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郵便法改正が請求書発送業務に与える影響とは?

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日本郵便株式会社は、今年の4月に郵便法改正に伴うサービスの見直しを発表しました。そのサービス内容変更の適用時期は2021年10月からとしています。
当記事では、今回の改正のポイントと、想定される請求書発送業務への影響、その改善策として期待される「WEB配信」について、ご説明いたします。



郵便法改正のポイント

今回の改正で見直されるサービス内容は下記の4つです。
特に1と2については、到着が今までよりも遅く届く事になる可能性が高くなるため、企業が発行する郵送物の中でも到着期限が厳しい“請求書”“の発行業務などに大きな影響を与える可能性があります。

  1. 土曜日の配達中止 ※1

    普通扱いとする郵便物・ゆうメール※2について、土曜日配達を休止されます。

  2. お届け日数の繰り下げ ※1

    普通扱いとする郵便物・ゆうメール ※2

  3. 特殊取扱料金の変更

    2021年10月1日(金)引受分から、速達郵便の料金を1割程度引き下げられます。

  4.  郵便区内特別郵便物の差し出し条件の変更

    2021年10月1日(金)引受分から、配達日指定郵便の料金区分が変更になります。

    • ※1.
      到着が今までよりも遅く届くことになる可能性が高くなります。  
    • ※2.
      普通扱いとする郵便物・ゆうメールとは、書留や速達などのオプションサービス(特殊取扱)を付加しないもののことをいいます。

対象となるサービスは?

内国郵便の中で、対象はとなるのは以下の通りです。利用率の高い通常郵便物とが対象となっています。
その他、電子郵便や国際郵便においても対象になるものがあります。詳細は日本郵政公社のWEBサイトをご確認ください。

対象となる郵便サービス(内国郵便)

種別 配達を休止する日 お届け日数
郵便物・ゆうメール
(オプションサービスを付加しないもの)
土曜日・日曜日・休日 現行+1日程度
 スマートレター
 特定記録  変更なし

どれくらい到着が遅くなるの?

以下は、改正前と改正後の配達日の比較表です。どの曜日でも1日~3日程度の遅延が発生します。

現在おおむね17時まで※1の差出しで翌日配達の地域宛

引渡日 配達日 適用時期
改正前 改正後 差異 2021/10~ 2022/01~
(段階的に適用)
+1日  
+1日  
+1日  
+3日  
+2日  
+1日  
+1日  

現在おおむね17時まで※1の差出しで翌々日配達の地域宛

引渡日 配達日 適用時期
改正前 改正後 差異 2021/10~ 2022/01~
(段階的に適用)
+1日  
+1日  
+3日  
+2日  
+2日  
+1日  
+1日  
  • ※1.
    土曜、日曜および休日では、差し出し締切時刻が異なる場合があります。 

郵政法改正が与える影響と求められる対策

請求書発行業務にどのような影響があるの?

請求書は、請求や支払に締め日があるので「到着日」は非常に重要なポイントとなります。
到着が遅くなることで、以下のような事が発生するかもしれません。

【到着遅延による影響】

  • 請求書の発送作業をより早く完了しなければならない
  • 請求書の到着確認の問い合わせが増える
  • PDFやFAXでの送付依頼などの至急対応が増加する
  • 取引先の決裁処理に間に合わない

なにか、いい対策方法はないの?

紙で届けるには、どうしても物理的な時間の制約が発生してしまうので、大幅な時間短縮は難しい面があります。
それでは、どうすれば良いか?電子で請求書を送れる仕組み作りをする事です。

また、電子で送る方法を検討するにあたっては、手間なく、ミスなく送れる方法である事が大切です。
以下の条件を満たしていることが重要です。

  • 一括でまとめて配信できる
  • 人為的なミスなく配信できる
  • 出社しなくても配信できる

電子で送る方法としては、メール、FAX、WEB配信という方法があります。
その中でも、おすすめなのは「WEB配信」です。

メールとFAXは送付先、本文、添付ファイルがを1件づつ設定する必要があり、チェックの手間やミスによる誤送信リスクが生じてしまいます。
WEB配信であれば、上流の基幹システムと連携する事で、まとめて一括でミスなく送れる環境を構築する事が可能です。クラウドのサービスを選択すれば、社外からリモートでの対応も可能になります。

キヤノンマーケティングジャパンでは、WEB配信システムを開発・導入しており、基幹システムと連携する事で、まとめて一括配信&即日配信を実現しています。

キヤノンマーケティングジャパンでも利用しているこのWEB配信サービスは、「bizform online」というサービス名でお客様の請求書発行にもご利用いただけるサービスとして展開しております。
郵送期間の短縮のみでなく、印刷や郵送に係るコスト削減や作成に係る工数削減も期待できます。

詳細は、以下のサイトでも記載しております。動画によるサービス紹介や、導入時のお役立ち資料もダウンロード可能となっておりますので、ご興味ございましたら是非ご活用ください。



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