現場の紙帳票をスムーズに電子化するためには目的を理解した上で、適切な準備を行うことが重要です。本コラムでは現場の帳票を電子化するまでの6ステップについて解説します。

現場で使われている紙帳票を自部門だけでなく他部門にも確認して洗い出します。電子化しやすい帳票から取り組むなどの優先度が付けられるだけでなく、トータルでの効率化を視野に入れながら計画を立てることができます。また、類似している帳票があれば項目を追加したり、思い切って削除したりすることで統一し、フォーマット管理の手間を減らすことも重要です。

現在の紙帳票に対する要望があれば現場にヒアリングし、電子化のタイミングで改善します。担当者によって入力内容の揺れが発生しないように文言を統一し、統一した内容で選択肢から入力できるようにすると、帳票の記入が楽になるだけでなく、属人性を排除し、データの集計もしやすくなるというメリットがあります。今まで二重線を引いて修正する紙ならではの運用だった場合は、訂正欄を設けるか、備考欄に修正履歴を記載することをおすすめします。

電子帳票のデータを社内システムと連携する必要があるかないか、必要な場合はその可否を調査します。システム連携にはAPIやCSV等が考えられますが、システムによってはデータ入出力がオプションで別途費用の掛かるものがあります。CSV入力が可能なシステムであれば、そのCSVフォーマットを用意できれば連携可否の判断が可能です。CSV入力不可のステムでもRPAなどで転記作業を自動化できる可能性があります。

期待された効果が本当に得られるかを確認するためにトライアルを実施ます。トライアルの際は現在の紙帳票で行っている場合に掛かっている業務時間を予め算出し、電子帳票で行う場合に掛かる業務時間をトライアルから得ることが重要です。トライアルはITリテラシーの高い低いでそれぞれメンバーを選出することをおすすめします。また、電子化によるメリットには印刷コスト、保管コスト、検索時間、移動時間、紛失・欠損リスクの削減などもありますので、効果測定項目として盛り込んで下さい。

トライアルから得られた効果測定を元に費用対効果を算出します。費用削減効果を大まかに計算できるシートをご用意しましたので、本コラム下部よりダウンロード頂き、参考にして下さい。

経営層と現場で双方が電子化のメリットを認識することが重要です。経営層には費用対効果や変革に必要なデータのデジタル基盤が構築できることを訴求します。一方、現場に対しては急な変化は混乱を招くので、丁寧な説明や社内研修などで理解を得ながら、順を追って進める必要があります。

以上、現場の紙帳票をスムーズに電子化するための6つのステップを解説して参りました。ぜひ参考に現場の効率化に役立てて頂ければ幸いです。弊社では現場の紙帳票の電子化に『GEMBA Note』をおすすめしております。

本コラム下部のダウンロード資料では費用削減効果に合わせて、『GEMBA Note』を導入した場合の概算も計算可能です。ステップ5で計算された削減効果と連動して大まかな費用対効果が計算されます。参考にして下さい。