外為取引をはじめとする貿易書類の電子化で点検業務の効率化を実現株式会社みずほ銀行

業種：預金業務・有価証券投資業務・貸出業務・外国為替業務等｜従業員数：2万4,784人｜成果：生産性向上・従業員満足向上・働き方改革

日本を代表する金融機関として、高付加価値の総合金融サービスを提供するみずほ銀行
常に時代をリードし、変化する多様なニーズに応える金融商品やソリューションを手がける国内屈指のメガバンク。その中で外為事務第二部は、みずほ銀行における外為取引の貿易事務の中核を担っており、個人のお客様から中小企業、大企業までの多岐にわたる顧客に対し、専門的な外為サービスを提供しています。
同部では、紙の貿易書類による点検業務に掛かる過度な労力が大きな課題であったため、業務効率化に向けた書類の電子化をキヤノンマーケティングジャパン（以下、キヤノンMJ）の「ドキュメントスキャナー」を活用し、確かな成果を挙げています。外為事務第二部の福田氏、加藤氏、桑田氏、澤木氏に、導入の背景や選定理由、運用の効果などについて詳しく伺いました。

長年にわたる国際的な商習慣により、IT化が加速する現代においても紙の書類でのやり取りがスタンダードであるという貿易事務。日々の業務の中で、同行では具体的にどういった課題があったのでしょうか。

紙の貿易書類を電子化する方法として、キヤノンMJのドキュメントスキャナーを選択した理由はどこにあったのでしょうか。提案内容や導入の決め手となったポイントなどをお伺いしました。

貿易書類は1件の取引につき10枚から多い場合は1,000枚に及ぶことも。当部で取り扱う1日あたりの書類は数百件分となるので、日々、数万枚という膨大な数の紙をスキャンする計算となります。今回10台のドキュメントスキャナーを導入し、この作業は基本的に3名で行い、同時に採用した22台の電動ステイプルリムーバーのおかげでステイプルの針を外す手間もほぼありません。書類を非常に鮮明な画像にデータ化することで、AI-OCRの本格稼働への道筋が描けるとともに、紙の原本が手元になくても個人のPCから貿易書類や信用状の情報がいつでも簡単に閲覧できるようになって利便性が増したほか、紙の書類の取り扱いや保管にかかる負担も大幅に軽減されました。
点検業務においては工程別にチームを分けてドキュメントの全体チェックや固有名詞の入力といった作業をしています。以前のような原本書類を持ち回る方法では、前工程が終わらないと次工程に着手できずにタイムロスが生じていましたが、書類をデータ化することで複数の担当者が待ち時間なく同時並行で処理できるようなり、飛躍的な業務効率化が実現できました。さらに、業務のデジタル化によって教育面でも指導やスキルの共有がしやすくなり、体制強化が図れたことも成果と言えます。

ドキュメントスキャナーの導入によって、早期に解決すべき課題となっていた貿易書類の電子化と業務効率化を実現した同行。最後に、今後の取り組みや展望について伺いました。