進んでいますか？ 働き方改革。時間や場所にとらわれず柔軟に働ける「テレワーク」
テレワークとは、ICT（情報通信技術）を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方。主に在宅勤務、サテライトオフィス勤務、モバイルワークを3つの柱として捉えています。政府主導の働き方改革はもとより、東京オリンピック・パラリンピックに向けての混雑緩和の解決策としても、その導入が急務となっています。昨年（2019年）の「テレワーク・デイズ」にも参加し、テレワークを積極的に推進。今号では、当社の具体的な取り組みを紹介しつつ、テレワークを利用する上での課題についても考えます。
テレワークの状況
内勤者を中心に、主に自宅で勤務を行う「在宅勤務」と、外勤者を中心に事業場外での働き方を効率化した「モバイルワーク」です。当社では、在宅勤務はBCPを目的にスタートし、現在はその対象を拡張。約780人がトライアルを実施しています。
在宅勤務の新運用トライアル
2017年第4四半期からトライアルを開始し、徐々に対象部門を広げ、現在第6フェーズの位置づけで実行中です。在宅勤務の回数は制限があり、週2回、月6回を限度としています。社内使用のPCを持ち帰り利用し、接続は通信用カードで行います。また内線通話にも使えるiPhoneを貸与しています。
具体的な活動内容
モバイルPCのセキュリティ対策
ESETでウイルスチェックを行う他、プリントアウトの原則禁止、社外秘文書は会社で破棄するなど対策を徹底しています。
Web会議システムの活用
Web会議システムを導入し、離れた場所にいても円滑なコミュニケーションを実現。業務効率化や生産性向上につながっています。
Skypeの活用
Skype for Businessを活用することで、自宅や出先からも社内の会議、朝礼に参加することが可能になっています。
サテライトオフィスの利用
会社に戻らなくてもセキュアな環境で仕事ができる外部のサテライトオフィスと契約し、外勤の営業職が中心に利用しています。
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ザイマックス モバイルワークオフィスちょくちょくを利用しています。
Office365の活用
場所を問わずに仕事のデータにアクセスできるクラウドサービスOffice365を利用し、テレワークを推進しています。
アンケート結果と課題（在宅勤務）
捺印業務の電子化・ペーパーレス会議の推進
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Q実際に在宅勤務をしてみて仕事に支障があったか？周りの方が在宅動務をしてみて、自身の仕事にどのような影響があったか？
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A
支障はないわけではないが、概ね問題なく業務できているがほぼ100％。
生産性・仕事の進め方
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Q在宅勤務をした日の業務の生産性変化はあったか？
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A
向上・変わらないが90％！
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Q在宅勤務の実施によって、オフィス勤務時の業務の進め方にも効果があったか？
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A
半数で変化あり
メリット・デメリット
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Q在宅動務をしてのメリットは何か？
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A
通勤時間の有効活用がTOP（平均127分を有効活用）
集中でき効率UPとの意見多数 -
Q在宅勤務をしてのデメリットは何か？
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A
コミューケーション、出動している社員への負荷を心配する声が多いペーバーレスヘの対応が課題
課題
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Q在宅勤務を進めるにあたっての課題は？
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A
- 社外から使用できないシステムは業務が滞る要因であり、改善すべきと感じた。
- 紙を介しての決裁承認（要押印）を減らすことが必要である。
- 会議が多すぎるという根本的な問題があるが、WEB会議が誰もが実施できるようになれば、会議室が少ないという問題も解決するし、塀所を選ばない働き方が実現できると思う。
今後の取り組み
上記のアンケート結果にも表れていますが、テレワークにおいては紙を使用した決裁承認を減らす、対面の会議での配布資料などペーパーレス化が急務となっており、当社でも対応していくことにしています。
「就業時間内に仕事を仕上げる」働き方の定着
2019年の取り組み
- 申請書のワークフロー化
- 総務・人事本部の申請書をワークフロー化することで、ペーパーレス化に取り組んでいます。
- 会議室予約上限設定
- 長時間予約防止・会議室の有効利用を目的とし、予約時間の上限（2時間）を設定しました。
- 食堂の開放
- 時間、エリアを限定して、社員食堂を打ち合わせスペースとして開放しました。
- 応接室へのモニタ常設
- 予約・準備や後片付け時間の削減のためモニタを常設しました。
- 管理職研修・課MTG（タイムマネジメント／会議）
- 映像を用いてタイムマネジメントについてレクチャーし、全社員が視聴しました。
テレワーク利用の課題とは
総務省の平成29年通信利用動向調査によれば、日本の企業におけるテレワークの導入率は13.9％。ゆるやかな増加傾向にはあるものの、まだ思うように普及が進んでいるとはいえない状況で、その傾向は従業員300人以下の中小企業で特に顕著です。では、中小企業を中心に、今ひとつテレワークの利用が進んでいない要因はどこにあるのでしょう。以下のグラフは、テレワークを利用したいという希望を持つ雇用者たちを対象に、利用する上での課題について尋ねたものです。
ご覧のとおり、サテライトオフィスのような環境の整備が遅れていたり、実施ルールが利用者のニーズに合わず使いにくくなっていることなどがテレワーク利用の障壁になっていると考えられます。テレワークは、企業側にとっては競争力向上や優秀な人材の離職抑制、経費削減、BCP対策などのメリットがあり、また従業員側にとってもワーク・ライフ・バランス向上をはじめとするさまざまな効果が期待できます。今一度その重要性やメリットについて社内で見直し、しかるべき環境やルールを整備することがテレワーク推進の鍵となるでしょう。
テレワークの課題を解決するキヤノンのソリューション
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