FAX受注における注文書データの自動保存システムを構築し、電帳法対応と省力化を実現 株式会社文明堂東京

業種：和洋菓子の製造・販売事業｜従業員数：約900名｜成果：顧客／従業員満足度向上、業務効率の向上・安定稼働、電子帳簿保存法対応

「カステラ一番、電話は二番」のTVCMでお馴染み。心のこもったお菓子で人々を幸せにする株式会社文明堂東京
長崎で創業した文明堂の流れを汲み、1922年より東京にて事業を開始。老舗としての信頼に加え、時代に合わせた商品展開やサービスの柔軟性を強みに成長を続け、2022年には東京進出から100年の節目を迎えました。現在はカステラやどら焼きをはじめとする幅広い和洋菓子の製造・販売を行い、百貨店や直営店、オンラインショップなど多様なチャネルを通じて全国のファンにこだわりの美味しさを届けています。 同社では改正された電子帳簿保存法に対応するため、業務体制の見直しを検討。特に枚数が多いFAXシステムで受ける注文書の電子データ保存を最優先事項とし、その仕組みづくりを模索していました。そこでキヤノンマーケティングジャパン（以下、キヤノンMJ）の「DigitalWork Accelerator 電子取引管理サービス」を活用し、確かな成果を挙げています。情報システム部の井草氏に導入前の課題や背景、選定理由、運用の効果などについて詳しく伺いました。​

電子帳簿保存法の改正によって取引書類の電子データ保存が義務化され、多くの企業がその対応に追われている昨今、目まぐるしく変わる時代の流れの中で、同社の業務においては具体的にどういった課題があったのでしょうか。

キヤノンMJのDigitalWork Accelerator 電子取引管理サービスを選択した理由はどこにあったのでしょう。提案内容や導入の決め手となったポイントなどを伺いました。

キヤノンMJとは、これまでにもパソコンの購入やサーバーの手配、クラウドシステム導入などで継続的な取引があり、当社の業務への深い理解と親身なサポート体制に、日頃から厚い信頼を寄せていました。
電子帳簿保存法への対応が急務となるなか、現行の業務体制における課題を相談したところ、DigitalWork Accelerator 電子取引管理サービスをご提案いただきました。既存のFAXシステムとの連携についても、具体的な事例を交えてご説明いただき、当社の業務に適した運用がイメージできたことが一番のポイントです。特にバッチ機能によって人手を介さず、かつ、大きなシステム改修も必要なく、FAX注文書の取り込みからクラウドへのアップロードまでを完全自動化できる点に強く惹かれました。

DigitalWork Accelerator 電子取引管理サービスの導入によって、FAX注文書の電子データ保存における全自動化を実現した同社。最後に、これからの時代を見据えた取り組みや展望について伺いました。