BPO導入により年末調整業務の大幅な負担軽減と時間外労働削減に成功株式会社ニッスイ

年末調整は、10月の準備段階から11月の申告書チェック、12月の本調整、1月の再調整まで、長い期間を使って対応しなければならない人事部にとっての一大業務です。例年、11名程の人事部メンバーが、生産工場で働く約800名分を担当する紙申請チームと、約1,800名分を担当するWEB申請チームに分かれて対応しています。
書類の印刷、配布、回収、開封をはじめ、やるべき作業が山積みになるため、時間外労働が月40時間を超える者が半数を超えるなど、メンバーの疲労感が顕著な状況に。さらに、来期に向けて人事給与システムの刷新を予定しており、その準備と併せて年末調整業務を兼務しなければいけなかったため、効率化を図りながら時間を捻出していく必要がありました。（山本氏）

年末調整は、決められた納期までに正確に手続きを完了しなければなりません。しかも、個人情報を取り扱うため、外部に業務を委託するとなると信頼度の高い企業であることが大前提だと考えていました。実際に複数社から話を聞いて情報収集する中でキヤノンMJさんを選ぶ決め手となったのが、情報セキュリティ対策と各業務プロセスにおけるチェック体制の充実度です。年末調整を担う専門スタッフの育成プログラムや実務の過去事例についてなど詳しく説明していただけたほか、提案内容が具体的だったので優れた業務品質が期待できると実感できました。（中林氏）

委託内容の打ち合わせを9月より開始し、年末調整が本格的に始まる11月までに計5回実施していただきました。こうしたアウトソーシングサービスの導入・運用に向けたキヤノンMJさんの丁寧な説明や親身な対応は大変有難かったです。打ち合わせの中でお互いに不明な点をクリアにしていきながら随時相談に乗っていただき、新たな依頼事項が発生した場合も対応できる領域を明確に示していただけたので、両社の役割分担や導入後の運用体制についてもスムーズに整理できました。（田中氏）

2023年度の年末調整では、WEB申請が約1,800名分、紙申請が約800名分という申請数となりました。アウトソーシングサービス導入の初年度ということもあり、WEB申請分のみをアウトソーシングした結果、2022年度と比較するとWEB申請チームは6名から3名への人員削減に成功。その分を紙申請チームに割り当てることが可能となり、こちらは4名から9名に増員できました。
年末調整業務の7割近く占めていたWEB申請分を外部に委託したことで、大幅な負担軽減を実現できたのは間違いありません。
社内調べでは、年末調整における人事部社員支援課全体の作業時間が35%減少し、1人当たりの時間外労働時間はピーク期で47％減少したという成果が得られました。人事部メンバーの疲労や重圧も解消され、心身の健康面でも絶大な効果があったと評価しています。（田中氏）

2023年度はWEB申請分のみを委託させていただきましたが、今後は紙申請分のアウトソーシングも検討しています。当社は事業所が全国にあるため、遠隔での業務となるほか、契約職員や外国籍の従業員が多い上に職種によって勤務時間がまちまちで、さらに多様なシステムを使っている点など、その実現に向けての課題は山積みです。
しかし、年に1回の年末調整業務は全社員が億劫に感じているので、マイナスのイメージを払拭するためにも人事担当者として社内環境の改善にしっかり取り組んでいきたいと考えています。（田中氏）