入退室管理システムとは？認証方法や比較・導入ポイントとおすすめシステムを解説

入退室管理システムとは、その名の通り人の出入りを管理するシステムのことです。カメラや認証システムによって本人確認をして、入退室の履歴をPC・サーバーで管理する仕組みになっています。基本的には、部屋・会社への不法侵入を防ぐことを目的に導入されることが多いです。

昨今の情報化社会において、企業が持つ顧客情報などの重要情報は大きな価値を持つようになりました。もし情報が流出するようなことがあれば、それは企業の存続にも関わるでしょう。それゆえに、セキュリティ性能を上げるために入退室管理システムを導入する企業も少なくありません。

入退室管理は、企業や施設の安全を守るための根幹的なセキュリティ対策です。
次に挙げる点をもとに、その重要性を説明します。

入退室管理を徹底することで、部外者の不正侵入などのリスクを低減できます。オフィスやサーバールームなど、機密情報や重要資産が保管されている区画への入室を制限することにより、被害の未然防止につながります。

入退室の記録を残すことで、従業員による内部不正や情報の不正持ち出しを抑止できます。誰が、いつ、どこに出入りしたかを追跡可能にすることにより、不正行為が発生した場合の原因究明や対応を迅速に行うことができます。

個人情報や機密情報を取り扱う事業者は、物理的な安全管理措置として、入退室管理を実施することが法令やガイドラインで求められています。ずさんな管理が原因で情報漏洩が発生した場合、企業の信用失墜や法的責任につながる恐れがあります。

適切な入退室管理を行うことは、ISMSなどの情報セキュリティ認証取得にもつながり、取引先や顧客に対して、高いセキュリティ意識を示すことができます。

近年の顔認証システムなどを活用することで、セキュリティレベルを高めつつ、認証の手間や混雑を最小化し、業務効率の向上も実現できます。

このように、入退室管理は、物理的なセキュリティの根幹であり、情報漏洩や内部不正の抑止、法令遵守、企業価値の維持に不可欠な対策です。

入退室管理システムの認証方法は、主に以下の表の4種類があります。それぞれの特長とメリットを参考に、どういった認証方法があるのかを詳しく理解してみましょう。

それぞれの詳細は次項で解説します。

生体認証とは、本記事でご紹介している認証方法の中で最もセキュリティレベルの高い認証システムです。主に以下で記載しているような、身体の一部を利用することで認証します。

その人にしかないパーツを利用して認証するため、登録者以外の人が入退室をすることは基本的にできません。指紋が盗まれるといったこともまずありえないため、高いセキュリティ性能があると言えます。そのため、重要度の高い情報などを保管している部屋の入退室に利用するのが最適です。

ただし、性能が優秀な分コストもかかります。入退室管理をする重要性を踏まえた上で導入すべきかを検討する必要があるでしょう。

ICカードとは、認証用のICチップが埋め込まれたカードのことで、専用機にかざせば入退室できます。ICカードは発行さえしてしまえば、配られた人は自由に入退室ができるため、社員証などに使うのが最適です。

システムによっては交通系ICカードに対応しているものもあり、システムを導入すればICカードのデメリットでもあるカードの発行コストを抑えることもできます。逆に対応していない場合は、新しい社員にICカードを発行する度にコストがかかるので注意が必要です。

ICカードは便利ですが、カードが盗まれた場合には盗んだ人が自由に出入りできてしまうデメリットがあります。他にも、大勢が一斉に入退室をする場合には、持っていない人が一緒に入退室をしてしまう「共連れ」が発生してしまうリスクもあるでしょう。

暗証番号では、数字や文字を打ち込んで認証をしてから入退室します。4種類の認証方法の中では最も古くから利用されている方法で、ドアに直接テンキーが設置されているケースが多いです。他にもデジタルの打ち込み機器があって、それに打ち込むことでロックが解除されるタイプもあります。

暗証番号を知らされている人しか入退室できませんが、もし番号を忘れてしまった場合には入退室が出来なくなります。また、他の人に暗証番号が知られてしまった場合には、その人に自由に出入りされてしまうリスクもあります。

ちなみに、ドアに設置されているアナログの機械の場合はシステムと連携できない可能性があります。そのため、暗証番号と他の認証システムを合わせた形でシステム化されているものが多いです。

スマートフォンのアプリを使った認証は、スマートフォンにインストールしたアプリを起動して認証機器にかざすことで入退室ができる方法です。アプリによってはかざさずに無線で認証できるものもあります。

専用アプリのインストールが必要ですが、自身のスマートフォンがあれば新たにスマートフォンを導入する必要がないため、導入コストを抑えることが可能です。逆に入退室を許可したい人がスマートフォンを持っていない場合には利用できなくなるため、社用のスマートフォンを支給するコストや手間がかかってしまうでしょう。

入退室管理システムの認証方法について確認したら、続いては導入メリットについて解説します。メリットをチェックしたうえで導入価値があると感じた場合には、導入を検討してみてください。

