改正電子帳簿保存法の施行は業務DXの好機
～企業が必ず対応すべきこととは～

確かにそのようですね。まず、「電子帳簿保存法」とは何なのかを説明しましょう。この法律は、紙による保存が義務付けられていた税務関係の帳簿や書類などを、一定の要件を満たせば「電子データ」として保存できるように定めたものです。

　法律そのものは20年以上前に制定され、これまでにも何度かの改正が行われてきたのですが、2021年度の税制改正で、それまで必要だった「所轄の税務署長への事前承認制度」が廃止されたほか、電子データの作成日時を記録する「タイムスタンプ」の要件緩和、電子データの不正改ざん等を防止するために義務付けられていた「適正事務処理要件」の廃止など、これまで以上に大きな見直しが行われました。

　法改正を難しく考えておられる方も多いようですが、面倒だった事務処理作業などが大幅に緩和されたことで、電子帳簿を導入しやすくなったのです。

電帳法の対象となる保存方式には、

そんなことはありません。見積書も請求書も全て手書きで、毎月の収支計算も電卓で計算して表に手書きしているような事業者は、今どき存在しないでしょう？

個人経営の内装業者などでも、不足分の資材をネットで購入し、クレジットカード決済するくらいの取引は行っているはずです。ネット通販による請求書なり領収証はネット経由で届くはずですから、これは先ほど言った「電子取引」に他なりません。

例外的に、前々事業年度の売上げが1千万円未満の場合は、電子メールの検索要件などが緩和される措置があるのですが、いずれにせよ発生した支出を経費として計上するには何らかのエビデンスが必要です。データの保存が必要ですから、法人はもちろん個人事業者にとっても、改正電帳法は無関係ではないのです。

そうですね、この「電子取引」におけるルールは、今回の電帳法改正の中でも事業者にとっての影響が一番大きい部分だと言えます。以前は郵送したりFAX送信したりするのが一般的だった紙の見積書や請求書を、pdfやExcelデータなどでメール送・受信したり、固定の取引先とはEDI（電子データ交換）ツールを用いて授受する事業者が急増しているからです。

今後、社会のキャッシュレス化が進み、様々な分野でのDXが進めば、いわゆる『電磁的方式で行う取引情報の授受』はさらに増えるでしょう。「当社あての帳票類は全て紙にして下さい」など、時代に逆行したことを取引先に依頼するわけにはいかないのですから、事業規模の大小を問わず、事業者の皆さんに知っておいていただきたいポイントです。

簡単に言うと、メールやオンラインストレージ、EDIツール等で送信したり受け取ったりした商取引関連データは、自社サーバやWebサイト、クラウドサーバ等に「そのまま保存」しなければいけないということです。メールで受け取った請求書などを、紙に出力して保存している事業者も多いようですが、その方法は2年後から認められなくなります。先ほど言った「改ざんが無い書類」であることを担保するためにも、受け取ったデータを加工してはいけない…ということです。

その場合、「検索機能の確保」という要件を満たすのが難しいですね。単にデータをそのまま残せば良いのではなく、取引相手、金額、日付などの条件で検索できるようにしなければ、改正電帳法のルールに則っていないことになります。

使用中のメーラーにそのまま残すのも同様で、メール件名だけ検索できてもダメです。データのバックアップについては、今回の改正で特に要件は設けられていませんが、事業所の経理関連データであれば10年程度は残す必要がありますよね。その点でも、メーラーにそのまま残しておく方法は現実的ではありません。

なお、あまり一般的ではないかもしれませんが、「EDIツールを使った取引情報のやり取りをXMLデータで行っている」「電子取引で受け取った取引情報と同じ内容のものを紙書類でも受領している」などの場合の保存要件については、国税庁が昨年11月に「お問い合わせの多いご質問（令和3年11月）」というQ&Aを公開しています。そうした資料にも目を通しておくことで、改正電帳法への理解が深まるかもしれません。

はい、昨年12月に発表された「令和4年度税制改正大綱」において、電子データで受け取った書類の電子保存義務化を令和5年12月31日まで猶予する内容が盛り込まれました。電帳法改正の中でも事業者にとっての影響が一番大きい部分であるだけに、事業者側の混乱が非常に大きかったのです。

今回の電帳法改正は、電子保存のための要件が大幅に緩和された分、対応しなかった場合は青色申告や連結納税の承認取り消しなどの罰則も制定されたのが特徴ですが、これについても義務化猶予と同時に、いったんは見送られました（※）。もちろん、書類の改ざんが行われていたり、当局の調査に応じなかったりと、悪質な行為があれば相応のペナルティはありますが、改正電帳法の要件に沿っていなければ、いきなり罰則…ということにはなりません。

