成果につながりやすいWebサイトを実現するための提案依頼書とは？作り方とポイントを解説
Webサイトの制作やリニューアルをWeb制作会社に依頼するとき、必要不可欠とも言えるのが提案依頼書です。
この記事では提案依頼書の概要やメリット、記載する項目をわかりやすくご説明します。あわせて、提案依頼書のサンプルとともに、成果につながる提案依頼書を作成するポイントをご紹介しています。
提案依頼書（RFP）とは
提案依頼書とは、Web制作会社へWebサイトの作成やリニューアルを依頼する際に、依頼の内容をまとめて伝えるための書類です。英語表記である「Request for Proposal」の頭文字から、「RFP」と呼ばれるケースもあります。
提案依頼書は、複数のWeb制作会社を比較する際にも用いられます。候補となるWeb制作会社に同じ内容の提案依頼書を送り、各会社の提案を比較する……という流れです。
提案依頼書のメリット
提案依頼書を作成するメリットを、発注者側と受注者側、それぞれの視点からご紹介します。
発注者側のメリット
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要件を明確に伝えられる
発注者側にとって、提案依頼書を作成する最大のメリットは、Web制作会社に要件を漏れなく・明確に伝えられることにあります。また、要件をまとめて文書化することで、コミュニケーションエラーなどによる認識の齟齬を防止できるのもポイントです。
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複数のWeb制作会社に対して、効率的に提案を依頼できる
提案依頼書を一度作成すれば、複数のWeb制作会社へ要件を伝える際のコミュニケーションが省力化できます。加えて、Web制作会社に伝える要件を統一することで、それぞれの提案を同じ評価基準で比較できるのもメリットです。
受注者側のメリット
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要件のヒアリングにかかる工数を削減できる
発注者へのヒアリングにかかるミーティングや書類作成などの工数を削減できるのは、受注者側にとってもメリットです。
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発注者の要望に沿った提案ができる
提案依頼書があることで、受注者は、発注者の要望を正確に把握できるようになります。その要望を踏まえたうえで、発注者・受注者のどちらも納得する形での提案が可能になる点もメリットです。
提案依頼書とRFIの違い
提案依頼書と似たような役割の書類に、「RFI（Request for Information ＝ 情報依頼書）」があります。以下で、提案依頼書とRFIの違いを確認しておきましょう。
前述のとおり提案依頼書は、発注を検討しているWeb制作会社に依頼の要件を伝えるための書類です。そして一方のRFIは、Web制作会社に、会社情報や取り扱っている製品・技術といった情報を提示するように求めるときに用いられます。
提案依頼書がWeb制作会社に提案を依頼するのに対して、RFIで求めているのはあくまで情報の提示のみです。RFIはWeb制作会社を比較する1段階前の、情報収集のために用いる書類と捉えておくと良いでしょう。
提案依頼書に記載する内容
ここからは、提案依頼書に記載する具体的な内容をご紹介します。
依頼の概要
まずは、依頼の概要をまとめます。プロジェクト名やWebサイトのURLを記載したうえで、以下の6つの項目を押さえておきましょう。
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1依頼の背景や抱えている課題
自社Webサイトの制作・リニューアルを依頼するに至った背景をまとめます。この項目は提案依頼書においてもっとも重要になるため、可能なかぎり詳細に記載したいところです。
例えば、自社Webサイトを通してどのようなことを実現したいのか、現状のWebサイトにどのような課題を感じているのか……といった背景を、具体的にまとめると良いでしょう。
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2プロジェクトのゴール
プロジェクトのゴールを記載します。ここでのポイントは、「自社Webサイトがどのような状態になればプロジェクトが完了したと言えるか」を明確にすることです。KPI／KGIを定義する、と言い換えることもできるでしょう。
ゴールの具体例としては、次のようなものが挙げられます。
- 自社Webサイトのデザインを改善し、○○機能と○○機能を実装
- 検索エンジンから流入したユーザーの滞在率が○○％向上
- 自社Webサイトを通したサービスの問い合わせが○○件増加
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3予算や納期
プロジェクトの予算と納期です。上限とする費用や、自社Webサイトの公開希望日を記載しましょう。
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4自社Webサイトの機能要件や具体的な要望
Web制作会社に依頼したい業務の内容・範囲を記載します。デザインのみを依頼するのか、コーディングまで含めるのか、Webサイトにどのような機能を追加したいのか……など、具体的な要望を記載しましょう。
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5提案を依頼したい項目
概要とWebサイトの要件をまとめたら、次はWeb制作会社から提案してもらいたい項目を記載します。要件によって項目は異なりますが、例としては次のようなものが挙げられるでしょう。
- プロジェクトの企画書
- プロジェクト体制
- 現在のWebサイト分析、考察
