とりあえずデスクトップでいいか…と思っているそこのあなた、ちょっと待った！きちんとファイル管理を行わないと、データを探すのに手間取ったり書類を紛失してしまうかもしれません。データや書類を適切に保管し、整理整頓することは仕事をする上で必要不可欠です。ファイル管理のコツをご説明します。

このコンテンツでは、入社して間もない新入社員の方を対象に、これから仕事をしていく上で重要なファイル管理の基本をお伝えします。
文書には発生、活用、保管、廃棄といったライフサイクルがあります。ナレムコの統計によると、一年以上前の文書は99%使わない、捨てて問題ないというデータがあります。重要なのは無駄なものは捨てる、分ける、保存する、これを運用することです。

＜ファイル管理のより良い方法＞
わかりやすくファイル管理をする方法をご紹介いたします。フォルダーの分け方はまず通し番号をつけることです。通し番号をつけることによって、使用頻度の高い順番でフォルダーを表示させることもできます。次に目的や種類といったカテゴリーごとにフォルダーを作成します。この時にご注意いただきたいのが、フォルダーの階層を深くしないということです。深くても3～4階層を目安に作成することをお勧めいたします。
一番重要なのは、不必要なファイルは定期的に削除することです。例えば、2022年など年月でくくるといつの文書かがわかりやすく、廃棄の判断もしやすくなります。こうすることで、必要なフォルダー・ファイルだけにすることができます。

＜ファイル名の開け方のルール＞
フォルダーやファイル名を工夫しておくと、すぐにファイルが探せるようになります。ファイル名の付け方ポイント2つご紹介いたします。
1つ目は、ファイル名は日付と種類で統一をするということです。日付は数字のみで統一をしていただきますと時系列順に並びます。2つ目はつなぎ記号を統一するということです。ハイフンかアンダーバー、どちらにするかあらかじめ決めておくと見やすくなります。

＜ウィンドウズでの検索方法＞
エクスプローラーでの検索で対象が多い場合は、検索対象にするフォルダーを選んで検索を行うとスピーディーに見つけることができます。また検索ツールのオプションを使って絞り込むことによって、更新日や分類ファイルのサイズなど、さらに絞り込んで検索することができます。
Windows Searchを使用するとタスクバーや検索テキストボックスから情報を検索できます。これを使えばExcelの中にある文字列を探したり、全文検索したりすることができます。Windows Searchを使用するためには設定が必要になります。

本日のまとめとなります。まず、目的別にフォルダーを構成しましょう。そして、フォルダー名の最初に数字をつけることで、使用頻度の高い順番に並べることができます。さらに、フォルダー名を短くすることで見やすくなります。重要なことはドキュメントライフサイクルに沿った運用を行うことです。