入退室管理システムによって部外者が出入りするリスクを排除できます。これにより、企業の重要情報の漏えいなどを防ぐことが可能です。

また、入退室管理システムは部外者の侵入を防ぐこと以外にも、関係者の入退室記録の確認もできます。これにより、特定の部屋に出入りしている人の詳細な入退室時間を把握できるでしょう。

入退室管理システムを導入すれば、特定の人しか入退室できないようにすることができるため、不法侵入を防げます。不法侵入を防ぐ方法には警備員の配置や防犯カメラの設置などの方法もありますが、これらの方法だと完全には防げない可能性があります。

一方で入退室管理システムなら、入口に機器を設置しますし、必ず認証をしなければ入れません。入退室を許可された人でないと認証をクリアすることができないため、警備員などよりも精度は高いです。

入退室管理システムには不法侵入を防いで重要情報を守る役割がありますが、それだけでなく部外者から従業員を守るという安全面での役割も持ち合わせますので知っておきましょう。

入退室管理システムは入退室を制限するだけでなく、誰が、いつ入退室をしたのか記録を残すこともできます。入退室の記録を正確に残しておくことで、万が一室内の情報を不正利用された形跡が見つかった場合に、その管理記録から怪しい人物を特定することが可能です。

重要な情報を取り扱っているエリアへの入退室管理は、万が一トラブルが発生した際に備えたリスク管理にも繋がります。リスク管理は客先からの信用にもつながるため、導入メリットは十分と言えるでしょう。

入退室管理システムを導入すれば、出入り口をオートロックにできます。これにより、「鍵を閉める」「鍵を閉めたかどうかのチェック」といった面倒を削減可能です。さらには、鍵を紛失してしまった際の面倒も無くすことができるでしょう（ICカードの場合は同様のリスク有）。

セキュリティ面での役割も重要ですが、そこに出入りする人の手間を減らして時間を効率よく使えるという点においてのメリットにも注目してみてください。時間を有効活用することによって、結果的に業務効率化につながることも考えられます。

入退室管理システムでは、誰がいつ入退室したかを管理できます。この管理記録データを勤怠管理システムと連携させれば、社員の労働時間の把握をすることが可能です。

よく、タイムカードだけを切って残業をする「サービス残業」と呼ばれるものがありますが、このシステムを使えば部屋を出ないと退室（退勤）扱いにならないため、サービス残業を防げます。健全な企業運営を目指すのであれば従業員の労働環境の適正化は必須で、入退室管理システムを利用すれば効率よく適正化が進められます。

入退室管理システムは、単なる扉の開閉制御にとどまらず、情報資産の保護や従業員の安全確保、コンプライアンス強化など、多岐にわたる目的に対応します。ここでは、入退室管理システムが備える主な機能について整理します。

入退室管理の基本となるのが「誰が」「どの区域に」「いつ入れるか」を制御する機能です。
利用される認証方式は多様化しており、顔認証、ICカード、スマートフォンアプリ、暗証番号、静脈認証など、セキュリティレベルに応じた選択が可能です。
これにより、権限に応じたアクセスコントロールを実現し、不正侵入を未然に防ぎます。

入退室時刻や利用者情報を自動で記録し、後から確認できるようにする機能です。
ログデータは、不審な行動の追跡だけでなく、内部統制や監査対応、トラブル発生時の原因究明にも役立ちます。
クラウド型システムであれば、複数拠点のログを一元管理することも可能です。

不正アクセス、扉のこじ開け、長時間の扉開放など、異常を検知した際に即時アラートを発する機能です。
メールやアプリ通知、防犯カメラとの連携などにより、担当者が迅速に対応できる仕組みを構築できます。
災害や緊急時における従業員の所在把握にも活用できます。

入退室データを勤怠管理システムと連携させることで、打刻の自動化や在室状況の可視化が可能になります。
工場・研究施設など、特定エリアへの出入りが業務記録として重要な場合にも有効です。
滞在時間の把握により、働き方改革や業務効率化にも寄与します。

来訪者や委託業者の入館手続きをスムーズにするための機能も充実しています。
事前登録、QRコードによる受付、訪問履歴の管理など、セキュリティを担保しつつ受付業務の負荷を軽減します。
テナントビルや大型施設では特に有効です。

監視カメラや警備システム、空調・照明などの設備と連動し、施設全体のセキュリティレベルを高めることができます。
例えば、深夜帯の無人エリアでは自動施錠や監視強化、入室者の記録と映像の紐づけなど、一体的な管理を実施できます。

入退室管理システムは、「入れない人を入れない」だけの仕組みではありません。
企業活動の信頼性向上、効率化、リスク低減を総合的に支援する基盤として、その重要性は高まり続けています。

入退室管理システムの導入メリットを確認したうえで導入を検討する価値があると感じた方は、以下のシステムの比較ポイントもチェックしておきましょう。入退室管理システムはいくつもの種類があるため、目的や規模感に合わせて自社にマッチしたシステムを選ぶことが大切です。

先述したように入退室管理システムには4種類の認証方法があるため、管理目的や設置場所によって適しているものが変わってきます。まずは、自社が入退室管理システムに何を求めているかを確認のうえで適切なシステム選びをしてみてください。

