二つの部署で用途と用紙を分けながら大判プリンターを活用NASPA ニューオータニ



業種:サービス | 従業員規模:-名 | 成果:業務効率の向上、顧客満足度向上、商品サービスの強化

NASPAニューオータニは、ネイチャー&スポーツ・パーソナルエリアの略語NASPAが示す通り、大規模な会議室・宴会場と、プール・テニスコート・プライベートゲレンデを併せ持つ高級リゾートホテルである。大判出力は、館内の5つのレストランやエステティックサロンなどのポスターや、団体客への館内の案内表示や会議室利用時のサービスに活用されている。実際にご使用になられている宿泊料飲部の井口氏、小泉氏と、マネジメントサービス部の池田氏に話を伺った。

導入ポイント

  • 顧客へのサービス向上

    フレキシブルな対応で顧客満足と営業力の向上に貢献

  • 業務の効率化

    二つの部門で活用できることでコスト削減と効率化に成功

  • 製作範囲の広がり

    使い分けられる黒と高画質で、文字も写真もきれいな仕上がり

2つの部署で用途と用紙を使い分ける

同ホテルでは、宿泊料飲部とマネジメントサービス部が大判プリンターを使用して、館内掲示物などの製作をしている。料飲課の井口氏は、部署ごとの製作物の特性をこう語る。 「まず、宿泊料飲部の主な出力物は、お客さまが会議に使用される横断幕や垂れ幕と、団体客に向けたご案内表示の看板などです。文字が主体の製作物が殆どで、筆耕ソフトでデータを作成して、モノクロで長尺印刷することが多いです。ですから、用紙によって黒のインクを使い分けると、きれいにはっきりと印字できます。 マネジメントサービス部では、イラストレーターやドローソフトを使って、館内レストランのメニューやポスター、また、ホテルでのイベント時の告知用のポスターを製作しています。用紙は宿泊料飲部では普通紙を使う事が多く、マネジメントサービス部ではフォト光沢紙を使う事が多いです。あと、社内ネットワークで、別館からプリンターまでオンラインでつながっていますので、基本的には社員の誰でもが出力できる環境が整っています。」(井口氏)

掲示場所とサイズを選ばない高画質な仕上がり

広いフロア面積と設備を誇る同ホテルの館内は、ホテル玄関から客室前の廊下に至るまで、あらゆる場所で広告宣伝が出来る。館内に5店舗ある直営レストランやエステサロンの宣伝は勿論、冬季はスキー場でのイベント、春季は田植えイベントやブライダル関係など、同ホテルが企画する各種イベントの告知も行う。団体利用客に向けた横断幕サービスや、各種案内表示作成も行っている。

「ポスターは、人が通るところに目立つようにたくさん貼りますので、同じ物を5、6枚出力します。例えばエステメニューのポスターは、ロビー、エステサロン内、エステ受付などに貼ります。基本的には、ポスター掲示は館内のみですが、A4のエクセルデータを拡大出力した、シャトルバスの時刻表をお帰りのお客さまのためにホテル玄関に掲示しています。ポスターをさりげなく掲示する事で、オーダーに繋がっているケースもありますので、効果は出ていると思います。立て看板用出力の後処理についてですが、大き目に出力してボードの裏面に巻き込み、テープで貼っています。あとは、額装するだけの物もあります。大きい座席表は、パネルに貼る事もあります。掲示場所や掲示期間に合わせて、装丁も変えています。」(小泉氏、池田氏)

出力スピードの向上で、急な仕様の変更にもフレキシブルに対応

マネジメントサービス部では、館内すべての広告宣伝を担当しており、商品写真を構成したデータの出力が多い。商品写真は画質が決め手にもなるが、同部門ではその撮影を内製と外注に振り分けて製作コストを抑えている。従来機よりも高画質なimagePROGRAFの導入で、費用対効果の高い販促物を作成していると池田氏は語る。

「商品の撮影は、クリスマスケーキなどの目玉商品や、節目の年に記念商品として売り出すアニバーサリーケーキなどはプロのカメラマンの撮影ですが、その他の商品や掲載期間の短いランチメニューはすべて内製しています。デジカメで撮った画像をすぐに高画質な大判ポスターにできるオンデマンド性はいいですね。高画質になった事で外注が減り、コストの削減が出来たのは勿論ですが、レストランのシェフとの打合せ時間も増えて、現場スタッフにしか表現できない、ニューオータニのブランドイメージを反映した販促物の製作を実現しました。 また、ニューオータニグループの本部から送られてくるオリジナルカクテルのポスターデータなども、イメージ通りに出力することができます。3月頃からは挙式が増えますので、ブライダル関連の販促物も製作します。」(池田氏)

会議室利用の製作物は間接営業力

料飲課では、会議室利用時の各種掲示物の作成に大判プリンターを使用することが多い。営業担当者が会議の案件を決めると、予約担当にファクスで連絡が届き、予約担当から料飲課に製作の依頼が来るという業務の流れである。これらの出力物は付帯サービスとして行っており、その対応力は強力な営業ツールとなっているという。 「医薬学会や会社関係の会議や忘年会では、会議と温泉をセットでご予約されるケースが多いです。人数は300名~500名の間が多く、100名のグループが3部屋で同時に開催するという事もあります。営業担当者の現物確認は当日になる事が多く、当日に変更を依頼される事もありますが、すべてのケースに対応しています。万が一、私たちが不在でも、他の社員も簡単な操作は出来るので対応可能です。会議室関連の出力サービスや急な直前の変更への対応は、他社では結構断られることもあるようですので、その事が当ホテルの強みとなり、営業活動に活かされています。」(小泉氏)

兼務できる製作作業

現在、料飲課とマネジメントサービス部でそれぞれ3名のスタッフが製作を担当しているが、本職である業務と兼務しているため、製作に使える時間は限られている。imagePROGRAFを導入した事でどのような効果があったのか、二部門の担当者に聞いてみた。 「製作時間はシフトにもよりますが、平均2時間くらいです。会議室利用のピーク時は、料飲部だけで一ヶ月に3ロールぐらい使ったりします。imagePROGRAF導入後は、大きい看板の出力がすごく速くなりました。従来機の半分ぐらいの時間では製作できるようになりましたので、急な内容の変更時にも、対応しやすく助かっています。」(井口氏) 「12月はクリスマスやスキーヤーズレストランの準備に、ポスターやメニューのすべてを製作しましたので、一ヶ月でロール紙を3、4本は使いました。私たちの部署では、イベントなどの事前準備に追われる事が殆どですので、料飲課と使用のタイミングが重なる事もあまりなく、うまく使えていると思います。」(池田氏)

今後も高級リゾートホテルの館内でキヤノンimagePROGRAFが大活躍する。

HRT ニューオータニ株式会社

ネイチャー&スポーツ・パーソナルエリアの略語NASPAが示す通り、大規模な会議室・宴会場と、プール・テニスコート・プライベートゲレンデを併せ持つ高級リゾートホテル

所在地:東京都千代田区

※本記事は取材時(2008年1月)のものです



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