迫る「電子取引データ保存」への対応義務。業務負荷を増やさない対応法はあるのか？

今年1月に改正法が施行された「電子帳簿保存法（以下「電帳法」）」は、国税関連書類の電子保存を認めることで、取引帳票類の受け渡し及び保存業務を効率化することを目的に成立しました。
この法律の条文によると「電子取引」とは、取引情報の授受を“電磁的方式”により行うことを指します(法2五)。そして、改正電帳法により“電子データのまま保存すること”が義務付けられた「電子取引データ」とは、電子メールの添付データはもちろん、オンライン上のデータ共有サービス、データ変換（EDI）システムなど、あらゆる電磁的方式でやり取りされた注文書、契約書、送り状、領収書、見積書、それらに準ずるものなど、取引帳票全般を指します。

ちなみに、PDFや表計算ソフトなど「帳票データ」の形でやり取りしたものだけではなく、ウェブサイト上に表示された領収書などの画面キャプチャ、FAXで送信された紙書類をペーパーレスFAXによって画像化したもの、スマートフォンの電子マネーアプリで支払った決済履歴なども、取引関連のものであれば「電子取引データ」に該当します。

ここで、電子取引データの保存とは何なのかをわかりやすく解説した動画をご覧ください。〔再生時間 2:01〕

冒頭で述べたように、宥恕期間が終了する2024年1月からは全ての事業者が、電子取引データを電子データのまま保存しなければなりません。その際、留意しなければならないのは、電子取引データの保存にあたり「真実性」と「可視性」を確保しなければならないという点。この2項目の条件^※について、わかりやすく解説した動画を見てみましょう。〔再生時間 2:41〕

現業が忙しい中でも、「電子取引データ保存」には2023年12月までに対応しなければなりません。
しかしながら、その「電子取引データ保存」にのみ対応した場合、むしろ業務効率が下がってしまう可能性があります。「ただでさえ忙しいのに、もっと・・・？」と不安に思われた方もいるのではないでしょうか？
なぜ「電子取引データ保存」に対応したのに業務効率が下がるのか・・・それは「電子データの帳票と紙の帳票が混在してしまうため」です。電子取引データ保存は説明した通り、「電子取引でやり取りした帳票を電子データのまま保存すること」ですが、これに対応しただけでは、紙でやり取りしている帳票は紙のままということです。これでは、いざ参照したいという場合に探すのに一苦労…といった事態が発生しそうです。

その解決策として、改正電帳法が定める「スキャナ保存」を活用し、保存が必要な紙帳票を全て電子データ化する方法があります。スキャナ保存に関しては、義務付けられていたタイムスタンプの付与も、訂正・削除の履歴とその内容が確認できるクラウドサービスなどを活用すれば、今回の法改正により不要になりました^※。
このやり方なら、これから受領する紙書類はもちろん、過去の帳票も電子データとして保存できるので、事業所内のペーパーレス化を一気に推進できるメリットがあります。電子取引データ保存への対応を機に、帳票類は全て電子データで管理する体制に切り替えてみてはいかがでしょうか。

一度に全帳票の電子化は業務全体の見直しが必要となりますし、少しハードルが高いと感じられるかもしれません。優先順位をつけて計画的に取り組まれる必要があるかと思います。お困りの際はお気軽にご相談ください。