imageWARE Publishing Manager｜コスト削減と効率化ドキュメントマネジメントソフトウエア

社内用だからこそ、説明を何度もしなくてよい、伝わりやすい資料を作りたいものです。とはいえ、資料作りに膨大な時間と人手をかけるのはあまりにも無駄が多すぎます。
imageWARE Publishing Managerなら、製本やページ順の変更も簡単にできます。簡易作成ウィザードを使えば、複雑な操作をせずに、両面印刷やステイプル留めなどの豊富な印刷体裁も思いのまま。しかも、ページ順の変更、データの結合、ページ番号の付与なども簡単にできます。見やすい資料を短時間で作成できるので、社内コミュニケーションの向上につながります。

社内会議などで使う資料や、報告書などは可能な限りコストを削減したいもの。そんなときに役立つのが4in1印刷、2in1印刷です。1枚の紙に、4ページ、2ページを縮小して印刷するので、書類がコンパクトになる上、出力用紙の削減もできます。また、中とじ印刷と組み合せる事でさらなるコスト削減が可能です。さらに、4in1、2in1したものを直接FAXドライバで送信することで、送り手側はペーパレスでFAX送信を、受け手側も出力用紙を削減できます。

情報の漏えいで最も多いのは、実は社内からです。しかも、デジタルデータではなく、紙資料の持ち出しやコピーなどが原因の多くと言われています。そのため、社内で流通する紙文書のセキュリティを高める工夫が必要となります。その一つに重要書類に地紋印刷をかける方法があります。コピーすると文字が浮かび上がる地紋印刷は、心理的にコピーを抑制することができます。また、出力した重要書類に社員番号などをバリアブル印刷を使って追加することで、社員に対し、書類管理へ責任感を持たせることも可能です。

過去の商談で使用した資料を使うとき一番問題になるのが、情報を最新にアップデートしなければならないこと。しかし、さまざまなアプリケーションで作ったデータを組み合せて資料を作成している場合、元データを一つひとつ修正する必要があり大変な作業です。「原稿エディタ」ならば、いちいちオリジナルのアプリケーションを起動しなくても、文字直し、イメージの微修正などが簡単にできます。手間をかけずに最新の資料を素早くつくることができます

うまく行った商談時に使用した資料などは、保存して次の機会にも使いたいもの。しかし、複数の人間がそれぞれのアプリケーションで作ったような場合、その管理が大変です。そこで、それらをimageWARE Publishing Managerに取り込み、一括してPDFに変換して管理すると便利です。PDFは、そのままメールにも添付できるし、プロジェクタでのプレゼンも可能です。その上、低解像度でPDF化すればディスク容量削減にも効果を発揮します。また、よく出力する書類があるような場合は、imageRUNNERとの連携を利用すると便利です。imageRUNNERでBOX保存しておけば、印刷設定も同時に保存され、imageRUNNERの操作パネルから直接印刷ができるようになります。

文書管理ソフト、imageWARE Document Managerと連携させれば、作成したドキュメントを直接保存する事が可能です。また、PDFフォーマットに変換し、保存する事も可能なので、文書を分かりやすく管理し情報の共有を活性化することができます。必要なときに必要な書類を取り出し、再印刷、再加工が可能で、欲しい書類を探し出すことに時間を取られることがなくなり、作業効率が格段にアップします。

取り込みたいファイルが複数ある場合、それらをすべて一括してドラッグ&ドロップすれば、簡単に取り込めます。フォルダごとの一括取り込みも可能です。しかも、読み込んだ後、マウスを使ってページの順番を変えることができますので、PC操作に慣れていない人でも安心です。すべての人が直感的に操作できるので、資料作成をスピーディーに行う事ができます。

中とじなどは、面付けに慣れていないと、とても時間がかかる作業です。しかし、キヤノン製プリンタならば、自分の望んだ仕上がりをテンプレートから選べば、自動で面付けしてくれる上に、仕上がりそのままのプレビューまで見られるので、試し刷りもいりません。複雑なプリンタドライバ設定も不要で、テンプレート選び一つで印刷パターンが選べるので、思い通りの体裁の資料を簡単に作成する事ができます。

製本作業も印刷部数が多くなると、その手間は膨大なものです。しかし、キヤノン製プリンタなら、パンチ穴、ステイプル留めだけでなく、中とじなども製本された形で一気に出力できます。数百部単位となると、今まで外注に頼っていた製本が社内だけでできるようになるので、外注コストが削減できます。オフィス内の生産性を上げる事でビジネスを加速させます。