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どうする?電子帳簿保存法

令和5年12月31日までの宥恕(ゆうじょ)期間も残りわずかとなり、多くの事業者が対応を始めています。
そんな中、自社に適した対応方法やシステム選定等に悩んでいる事業者もまだまだいらっしゃるのではないでしょうか。
ここでは電子帳簿保存法に対して、改めてどのように取り組めば良いのか具体的な業務例を挙げてご紹介します。

このような取り引き、ありませんか

注文書や見積書を電子データで受領している
メールやWebから請求書・領収書を受領している

請求書・領収書を紙で受領している

令和5年(2023年)12月31日までの宥恕(ゆうじょ)期間終了後、電子取引について電子データの保存が義務化されます。
一方で、紙で受領する書類については、引き続き紙での保存は可能ですが、紙と電子データの取引が混在している場合、業務が煩雑になることが想定されます。
例えば、

  • 電子化された領収書を印刷して経理へ提出している
  • 経理への領収書の提出は「電子」、経費申請は「紙」で行っている

このタイミングで、電子取引の保存義務化の対応とスキャナ保存制度を利用したデジタル化を進め、企業のDXを加速させませんか?
お客さまの業務に合わせた対応例を3つご紹介します。

受領・収集—保管

紙と電子受領データをストレージに保存

手順1

紙で受領した請求書や領収書などもスキャン

ペーパーレス化したファクスだけでなく、紙で受領した請求書や領収書などをスキャンします。

手順2

電子データを電子帳簿保存法に対応したストレージに保存

スキャンしたデータや電子で受領したデータを電子帳簿保存法に対応したストレージに保存します。

受領・収集—申請・承認—保管

収集から保管までデジタル化

手順1

請求書や領収書をスキャン、または取引先からデータを入手

請求書や領収書をスキャン、またはメールや取引先のウェブサイトからダウンロードします。

手順2

電子データをパソコン等から申請承認

電子化されたデータをパソコンやスマートフォンから申請・承認処理します。

手順3

承認データを電子帳簿保存法に対応したストレージに保存

承認されたデータを電子帳簿保存法に対応したストレージに保存します。

受領・収集—申請・承認・保管—伝票起票

会計システムと証憑を紐付けてデータ保存

手順1

電子データをパソコン等から申請承認

電子化されたデータをパソコンやスマートフォンから申請・承認処理します。

手順2

承認データを電子帳簿保存法に対応したストレージに保存

承認されたデータを電子帳簿保存法に対応したストレージに保存します。

手順3

保存後、伝票作成や確認作業、支払い作業等の経理処理

保存後、伝票作成や確認作業、支払い作業など経理処理を行います。

電子保存の仕組みを作る際は、タイムスタンプや事務処理規程※1を作成するなど、改ざん・削除の防止と予防のルール策定そのほか一定の要件に基づいて保存することが必要になります。

  • ※1
    事務処理規程とは、電子で保存されたデータの真実性を確保するという観点から、どこまで社内フローを整備すればデータ改ざんなどの不正を防ぐことができるかについて、個々の会社ごとに検討いただくものとなります。

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