私としては、この2年間を「猶予」ではなく、自社の業務DXを推進するための「準備期間」として活用していただきたいと考えています。すでに何らかの経理システム等を導入している事業者にとっては、既存システムのままで改正電帳法に対応できるかどうか、システム導入を検討中の事業者にとっては、どんなシステムを入れれば電帳法の要件が満たせるかが、現在の懸案事項でしょう。

改正電帳法の施行とは別に、令和5年10月からは「インボイス制度」が導入されることが決まっているので、電帳法対応だけを基準に考えていると、インボイス制度導入時にも同じように混乱してしまうでしょう。「電帳法対応」が目的なのでは無く、帳簿に関する従来業務の中から“ムダ・ムリ”を洗い出し、改正法に対応することで効率化できる業務を見定め、システム導入によって改善する。そのための準備を、この2年間で進めることが重要なのです。
（※令和3年12月時点での公表内容に基づきます）

自社の取引形態や、帳票類に関する現在の電子化状況、今後デジタル化したい業務などを明確にして、それに合った適切なシステムを選ぶべきです。導入予定のシステムが電帳法対応かどうかは、ベンダーに問い合わせれば判りますし、JIIMA（日本文書情報マネジメント協会）の認証マークが付いている最新システムであれば、概ね間違いありません。ただ、「電帳法対応」だけを選定基準にすると、オーバースペックになりかねません。

例えば、電子保存要件の一つとして述べた「タイムスタンプ」。これは大幅に要件緩和された項目の一つです。スキャナ保存する場合、訂正削除の履歴が残る、あるいは訂正削除できないシステムで、入力期間内に入力したことを確認できる時刻証明機能を備えていればタイムスタンプがなくてもいいことになりました。電子取引であればこれに加えて事務処理規程が必要なケースもあります。こちらに関してはケースバイケースで確認が必要ではありますが、いずれにせよ高額なタイムスタンプを不要にする方法もあります。

ところが、現在販売されている「改正電帳法対応システム」の中には、最初からタイムスタンプ機能が標準搭載されているものが多く、1ヵ月あたり1,000スタンプ/8,000円が最低料金の相場になっています。10年間合計で96万円ですから、1ヵ月に1,000スタンプも必要ない中小事業者にとっては、かなり無駄な支出になります。
『タイムスタンプ5年間押し放題』といったシステムもありますが、そのタイプの販売価格は60万円程度ですから、これも決して安い買い物ではありません。「自社に合ったシステム選び」は、やはり信頼できるベンダーにご相談いただくのが、一番間違いないやり方でしょうね。

効果的な方法の1つとして、グループウェア導入による「分散処理」の実現があります。複数の事業部や営業拠点を持つ事業者の場合、取引関連の書類を本社経理部でしか処理しない、電子取引データの送受信も本社経理部からしか行わない…といったことは、まずあり得ません。事業部ごと、営業拠点ごとに作成した書類やデータを本社経理部に送り、その情報を本社経理部スタッフが分類し、検索できるようにデータ保存したりスキャニングしたりという、二度手間、三度手間が必要です。

各種書類を拠点ごと、事業部ごと、担当者ごとに『分散処理・入力』し、システム内の電帳法対応ストレージに簡単にアップロード・管理ができれば業務効率の向上が実現します。営業マンの経費レシートなども、スマホで撮影するだけでスキャナ保存要件を満たした状態で保存され、簡単に精算が可能です。

最も大きな取り組みは、キヤノン製複合機からファクスする文書を紙で出力することなく、当社のグループウェア「NI Collabo 360」に対してデータとして送信したり、スキャニングデータを直接グループウェアに保存したりできる、クラウドアプリケーションを提供することです。
「NI Collabo 360」は、多機能・低価格な経営改善型グループウェアであり、社内や取引先との情報共有機能ばかりでなく、電帳法の保存要件に対応した経費精算・支払管理機能を有しています。この機能と、キヤノン製複合機とを結びつけることで、改正電帳法への対応はもちろん業務DXを強力に支援しようというのが、戦略的業務提携の最大の狙いです。
　
キヤノン複合機と連携させることで、様々なファクス書類をデータとして当社グループウェアに送信し、必要に応じて紙出力したりデータとして保存したりといった、ムダの無い業務が可能になります。また、2022年4月からは、改正電帳法の要件を満たした状態で紙の帳簿類をスキャニングし、そのスキャンデータをグループウェア側で保存できるアプリケーションの提供も開始します。
NI Collabo 360はクラウド上で活用できるサービスなので、日本各地の事業者に提供できますが、サポートを行うシステムコンサルタントの人数が限られています。全国各地に複合機を納入しているキヤノンマーケティングジャパンと業務提携することにより、複合機やシステムのサポートはもちろん、システム導入した事業者のDX推進を、色々な面からフォローできるはずです。