ウィズコロナ・アフターコロナ・法改正の中、企業は色々な課題に直面しています。このセミナーは、これから紙文書のデジタル化に取り組む企業さま向けに、デジタル化する方法、検索性を上げる方法、PDFの活用についてご説明します。DXを行いたいけど、何から着手していいのか悩んでいるご担当者さま、電子帳簿保存法の対応の情報を集めているご担当者さまにお勧めです。

ペーパーレス化が加速する社会的背景として、2023年の10月にインボイス制度の開始、2024年の1月に電子帳簿保存法の完全義務化と対応があります。

＜電子帳簿保存法への効果的な対応＞
企業として法改正に対応した電子化を行いつつ、業務効率化、リスク管理、コスト削減などを考慮し進めることにより多くのメリットを得ることができます。
1.業務効率化では迅速な情報伝達意思決定ができますので生産性が向上します。
2.コスト削減では書類の発生から排気にわたる経費を削減できます。
3.紙がなくなりますので紛失や破損といったリスクが軽減します。

＜ペーパーレスファクスの手法と効果＞
1.ペーパーレス化に伴い、用紙やトナーのコスト削減が可能です。また、紙の保管作業がなくなることにより削減できた時間をより本業に充てることができます。
2.キャビネットや倉庫などの保管場所が不要になります。保管場所が不要になることで、ミーティングスペースやリフレッシュルームなどに場所を有効活用することができます。
3.すべて自席で処理ができますので、移動がなくなり、業務効率化につながります。問い合わせが来た際にもデータになっているため、対象書類を素早く検索することができます。

＜ワークフローを電子化することによる効果＞
1.稟議書のステータスが可視化されるため、パソコンやスマートフォンから申請状況がいつでも確認いただけます。
2.場所の制約がなくなり、パソコンやスマートフォンがあればいつでもどこからでも申請承認ができるようになります。
3.印刷回覧の手間がなくなりますので、承認までの時間も短縮されます。申請書を作成するための出社や承認者が不在のため、申請が止まってしまうこともなくなります。

＜請求書・経費精算電子化の手法と効果＞
1.システムを導入し、業務の標準化を図ることで、内部統制にもつながります。また、小口現金管理の必要もなくなりますので、盗難や紛失などのリスクを回避することができます。
2.経費精算と支払い管理の履歴を残すことができます。承認日時が記録されるため、証ひょうの保管作業が容易になります。また、証ひょう原本を残す必要もありません。
3.ネットバンキングと会計ソフトとを連携することで、銀行振込用への転記、会計、仕分け用への転記、作業負荷が軽減します。