紙の請求書の電子データ化で業務の省力化とコスト削減を実現キヤノンメディカルシステムズ株式会社

栃木県の本社では、社内にある2台のプリンターを使って毎月約8,000通にも上る請求書を発行していました。それを封筒に入れて、郵送するという、まさにアナログなやり方です。プリンターをフル稼働するので、紙詰まりやシステムエラーなどが起きることもあり、想定以上に時間がかかる場合があります。追い討ちとなったのは、2021年の郵便法の改正。以前は2日ほどで届いていた郵便物が、5日くらいかかったり、土日をはさむともっと遅れたりするようになりました。どうしても早く請求書が欲しいというお客様に対しては、全国にある各支店からFAXやメールで個別に送付していたので、請求書関連の業務だけでも非常に人手や工数がかかっていたのです。

また、請求書業務を行うのは、私たち経理センターだけでなく、請求データ作成は情報システム部門、印刷・封入・発送はドキュメンテーション部門や全国にある各支店の管理部門が担当していました。複数の部門が関わるので、業務が非効率になったり、コストがかさんでしまったりする現状に加え、課題が深刻化する決定打となったのが、導入から10年以上経っていたプリンターの老朽化。それと2024年秋からの郵便料金の値上げです。業務改善とコスト削減が急務となり、DX化やペーパーレス化に向けて本格的に取り組み始めました。そんな中で提案を受けたのが、キヤノンMJの「請求書電子配信サービスbizform online 配信」だったのです。すぐさま社内検討に入り、導入することにしました。

請求書を電子化してWEB配信で届けるサービスは複数あります。実際に数社の資料を集めて、それぞれの機能や特徴を検討しました。すると、ほとんどの製品がメーカー側で決めた請求書フォーマットが使われていたのです。一方で、キヤノンMJさんのbizform online 配信は、当社がもともと使用している請求書フォーマットをそのまま電子化できるので、その機能性にとても惹かれました。というのも、私たちのお客様は医用関連企業や大規模な総合病院、個人で営まれている街のクリニックまでさまざまです。請求書を処理する経理や事務担当の方、医師の先生方は日々、多忙な業務に追われているので、書類の様式が変わるとなかには抵抗感を覚えてしまう方も。そうしたニーズを踏まえると、請求書のフォーマットを変更するという選択肢はあり得ませんでした。さらに、シンプルな操作性や使い勝手の良さも決め手となりました。

当社では個人情報を含む請求書の取り扱いについて、社内システムのセキュリティ対策を厳重に行っています。一般よりも水準が高いため、当初は導入において大きな課題を想定していました。しかし、キヤノンMJさんはすぐに当社のセキュリティレベルに応えるためのに、迅速丁寧に対応してくれました。何度も通って相談に乗っていただいた親身な対応と、課題を解決するプロフェッショナルな技術力。そうした信頼性も、パートナーとして末長くお付き合いできると確信できたポイントです。

これまでは本社で約8,000通の紙の請求書を毎月発行していました。さらに、請求書が早く欲しいというお客様には、各支店の担当者約140名が個別に印刷・封入して送付するという業務フローでした。今回、bizform online配信を導入し、約8,000通のうちの50％以上を電子化してWEB請求書として配信しています。
また、現実的にどうしても紙の請求書でないと処理できないというお客様に対しては、オプションの郵送代行サービスも併用しているので、請求書発行業務のほとんどの手間と労力がなくなりました。

経理部門に限らず、社内の各部署では業務のDX化を積極的に推進しています。そうした中で、今回の導入における請求書の電子化とWEB配信の実現は、上層部でも高く評価されているので、bizform online 配信を活用した業務のさらなる充実化を図りたいと考えています。当面の目標は、請求書が届く「速さ」以外のお客様にとってのメリットを付加させること。bizform online 配信にはファイル添付機能があるので、例えば作業の見積書や医療機器を修理した際の点検表などを請求書と一緒に配信するといったサービスです。実用化に至るには、いつかの課題があるので、キヤノンMJさんと連携しながら実現できればと思います。
また、現状は請求書発行業務のうちの50％以上がWEB配信ですが、この割合を上げて、さらなる業務効率化をめざします。もちろん、取引先の協力が欠かせないので、そのためにもお客様に満足いただける付加価値の追求に取り組む覚悟です。