ファクス受注業務に対しての柔軟なサポートと開発力でスムーズな新システムへの移行を実現アイカ工業株式会社

地場工務店など顧客の裾野が広く、納入までのリードタイムにもシビアな建装・建材業界。当時の状況について、情報システム部長の沖永氏が語ります。「全国120名の業務ユーザーを駆使して一日平均3,500〜4,500件にも及ぶFAXでの注文に対応し、AM受注分は全国翌日配送を続けてきた弊社でしたが、サーバーのサポート終了に加え、OSのサポートも終了することが決まり、後継システムの開発が急務となっていました」。

また、業務統括部長の大浦氏も続けます。「実際の業務面においても、フリーズしてカーソルが動かない、発注書が開かないなどの不具合が頻発し、なんとしても早急にシステムを交換しないといけないところまで来ていました。imageWARE Document Serverを使用し始めてすでに8年ほど経っており、古い発注書の整理整頓などもできていなかったため、今にして思えばちょうどいいタイミングだったのかもしれません」。情報システム部の福井氏が語ります。「システムの老朽化にともない、受信したFAXの滞留や検索結果が返ってこない、バックアップエラーが発生するなど、崖っぷちの状態となっていました」。

さらに業務担当の川口氏は、旧システムと変わらぬ操作感を実現できるか否かを特に重視して選定したことを強調します。「各社、プロトタイプを準備していただき、業務ユーザーにも触ってもらいながら検討しましたが、受注業務のクオリティを保ち、全国翌日配送を守るためにはやはりスピードが重要なので、操作感が大きく変わってしまうことは絶対に避けなければなりませんでした。パッケージの壁を乗り越えるために、キヤノンMJには本当に親身になって相談に乗っていただきました」。

さらに、キヤノンMJの対応面での安心感について、小倉氏が語ります。「今回、クラウドサービス自体がキヤノンMJのグループ企業が展開しているサービスで、アプリ含めてオールインワンで提供していただいているので、何か障害があってもキヤノンMJに聞けばすべて解消してくれるという安心感があります。しかも、構築に携わったスタッフの方がそのまま運用も引き継いでくださっているので、1つ1つ私たちから環境の説明をする必要もなく、とても寄り添ったサービスになっています」。そして沖永氏も「リリース直前に、ちょっとリソースが足りなくなっていたんです。普通ならもう諦めてくださいとなってもおかしくないところをしっかりリカバリし、パフォーマンスに影響が出ないようにしていただけたのは、さすがキヤノンMJだなと思いました」と語ってくれました。

そして最後に「最初の課題だったシステムがフリーズするという問題ですが、今後大量のデータが入ってきた時にどうなるかが勝負ですので、ちょっと遅くなってきたなみたいな時は、ぜひご協力いただければと思います」と締めてくれたのは大浦氏。よりスマートで効率的な業務を目指し、情報システム部と業務統括部が一丸となってシステムの使い勝手向上に努める同社に今後も注目です。