業種：販売業 ｜従業員数：4,528名（単独）｜ 成果：電子帳簿保存法、業務効率の向上・安定稼働、コスト削減

取引書類を数多く扱うからこそ、 社内の旗振り役として電子化を推進
キヤノンマーケティングジャパングループにおいて、キヤノン製品以外の取引を一手に担う調達本部と、決算までの一連の業務を担当する経理本部。膨大な取引書類を扱うこの２つの部署が電子帳簿保存法の改正時に取り組んだのは、法対応だけでなく、その先の業務の効率化、社員の働き方の質向上でした。法対応に負荷を感じるすべてのオフィスに、 DigitalWork Accelerator 電子取引管理サービスを用いた取引書類のスマートな一元管理と、業務改善のコツをお伝えします。

2022年の電子帳簿保存法の改正を経て、2024年から取引関係書類をデータで授受した場合は電子保存することが義務化されました。コロナ禍でリモートワークが広がる中でのこの法改正はスムーズに受け入れられ、また経理本部と調達本部においては紙文書も含めた電子保管を推し進める追い風になったといいます。

「当時は、出社した際にリモートワーク中に溜まった書類を印刷してファイリングする作業に多くの時間を取られていました。自宅ではできない作業とはいえ、せっかくの出社日をファイリングに費やしてしまうのは有益とはいえません。働き方の質を高める意味でも、紙文書からの脱却と電子化による一元管理を推進する必要がありました」と調達本部藤原氏は切迫した状況にあったことを語ります。

紙文書の管理負荷は、経理本部でも大きかったと御手洗氏。「一番の課題は、“10万枚の紙の会計伝票”でした。各部門が発伝した紙伝票が経理本部の伝票箱に集まります。それを会計課が日々ダンボールいっぱいに入れて地下のメール室まで運び、委託業者を介して外部倉庫に送っていました。コロナ禍でも必ず一人は出社して紙文書を移送しなければなりませんでしたので、ペーパーレス化は業務効率化の観点でも重要でした」。

電子帳簿保存法の宥恕期間が終わる前に余裕をもって法対応したいと、いち早く取り組んだのは調達本部でした。全社的なファイルサーバーであるSharePointを使って2022年6月頃から電子保管を段階的にスタートさせましたが、思わぬところで不満が噴出します。

「SharePointは訂正削除の履歴を残すことができないツールですし、検索のためのインデックス機能も十分とはいえません。そのため電帳法の要件である履歴管理と検索性確保のために、別途Excelで台帳を作成して管理する必要がありました。いざ運用を始めてみると、この台帳に書き込むというひと手間に煩雑さを感じましたし、フォルダ管理は属人的で保管ルールの徹底が難しく履歴管理の完全性にも不安が残りました。次第に、専用のシステムを使いたいという声が部内で挙がるようになりました。ちょうどその頃、自社サービスであるDigitalWork Accelerator 電子取引管理サービスの紹介をうけました」と調達本部大西氏。

調達本部、経理本部ともにポイントとして大きかったのは、DigitalWork Accelerator 電子取引管理サービスを利用することにより、電子帳簿保存法の要件に則って書類を保管できることでした。「SharePointでの運用には、書類をアップロードする、次に台帳管理するという2つの工程が必要でしたが、DigitalWork Accelerator 電子取引管理サービスなら一度に済むようになります。書類とインデックス情報の変更履歴が確実に残り、改ざん、削除ができないので不安もありません。書類をDigitalWork Accelerator 電子取引管理サービス上でプレビューしながら、入力した情報や金額をチェックして確定できるので、保管や検索の精度も高まることが期待できました」と調達本部藤原氏。

経理本部御手洗氏は、紙文書にまつわる作業を一掃するために、スキャナ保存の要件も重要だったといいます。「我われはDigitalWork Accelerator電子取引管理サービスの導入が決まったタイミングで、紙文書と電子書類の両方を、電子データで一元管理する方針を打ち出しました。スキャナ保存の要件チェックロジックを持っているDigitalWork Accelerator 電子取引管理サービスは、それをスムーズに実現できることが見込めました」。

さらに経理本部は導入前の一年間、DigitalWork Accelerator 電子取引管理サービスの開発担当と証憑の保管方法の改善にも取り組みました。「元々の仕様は、1レコード1証憑の保管方法だったのですが、会計業務においては伝票 1つに対し複数の証憑の保管が必要になります。そのためDig italWork Accelerator 電子取引管理サービスでは、1レコードに対し複数の書類を登録できるようにしてほしいと要望しました。この機能追加により、メイン書類に対して複数の付帯書類を関連付けて保管できるようになりました」。こうした綿密な下準備を経て、2024年1月の導入時にはグループ会社9社で運用を開始しました。

ペーパーレス化による働き方の質の向上、保管スペース・費用の削減を達成した調達本部と経理本部では、 DigitalWork Accelerator 電子取引管理サービスの機能を利用した新たな改革も続々と進行中です。

経理本部は基幹システムとの連携をまず重視しました「。DigitalWork Accelerator 電子取引管理サービスには会計システムと連携しインデックス情報を予め登録しておく機能があります。先行して登録されたインデックスに必要な書類がアップされているかを確認できるので、未登録の書類が一目瞭然となりました」。

毎月の伝票チェックの時間も短縮されました「。従来は伝票チェックのために倉庫から伝票を取り寄せるために時間を要していましたが、今はDigitalWork Accelerator 電子取引管理サービス上の検索で済むので大幅に短縮されました。会計伝票チェック自体も対象の伝票とインデックスを一画面で確認できますし、関連証憑も同時に判断できます」。

調達本部では、DigitalWork Accelerator 電子取引管理サービスのオプションであるアップロードツールを活用し保管業務の効率化を図っています「。仕入先から納期回答ファイルが1日に約150～200件ほど届きます。この量を毎日保管するとなると多くの時間がかかるため、効率化できないか相談したところアップロードツールの提案がありました。具体的には、納期回答ファイルの名前をインデックス項目にし、アップロードツールを使ってDigitalWork Accelerator 電子取引管理サービスに保管します。アップロードツールを使えば、1度に大量の納期回答ファイルを保管でき、かつインデックス情報も自動で登録されるため手入力を省くことができ、とても効率的に保管ができています。なお、納期回答ファイルの名前変更は RPAを利用することで更に効率化を図っています」。