今こそ始めるDX FAXの電子化で業務効率化！
～キヤノンのFAX業務の仕組みを教えます！～

テレワークが広まる中、「会社にファクスが届くからテレワークが出来ない」「とりあえずファクス文書をPDFにしたけれど、使い勝手が悪い」など、ファクス業務に不便を感じていませんか？当社では受信ファクスの電子化に15年以上取り組み、さまざまな課題を乗り越えて効果的に活用してきました。DXの最初の一歩となるファクス電子化について事例を踏まえてご紹介します。

よくあるファクス業務の流れとして、まず誰かが確認し、担当に配布または自分で処理します。その過程で手間や紛失リスクが発生します。また紙では進捗状況が把握しづらいこともあります。ファクスで来た注文書にコメント手書きで記入することもありますが、毎回同じような文言を書いていては効率よいとは言えません。
直行直帰や在宅勤務も増えてきる中で、ファクス対応のために会社に出社しているというケースも散見されます。
ペーパーレス化を実現することで、これらを改善し、より業務の効率化を図ることができます。

＜事例＞
ここからはキヤノンマーケティングジャパン受注業務センターの事例を見て行きます。
以前は全国の拠点で行っていた受注業務を、現在は東西二か所に集約しています。過去の業務では、ファクス注文は全体の1割強しかなかった一方で、作業は8割弱を占めていました。
ペーパーレス化による改善を図る際には、業務側から反発の声もありました。しかし現在ではすべての担当者がもう紙には戻れないとの声が大半です。

改革のポイントが人の移動です。ファクスを取りに行く、担当者へ渡す、保管をする、とすべての業務ににおいて移動が発生していました。電子化後は業務の流れは紙の場合と変わっていないものの、（物理的な）移動がなくなりました。
また以前は54台あったファクス専用機も複合機13台に集約することができました。

＜デモンストレーション＞
複合機にファクスが届くとデータで転送されます。ファイル名は送信元の情報を自動入力した上で、データはフォルダに格納されます。

＜在宅勤務への対応＞
ペーパーレスファクスにより在宅勤務への対応を迅速に行うことができました。勤時間が有効活用でき、業務に集中できるだけでなく、電子化によって出社した場合の効率化を図ることができています。

＜まとめ＞
効果の1つ目は、問い合わせ時間の短縮です。以前の問い合わせの対応時間は一件あたり平均20分でした。これは紙の検索時間が大半を占めていました。電子化により3分平均に短縮することができました。
2つ目は作業の見える化です。各フォルダに格納されているファイルを見える化しておりますので作業の進捗を一目で把握できるようになりました。さらに社内と在宅勤務とで仕事の進捗がシェアできますので、お互いに業務をフォローし合える環境になりました。