マイナンバー関連の追記業務をカード追記プリンターで自動化。煩雑な手書き業務を改善世田谷区役所

マイナンバー制度の本格運用により、自治体の住民記録窓口ではカード追記業務が急増している。東京都世田谷区では、手書きでは時間がかかるし、記入ミスが起きるおそれもあると考え、個人番号カード（プラスチック）にも通知カード（紙）にも、1台で簡単に印字できる追記専用プリンターCanon CX-M1700を導入。業務の効率化を求める職員の声に応えた。

キヤノンのカードプリンターはカード追記プリンターの多くで採用されている熱転写方式と異なり転写後の個人情報が漏洩する懸念やリボン廃棄のコストがかから ないインクジェット方式であること、真贋判定機能など追記する以外の機能がなく印字に特化していることなどが導入の決め手になりました」。

ただ、プリンターを設置する窓口は、事務スペースがとても狭く、キヤノンから提案を受けたコンパクトなカードプリンターでさえ、設置場所をつくるのは容易ではありませんでした。そこで、窓口の職員たちがプリンターの改良点をキヤノンに提案。そ れに応えて、A4用紙よりも小さなスペースに置ける 省スペース設計に改善されました。

「操作ボタンもできるだけ少なくしていただきました。窓口ではさまざまな職員が交代で業務を行うので、『教えなくても使える』ことが大切なのです」と、清水さんは言います。こうして平成27年9月、現場の声を反映して開発された「Canon CX-M1700」を本庁と出張所の住民記録窓口すべてに1台ずつ導入する ことにしました。

住民記録窓口の職員たちが、キヤノンに改良点を提案することで、A4サイズよりも小さいコンパクトで使いやすいカード追記専用プリンターができ上がった。操作ボタンも極力少なく、また、住民記録システムとつながることで、プリンター側での外字登録や面倒なバージョンアップ作業などは必要ない。さらに、黒色インクだけで使えるブラック専用モードもあるので、公印を黒で印字する運用を決めている世田谷区では、ランニングコストのいっそうの削減も可能。

「このプリンターには、私たち自治体窓口職員の提案がたくさん盛り込まれていますから、同じ業務を行う他の自治体でもぜひ使っていただきたいですね」と、住民記録の担当者も自信をもって薦めてくれた。