何からはじめる?電子帳簿保存法

電子帳簿保存法が施行されましたが、準備は進んでいますか。
令和4年度税制改正大綱にて、電子取引情報に係る電磁的記録の保存への円滑な移行のための宥恕(ゆうじょ)措置が整備されました。2年間の猶予期間が設けられたことになりますが、法改正が見送られたわけではありません。改めて令和5年(2023年)12月末までに、すべての企業で対策を講じておく必要があります。
この期間を「準備期間」とし、自社の業務を見直し、しっかりと法対応できるよう今から準備を進めていきましょう。
ここでは電子帳簿保存法に対して、何からはじめれば良いのか業務例を挙げてご紹介します。

このような取り引き、ありませんか

注文書や見積書を電子データで受領している

電子データで受領している

メールやWebから請求書・領収書
を受領している

領収書を受領している

請求書・領収書を紙で受領している

請求書・領収書を紙で受領している

電子取引については、その保存が2年後には義務化されます。一方で、紙で受領する書類については紙での保存は可能ですが、紙と電子データの取り引きが混在している場合、業務が煩雑になることが見込まれます。
例えば、

  • 電子化された領収書を印刷して経理へ提出している
  • 経理への領収書の提出は「電子」、経費申請は「紙」で行っている

このタイミングで、電子取引の保存義務化の対応とスキャナ保存制度を利用したデジタル化を進め、企業のDXを加速させませんか?
お客さまの業務に合わせた対応例を3つご紹介します。

受領・収集—保管

紙と電子受領データをストレージに保存

手順1

紙で受領した請求書や領収書などもスキャン

ペーパーレス化したファクスだけでなく、紙で受領した請求書や領収書などをスキャンします。

手順2

電子データを電子帳簿保存法に対応したストレージに保存

スキャンしたデータや電子で受領したデータを電子帳簿保存法に対応したストレージに保存します。

受領・収集—申請・承認—保管

収集から保管までデジタル化

手順1

請求書や領収書をスキャン、または取引先からデータを入手

請求書や領収書をスキャン、またはメールや取引先のウェブサイトからダウンロードします。

手順2

電子データをパソコン等から申請承認

電子化されたデータをパソコンやスマートフォンから申請・承認処理します。

手順3

承認データを電子帳簿保存法に対応したストレージに保存

承認されたデータを電子帳簿保存法に対応したストレージに保存します。

受領・収集—申請・承認・保管—伝票起票

会計システムと証憑を紐付けてデータ保存

手順1

電子データをパソコン等から申請承認

電子化されたデータをパソコンやスマートフォンから申請・承認処理します。

手順2

承認データを電子帳簿保存法に対応したストレージに保存

承認されたデータを電子帳簿保存法に対応したストレージに保存します。

手順3

保存後、伝票作成や確認作業、支払い作業等の経理処理

保存後、伝票作成や確認作業、支払い作業など経理処理を行います。

電子保存の仕組みを作る際は、タイムスタンプや事務処理規程※1を作成するなど、改ざん・削除の防止と予防のルール策定そのほか一定の要件に基づいて保存することが必要になります。

  • ※1.
    事務処理規程とは、電子で保存されたデータの真実性を確保するという観点から、どこまで社内フローを整備すればデータ改ざんなどの不正を防ぐことができるかについて、個々の会社ごとに検討いただくものとなります。

私たちにご相談ください

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お客さまの環境に合わせた対応方法をご提案いたします。
また、事務処理規程の作成も合わせてご相談ください。
さまざまなプランをご用意しておりますので、詳しくお知りになりたい方はお問い合わせください。

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