何のために管理するのかが明確になっていないと、どのシステムを導入すべきか適切に判断できません。以下では、例として入退室管理システムを導入する目的として考えられるものを3つピックアップしましたので参考にしつつ、自社の導入目的を明確にしてみてください。

以上のように目的に合わせてシステム選びができれば、ムダのないコストで必要な管理をすることが可能です。

入退室者の数は、システムを導入した後の負担に直接影響します。基本的に入退室管理システムを利用するなら登録が必要となり、登録がされていないICカードや人物は入退室が許可されません。登録作業は人の手によって行われるため、規模感が大きくなるほどその負担は大きくなります。

ちなみに、登録の負担度も認証方法によって異なります。例えばICカードなら、所持する人の情報を管理者側が事前に登録しておけばICカードを渡すだけで運用が可能です。しかし、生体認証の場合は実際に登録する人の指紋を取るなどの作業が必要となり、事前に管理者側で登録作業を済ませることができません。

10～100人くらいの登録なら生体認証のシステムでも問題なくこなせますが何百人、何千人という規模感になる場合にはICカードやスマホのアプリによる認証方法を採用したシステムの方が登録の負担は減るでしょう。

入退室管理システムには、扉に直接設置するタイプや駅の改札のように設置するウォークスルーのタイプなどがあります。どこに設置するのかが明確になっていないと、どのタイプにすべきかを決められないため、事前に目的を明確にしておきましょう。

特定の部屋への入退室を管理したいなら、どの認証方法でも利用できます。管理する部屋の重要度に合わせて選んでください。

会社の入り口（玄関口）に設置する場合には、スマートフォンのアプリやICカードによる認証が適しています。タイプはウォークスルーのタイプがおすすめです。

以上のように、設置したい場所や入退室する場所を踏まえた上で最適なシステムを選びましょう。

入退室管理システムを導入する際には、単に認証方式や機器を選ぶだけではなく、既存の運用や設備との整合性を十分に検討することが重要です。特に、①物理鍵を併用するかどうか、②電気錠や自動ドアとの連動をどのように構成するかは、セキュリティレベルや運用効率に大きく関係する重要なポイントです。

入退室管理システムを導入しても、物理鍵を完全になくすかどうかは企業によって判断が分かれるため、以下を考慮することが重要です。

入退室管理システムの性能を十分に活かすには、電気錠・自動ドアとの連動設計が非常に重要です。設計を誤ると、セキュリティだけでなく安全性・使いやすさにも影響が出ます。

入退室管理システムは性能そのものだけでなく、既存設備との連携設計と運用ルールの整備が成否を左右します。導入前に現場の運用フローや設備状況を可視化し、最適な構成を検討することが重要です。

ここまで入退室管理システムを導入するメリット、導入する際に意識すべきシステム同士を比較する際のポイントを解説してきました。実際にメリットを確認して導入を決意し、比較するポイントをチェックした方はぜひ本記事がおすすめする入退室管理システムの導入を検討してみてください。

製品概要について次項で解説していきます。

本記事でおすすめする入退室管理システムは「入退顔認証サービス」です。

「入退顔認証サービス」は、顔認証システムで人を認証し、認証結果を共通IDで入退管理システムに送って照合することで入退室を管理するサービスになります。ネットワークカメラで認証対象者を撮影し、その映像を使って顔認証をするため、カメラの設置位置の自由度が高く屋外での設置も可能です。

主な活用シーンとしては、製造現場への入退室時や重要情報を保管しているエリアへの入退室時が挙げられます。特に製造現場への入退室時に本サービスを利用すれば、現場への関係者以外の侵入を防ぐことがでるだけでなく、荷物を持って両手がふさがっている人の認証も荷物を置かずにスムーズに実施できます。

食品を取り扱う場合、衛生上の理由によりICカードを露出したまま使用することは望ましくありません。顔認証を採用することで、ICカードを使用する必要がなくなります。また、ICカードを紛失するリスクも回避することができます。

顔認証なら、非接触・ハンズフリーでの入退室が可能となり、入退室の利便性が向上します。ICカードやスマートフォンのように入退室をするためのツールを持ち歩く必要もなく、暗証番号を覚えておく必要もありません。

顔認証にすることで、登録さえしてしまえば従業員の負担をほとんど無く導入することが可能です。また、入退室管理で問題になりやすい「共連れ」の発生も顔認証によって防げます。

安全性、利便性を兼ね備えているのが「顔認証」です。

入退室管理システムとは、人の出入りを管理するシステムのことで、カメラやICカードなどを利用して入退室する人を認証します。入退室を制限する役割だけでなく、いつ・誰が入退室をしたのかを記録して管理する役割も持ち合わせているのが特長です。

入退室管理システムを導入すれば、不法侵入を防げる、入退室を記録して勤怠管理システムと連携させることで労働状況を把握・管理できる、といったメリットを受けられます。利用方法によっては業務の効率化やセキュリティ性能の向上に繋げることができるため、これから導入を検討しようか悩んでいる方はぜひ前向きに検討してみることをおすすめします。

また、本記事でご紹介した「入退顔認証サービス」の導入もぜひ検討してみてください。

防げる点は多くの方が初めに思いつく入退室管理システムの利用方法でしょう。