- スケジュール
- Webサイトのデザイン
- 見積もり
- Webサイトの構造
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6自社Webサイトの動作環境や、法務に関する項目
こちらの項目はあくまで補足であり、提案依頼書に必須というわけではありません。必要に応じて、使用しているドメインやサーバー、システム上の制約条件、契約書に関する要望などを記載します。
提案依頼書のサンプル
以下に、ここまでの内容を踏まえて作成した、Webサイトのリニューアルにおける提案依頼書のサンプルを掲載します。
1.プロジェクトの概要
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1.1プロジェクト名
企業サイトリニューアル
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1.2サイトURL
http://○○.jp
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1.3リニューアルに至った背景
新規顧客の獲得に向けて、上記サイトを通した問い合わせを増加させたいと考えています。
現状抱えている、次の課題を解決できる提案を希望します。
- 直帰率が70％を超えており、流入からリード獲得までの流れが機能していない
- サービス紹介ページへの遷移率に加えて、当該ページのコンバージョン率も低水準にとどまっている
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1.4プロジェクトのゴール
- 直帰率を60％以下に抑える
- コンバージョン率を2％まで増加
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1.5予算
300万円
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1.6希望スケジュール
○○年○月○○時までにサイトを公開
2.要望
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2.1制作を依頼する範囲
- TOPページのデザイン
- サービス紹介ページのコンテンツ作成（計3ページ）
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2.2制作していただくコンテンツ
- 文章およびページに掲載する写真
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2.3参考サイト
http://○○.jp
http://○○○.jp
http://○○.jp/service
3.提案を依頼する項目
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3.1プロジェクトの企画書
プロジェクトの概要をまとめた企画書をご提出ください。
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3.2Webサイトのデザイン案
パソコンとスマートフォンでWebサイトを表示した際のイメージをご提案ください。
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3.3サービス紹介ページのコンテンツ案
サービス紹介ページに掲載するコンテンツの案をご提案ください。
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3.4プロジェクト体制
体制図の形でプロジェクト体制をお教えください。
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3.5スケジュール
○○年○月○○時の公開に向けた、各工程のスケジュールをお知らせください。
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3.6見積もり
デザインとコンテンツ作成、それぞれのお見積りをお願いします。
コンテンツ作成では、文章・画像などの内訳を含めた、1ページごとの詳細をご記載ください。
成果につながる提案依頼書を作成するポイント
記事の最後に、まとまった提案依頼書を作成するためのポイントを2つご紹介します。上記のサンプルを参照しながら、詳細を確認していきましょう。
1.簡潔な表現でわかりやすく記載する
提案依頼書は、あくまでWeb制作会社に要望を伝えるための書類です。形式的な表現や、専門用語を無理に使う必要はありません。見栄えなどは気にせず、できるかぎりわかりやすく記載することを心がけましょう。
2.提案依頼書を作成する前に、現状や課題を明確にしておく
現状や課題がしっかりと把握できていなければ、提案依頼書の内容もぼやけてしまいます。まずは提案依頼書を書くための下準備として、「どのような目的を達成するために、どのようなものを求めているのか」を言語化しておきましょう。
そのためには、まず自社Webサイトに関するデータの収集が必要不可欠です。例えば先ほどのサンプルでは、直帰率・遷移率・コンバージョンといった定量的な指標をもとに、課題とその解決策やKPIを定義しています。
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まとめ
今回は提案依頼書の概要や、記載する項目についてご紹介しました。提案依頼書は作成に多少の時間がかかるものの、複数のWeb制作業者を比較する際には、ぜひ用意しておきたい書類です。
今回の記事を、ぜひ成果につながる提案依頼書づくりの参考にしていただければ幸いです。
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