スキャナーとイメージ管理システムの連携で電子化と業務効率化を加速、お客さまとのチャネル（接点）強化を図る福岡ひびき信用金庫

業種：金融 ｜ 従業員規模：300～999名 ｜ 成果：業務効率向上、従業員満足度向上

福岡ひびき信用金庫では顧客とのチャネル強化のため、さらなる業務効率化を目指し業務のデジタル化を推し進めてきました。
「イメージ管理システム」の導入によって、金庫内で発生する多様な文書の電子化、イメージデータの業務横断的な管理・検索を実現しました。 また、タイムスタンプ機能を実装することで、法定保存文書の電子化も実現しました。
ベンダーの選定を担当したシステム部の部長 吉田氏と弘友氏に、詳しい背景や選定理由、導入後の効果などについて伺いました。

福岡ひびき信用金庫では、他社製のスキャナーを長期にわたって利用していたが、その間に改正電子帳簿保存法やインボイス制度など、法制度の変更が決定したため、スキャナーの更改と同時にこれらの制度対応とペーパーレス化を推進できるしくみを2021年末ごろから探していた。
当社とは2019年から投資商品販売支援システム「しんきん預かり資産ナビ」を導入したご縁で、2022年のはじめにキヤノン製のネットワークスキャナー「ScanFront 400（以下『SF400』）」と立山科学製イメージ管理システム「SFS Lite PLUS（以下『SFSLP』）」をセットにしたソリューションを提案し、同年10月に本格稼働を開始した。

福岡ひびき信用金庫では世の中で「DX」が叫ばれる以前から、システムを内製しながら独自に業務のIT化を進めてきた。さらにお客さまとの接点強化を図るには、より一層の業務効率化を図る必要があると考えた。
そこで、同金庫のシステム部では１つのシステムで、「手形小切手、本人確認記録書、入出金伝票など多種多様な書類を管理すること」「スキャン操作時のインデックス（顧客情報等）入力を省力化すること」をポイントに検討。システム部長の吉田氏は、「できるだけ管理負荷を軽減するシステムを採用することにより、業務の手離れを良くしたかった」と当時を振り返る。

また、お客さま窓口業務ではさまざまな書類をスキャンする場面がある。以前のスキャナーでは、免許証のように表裏がある書類は両面同時にスキャンできないため、表面と裏面をそれぞれスキャンすることや、 お客さまの機微情報消し込みのため、一度コピーしてマスキング処理の後にスキャンする手間が発生していた。

吉田氏によると、手形小切手の電子交換所に対応することも目的の一つだった。電子交換とは、2022年11月にスタートした電子交換所により金融機関間の手形や小切手の交換をイメージデータの送受信で完結できるようにする仕組みである。「今回設置したスキャナーを利用し、営業店にて手形小切手をスキャンするだけで、本部の担当部署に現物のイメージ伝送ができるようになった。これにより、営業店での現物持出の負荷を軽減することができ、また、手形小切手の現物輸送時間を考慮する必要がなくなった。結果として、本部側での電子交換所持出までの作業時間に余裕を持つことができた」と吉田氏。

「トラブル時の迅速な対応も決め手でした」とシステム部員の弘友氏は語る。同氏によれば、SF400のデモ機を検証していたときに一度不具合が発生した。「システムを起動したときに完全に初期化されて焦りました。営業担当に連絡をしたところ、すぐに技術部門の方と連携していただき、設定を変えることで不具合を解消することができました」と当時の様子を語ってくれた。営業担当と技術部門が連携した迅速なトラブル対応力も、キヤノンマーケティングジャパンの強みである。

今後の展望について、吉田氏はこう語る。「キヤノンMJさんのドキュメントソリューションの強みを活かし、スキャニングした書類のOCR処理やドキュメント管理の自動化も進めていくつもりです。相続関係の書類など、電子帳簿保存法に対応した帳票の種類を増やし、紙を極力持たないようにしたい。そうして創出できた時間で、アプリバンキングの充実やお客さまとのチャネル強化を進めていきたいですね。信用金庫はセキュリティが命なので、セキュリティを確保しつつお客さまとの接点を強化して情報発信していきたいです」。

スキャナーとイメージ管理システムに加え、さらに、信用金庫業界で圧倒的なシェアを獲得している「経費支払システム（SSBソリューション社）」との連携も近日中に予定している。これも、改正電子帳簿保存法やインボイス制度の対応を見越してのことだ。吉田氏からは「大手ベンダーでは他社との協業は難しいようですが、キヤノンMJさん・立山科学さん・SSBソリューションさんと3社で協業していただけるのはありがたいです」と評価をいただいている。
福岡ひびき信用金庫全店へのキヤノン製のスキャナー導入は実現できたものの、業務用途を拡大していくのはまだまだこれから。キヤノンマーケティングジャパンとして、さらに協業ベンダーとの連携を強化させ、投資信託や保険、相続などさまざまなお客様の業務をサポートすることで、デジタル化や業務効率化に貢献していく。