働き方改革ニューノーマル時代の働き方改革 Vol.3 いつでもどこでも働ける環境整備

ニューノーマル時代の働き方改革 Vol.3 いつでもどこでも働ける環境整備

いつでもどこでもオフィスと同じ感覚で働ける環境を構築することにより、多様なワークスタイルの選択が可能になります。仕事の進め方から生産性まで、大きな変化をもたらす可能性があります。
いつでもどこでも働ける環境を整備するために何が必要か、まずはチェックリストで確認してみましょう。



いつでもどこでも働ける環境を
整備するためのチェックリスト

次に、いつでもどこでも働ける環境を整備するための課題を整理してみましょう。

A ワークスタイルの選択 
テレワークを始めたけど、
何かと不便なことばかり・・・

テレワークを始めたけど、 何かと不便なことばかり・・・

「なるべく出社せずとはいうけど、結局毎日会議で出社だなあ」
「テレワークを推進されているが、家では落ち着いて仕事ができない!」
「在宅勤務推進中。課員ひとりひとりに電話で連絡を取って、同じ話しをするのって効率が悪いな」
・・・など、こんなことってありませんか?

これらの状況を放置していると環境整備の遅れにつながり、以下のようなことが起こる可能性も……

  • 無理のあるテレワークでは効率が落ちてしまう
  • 働きにくい環境となり、社員が離れてしまう
  • 場所に縛られた働き方では優秀な人材が確保できない 

テレワークへの障壁が無くなったことは、働き方改革を進めていく上で大きな一歩となりました。しかしながら、実際の導入に関しては、まだまだ課題が多いのもまた事実です。こうした現状を打破するための一つの鍵と言えるのが、適切なコミュニケーションツールの選択です。どこにいても同じレベルのやりとりができるようになってこそ、真の働き方改革が実現できるのです。

時間や場所の制約を受けずに社内システムにアクセスし、社内外と円滑なコミュニケーションできる環境を構築できれば、フリーアドレスやサテライトオフィス、テレワークなど柔軟なワークスタイルの選択が可能になります。

時間や場所の制約を受けずに社内システムにアクセスし、社内外と円滑なコミュニケーションできる環境を構築できれば、フリーアドレスやサテライトオフィス、テレワークなど柔軟なワークスタイルの選択が可能になります。

B セキュリティ強化 
ウイルス感染や情報漏えいの
心配から解放されたい!

ウイルス感染や情報漏えいの 心配から解放されたい!

「社外のネットワークに接続したパソコンを、出社時に社内のネットワーク接続するのが不安」
「取引先の名前でメールが届いたけど、アドレスをよく見たら知らないドメインだ。何だろう」
「自宅で契約している光回線を使って会社へ接続。セキュリティは大丈夫だよね?」
・・・など、こんなことってありませんか?

これらの状況を放置していると環境整備の遅れにつながり、以下のようなことが起こる可能性も……

  • 会社の重要情報を盗み見られてしまう
  • 見覚えのないデータがダウンロードされている
  • 一切のデバイスが使用できなくなり、事業が継続できない

社内に限らず、さまざまな場所から会社のネットワークにアクセスすることが当たり前となってきましたが、ウイルス感染や情報漏えいの心配を抱えたままでは安心して業務にあたることはできません。万が一の状況を想定し、あらかじめセキュリティ対策を万全にしておくことは、社員の集中力を高め、ひいては仕事の質を向上することにもつながるのです。

社内外の業務時に、ウイルス感染や情報漏洩などの心配のない強固なセキュリティ環境が構築されていれば、従業員は安心して業務を行うことができます。また端末の盗難や紛失対策を行うことも重要です。

社内外の業務時に、ウイルス感染や情報漏洩などの心配のない強固なセキュリティ環境が構築されていれば、従業員は安心して業務を行うことができます。また端末の盗難や紛失対策を行うことも重要です。

C 文書の効率的管理・活用 必要な情報をすぐ見られないから、
結局仕事が進まない!

必要な情報をすぐ見られないから、 結局仕事が進まない!

「テレワークで一番困るのは、急きょ必要になった社内情報にアクセスできないこと」
「役割分担したはずが、重複して同じ仕事をしてしまっていた…もっと早く気付けたら」
「FAXで届いた注文書の履歴を閲覧したいけれど、会社に行かないと無理かな」
・・・など、こんなことってありませんか? 

これらの状況を放置していると環境整備の遅れにつながり、以下のようなことが起こる可能性も……

  • 電子化をしても、共有・活用が進まない
  • 無駄な業務が増え、不必要にコストがかかる
  • データ活用が進まず、新しいアイデアが生まれない

テレワークの課題としてよく言われるのが、文書の管理・活用の問題です。リモート会議にも慣れ、遠隔地同士でも人と人とのコミュニケーションに関してはだいぶスムーズなやりとりが可能になってきていますが、会社で管理している文書へのアクセスについてはまだまだそう簡単にはいきません。ドキュメントを見るためだけにわざわざ出社して・・・というようなことも起こっているのが現状です。

社内文書を電子化してクラウド上で共有することができれば、時間や場所を選ばず活用できるようになります。また、システム化によって管理にかかる手間とコストの削減にも寄与します。

社内文書を電子化してクラウド上で共有することができれば、時間や場所を選ばず活用できるようになります。また、システム化によって管理にかかる手間とコストの削減にも寄与します。

D 申請・承認のシステム化 承認を取るために業務が
滞るって、本末転倒・・・

承認を取るために業務が 滞るって、本末転倒・・・

「稟議書に押印もらうためだけに出社するって?」
「電子決裁になったが、紙がPDFに変わって電子印鑑を押してるだけでどっかで滞る」
「どこの段階で決裁が止まっているかわからないので、追跡するのが難題」
・・・など、こんなことってありませんか?

これらの状況を放置していると環境整備の遅れにつながり、以下のようなことが起こる可能性も……

  • 押印出勤で無駄なコストが発生してしまう
  • 承認業務のために、重要業務が後回しになる
  • 印鑑を悪用されることも 

課長から部長へ、部長から取締役へとゆっくり進んでいく、日本企業ならではの申請・承認のフロー。結局のところ、ここを今の時代に即したものに改善しないことには、真の働き方改革は実現できません。上司が不在もしくはメールを見るのが遅れたというだけですぐに申請がストップしてしまう悪しき慣習は、テレワークの時代にあっては余計に足かせになるのです。

紙での申請業務や決裁承認を見直して、電子化された申請・承認フローを構築すれば、上司の外出中やテレワーク時でも、遅滞なく業務を進めることができます。

紙での申請業務や決裁承認を見直して、電子化された申請・承認フローを構築すれば、上司の外出中やテレワーク時でも、遅滞なく業務を進めることができます。



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