年末調整BPOの導入で時間外労働の大幅削減と人事業務の最適化を実現キヤノンシステムアンドサポート株式会社

業種：卸売・小売  ｜  従業員数：4,555名 ｜ 成果：業務効率の向上、コスト削減、その他

約4,500名分の書類確認業務をすべてアウトソーシング
キヤノン製品の販売や先進のIT技術を駆使したソリューションを提供するキヤノンシステムアンドサポート株式会社（以下、キヤノンS＆S）。ビジネスに最適なITの計画から選定、導入、運用・保守までの一貫したサービスで顧客の経営課題解決をサポートしています。同社では、約4,500名の社員の年末調整における人事部の時間外労働が長年の問題となっていました。
そこで導入したのが、2022年8月よりキヤノンマーケティングジャパン（以下、キヤノンMJ）グループの一員となった株式会社キュービーファイブ（以下、QB5）の年末調整BPOサービス。QB5は、人事・総務分野のアウトソーシングをメインとした事業を展開し、例年約120社70万人分の年末調整業務を一手に引き受けるプロ集団です。
キヤノンS＆S・人事部の今井氏、林氏、QB5の佐藤氏に、その詳しい背景や導入の経緯、導入後の効果などについて伺いました。

どの企業でも年1回、行わなければならない社員の年末調整。キヤノンS＆Sでは、具体的にどういった課題があったのでしょうか。

毎年11月～12月に業務がひっぱくする人事部の課題解決の方法として、QB5の年末調整BPOサービスを選択した理由はどこにあったのでしょう。QB5の提案内容と選択した決め手をお伺いしました。

2021年の夏ごろからデータの提供方法や個人情報の取り扱いについてなど、何度もすり合わせしていただきました。一番有難かったのが、BPOサービスにおける年末調整業務全体の見える化。工程表を作成いただき、人事部側の作業内容や社員の書類提出期限といった業務フローを提供していただけたので、とても分かりやすくイメージできました。さらに、打ち合わせを重ねる中で書類の提出期限などの社内通達方法についての細やかなアドバイスも。QB5さんの高度な専門性はもちろん、こうした親身な対応が導入の決め手となりました。（今井氏（キヤノンS＆S））

以前は通常業務を終えた17時半くらいから、人事部内で普段は別の仕事をしてる社員にも手伝ってもらい、申請書類のチェックを「よし、今日は200件がんばろうか！」といった感じで行っていました。今では、その作業が一切ありません。2021年の導入から年々、業務効率が向上していて、クラウドで必要なデータの共有も簡単にできるようになりました。現在、人事部で年末調整業務に携わっているのは主担当の2名のみ。手伝ってもらっていた14名は、全員が年末調整業務から離れ、本来の業務に集中することができるようになりました。在宅勤務で行えるデータ処理などの業務に集中することができ、週１回の出社を推奨している在宅勤務も何の支障もなくできるようになりました。（林氏（キヤノンS＆S））

今回の導入による最大の成果は、何といっても多忙な年末調整時期においても通常業務に注力できるようになったこと。
毎年11月～12月は賞与計算や定期異動における通勤費の変更や転勤の住宅援助金対応、各種手続きや届出といった業務が山積みになります。そうした通常業務に人事部として集中でき、部内で連携を図りながら会社の運営を適切に支えられるのは、本来のあるべき姿です。時間外労働が続き、疲れて帰る。そんな労働環境が改善し、一人ひとりが健やかにいきいきと仕事に打ち込めるようになったのは何よりの喜びです。（今井氏（キヤノンS＆S））

これは他社の事例を含めた導入の成果になりますが、当社の大手企業のお客様は、大抵、数年ごとに人事異動やジョブローテーションを行います。官公庁なら3年ほどで変わっていくのが一般的。つまり、継続的に年に1回の年末調整業務に携わる人材は少ないということです。
通常業務であれば、新人に対して先輩がOJTで指導できますが、年末調整業務はそうはいきません。担当できる人材の確保は難しいですし、そもそもあらゆる業界で人手不足が深刻化している昨今です。そんな現状において、業務の平準化や効率化にダイレクトに貢献できるBPOサービスの活用は、時代の流れと言えるのではないでしょうか。（佐藤氏（QB5））

年末調整BPOサービスにより、業務の効率化を実現したキヤノンS＆S。
アウトソーシングの可能性を追求するQB5。その両社に、今後の取り組みや展望について伺いました。