しながら、ロット番号や商品名、文書名、日付などをファイル名として入力し、対応するロット番号のフォルダーへ保存していました。こうした作業には多くの手間と時間がかかっていたため、業務の効率化を目的に新しいシステムの導入を検討し始めました。当社の業務スタイルに適したシステムを慎重に検討するなかで、キヤノンMJにご提案いただいたのがDigitalWork Accelerator 電子取引管理サービスとMEAP クラウドスキャン for DigitalWork Acceleratorだったのです。

製造関連書類の電子保管における新しい業務体制の構築を模索するなかで、キヤノンMJのDigitalWork Accelerator 電子取引管理サービスおよびMEAP クラウドスキャン for DigitalWork Acceleratorを選択した理由はどこにあったのでしょう。提案内容や導入の決め手となったポイントなどを伺いました。

キヤノンMJにご提案いただいたのは、ロット番号や商品名などのインデックス情報を組み込んだQRコードをあらかじめ付与した指図書を製造現場で使用し、製品完成後に手書きで記入したその指図書を複合機でスキャンするだけで、自動的にクラウドに保管される仕組みです。まさに課題としていた人手に頼った業務の効率化と省人化を一気に実現する画期的なソリューションだと率直に感じました。
スキャンと同時にQRコードに含まれるインデックス情報をもとに、自動的にファイル名が付与され、書類データと検索用のインデックス情報が紐づけられます。また、パソコンを経由しないためデータが端末に残らず、セキュリティ面の強化にもつながります。さらに、既存のキヤノン製複合機をそのまま活用できることで、コストを抑えられる点も高く評価しました。

当社では、基幹システムを含め、全社でカンマ以外の区切り文字を使用する運用が定着していました。そのため、QRコードに組み込むインデックス情報の区切り文字がカンマである当初仕様のままでは、導入にあたってシステム改修の範囲やコストが大幅に増大してしまう状況でした。そこでキヤノンMJに相談したところ、快く検討を重ねてくださり、当社の要望に沿った仕様に改良いただけたことが導入の大きな後押しになりました。

導入前には、本番を想定した環境を構築し、トライアルを実施しました。当初は1拠点からのスタートでしたが、途中でトライアル対象拠点の拡大を依頼したところ柔軟に対応いただき、より広い範囲での検証を行うことができました。 トライアルを通じて現場メンバーが実際にシステムの機能性と使い勝手の良さを体験し、業務改善への期待と手応えを実感できました。また、トライアル中に出た要望についてもバージョンアップ計画に盛り込んで対応いただくなど、キヤノンMJの親身な対応が導入の決め手の一つとなりました。

現在、5つの工場で活用しており、1日に最大約600枚の製造指図書と品質検査指図書を保管しています。従来は人手で行っていた、紙書類のロット順への並べ替え、PDFファイル名の変更、対象フォルダーの検索とデータの格納、そして格納結果のダブルチェックといった一連の作業がすべて不要となり、全体で約4時間／日、年間にして約960時間の業務削減を実現しました。システム操作がシンプルで扱いやすいので事務担当者の混乱を招くことなく、スムーズに運用できています。
以前の人手に頼った業務体制ではファイル名の入力間違いや保存フォルダーの誤りといったミスが少なからず発生しており、ミス発覚時には紙の原本を手作業で探して再入力・再保存するなどの手間が生じ、きわめて非効率な状況でした。導入後は自動アップロードのため、こうしたヒューマンエラーを防止でき、業務の質が向上したのも大きなメリットです。

製品によって書類を3種類に分類しており、それぞれフォーマットが異なるためQRコードの印字位置にばらつきがあります。MEAP クラウドスキャン for DigitalWork Acceleratorは柔軟にQRコードを読み取ることができるため、異なるフォーマットの書類を一括でスキャンしても、QRコードごとに正確に振り分けて格納することができます。また、QRコードが付与されていない書類も、QRコード付きの書類と次のQRコード付き書類の間に挟み込んでおくだけで同一データとして保管される機能も非常に便利です。
さらに、指図書は重要機密情報であるためセキュリティ面も重要な課題でした。本サービスはPCを介さずにクラウドへ直接保管されるため、端末へのデータ残存による情報漏えいや削除漏れといったリスクを根本的に排除でき、セキュリティ面でも安心して運用できています。

検索機能は、同一製品の前回の製造内容を参照したい場合や、品質不具合が発生した際に製造工程の確認や他のロットとの比較を行う場合、また工場間で生産を移管する際に製造情報を提供する場合など、ほぼ毎日活用しています。製造に関する基本的な情報は基幹システムにも登録していますが、製造現場で手書きされた特記事項は本サービス上にしかありません。この手書き情報は製造品質を左右する非常に重要な情報であるため、PDFデータを直接確認する必要があり、それが毎日活用される理由の一つです。
QRコードに組み込まれたインデックス情報がそのまま検索キーワードとなるため、目的のデータに素早くアクセスでき、円滑な業務遂行に大きく貢献する成果となっています。

DigitalWork Accelerator 電子取引管理サービスおよびMEAP クラウドスキャン for DigitalWork Acceleratorの導入によって、製造関連書類を効率的に管理する新しい業務体制を構築した同社へ、 最後にこれからの時代を見据えた取り組みや展望についてお聞きしました。