次に、生産性の高い仕事を進めるための課題を整理してみましょう。

「急に頼まれた仕事、書類が会社の引き出しの中だ。書類を確認するためだけに会社に行くの？」
「Aさんが持っているデータを見せてもらいたいのに、終日外出で連絡がとれない。」
「外出時、パソコン紛失リスクのため持ち出せるデータが限定されている。」
……など、こんなことってありませんか？

これらの状況を放置していると生産性の低下につながり、以下のようなことが起こる可能性も……

新型コロナの感染拡大で在宅勤務も増える中、
「社外からはファイルサーバーにアクセスできない」
「サーバーにはつながるけど、アクセス集中でダウンロードに時間がかかる」
といったことも起こっています。

一つの業務をこなすために複数のファイルを参照する必要があることを考えても、社内のあらゆるデータを一元管理し、スムーズにアクセスできる環境づくりが急務となっています。

個人や組織によって蓄積された情報を共有することができれば、仕事の質・量の向上と時間短縮につながります。

「突然の顧客からのクレーム！？ どこでコミュニケーション漏れが起きたのかわからない。」
「オンライン会議は慣れてきたけど、用件がないとコミュニケーションをとれない。」
「あの人にメールで連絡したけど返事がないな……急いでるんだけど。」
……など、こんなことってありませんか？

これらの状況を放置していると生産性の低下につながり、以下のようなことが起こる可能性も……

コロナ禍で急速にテレワークが浸透する一方で、従業員同士のコミュニケーション不足が問題視されています。
出社すれば雑談も生まれ、自ずと社内コミュニケーションも取れますが、そうした機会が減れば報・連・相もついつい滞りがちになってしまうのです。
こういう時代だからこそ、積極的にコミュニケーションを取ろうという意識改革が重要であり、そのためのツールの重要性も高まっていると言えるでしょう。

いつでも、誰とでも意見交換やアイデア出しができる環境があれば、チーム内のコミュニケーションは向上し、生産性も向上します。

「面倒だとは思っているけどこれって普通なの！？原因がどこにあるのかわからない」
「この仕事は職人のAさんが専任だ！でも、休業含め不在になったらどうなるの。。。」
「少ない人数で仕事は増えるばかり。。。改善に手をつける暇もない」
……など、こんなことってありませんか？

これらの状況を放置していると生産性の低下につながり、以下のようなことが起こる可能性も……

効果的な業務改善を目指すなら、いきなり目に見えている課題に取り組むのではなく、誰が・いつ・どこで・何を・どのような順序で行っているのか、まずは業務の全体像を把握することが先決です。

そうすることで、どんな業務に負荷がかかっているのか、各作業の因果関係や関連性も見えてきますし、改革のための気付きも得られやすくなります。根本原因を掴まないかぎり、対応策も検討できないのです。

既存業務を見える化し棚卸することは、ムダな業務の排除や自動化・ロボット化によるIT活用につながります。また業務の効率化を円滑に進めることもできます。

「すぐ内容を確認したいからFAXにしていたけど、在宅だと会社に届くFAXが見れない。」
「会議のたびに全部の資料を印刷して配布しているけど、在宅の人の分はどうしよう。」
「スキャンしてデータにすると、紙と同じように加筆・修正ができず業務ができない。」
……など、こんなことってありませんか？

これらの状況を放置していると生産性の低下につながり、以下のようなことが起こる可能性も……

テレワークを始めてみたものの、「資料が手元にない」「書庫に紙で保管されたデータしかない」など、書類にまつわる不都合に直面した方が多いのでは。

カメラやPC、プリンタなどのデバイスを整備することだけが、テレワークの準備ではありません。自宅でもオフィスと同じように違和感なく仕事ができる環境を用意するには、紙文書を前提としたこれまでの業務体制を大きく見直す必要があるのです。

紙文書やFAX受信を検索可能な電子データにして共有しておけば、場所を選ばずに入手が可能となり、検索・再利用がスムーズに行えます。