わずらわしい経費の精算をシステム化することで
転記ミスをなくし照合・集計作業の手間を削減 
株式会社 高麗貿易ジャパン様



業種:卸売・小売  |  従業員数:300~999名  | 成果:業務効率の向上、コスト削減

急務となる電子化対応の一環として
経費精算システムを導入した株式会社高麗貿易ジャパン

DX(デジタルトランスフォーメーション)が進み、紙文書でのやりとりが減りつつある今。しかし、電子化を本格導入するには、制度上さまざまな足かせがあり、これが障壁となってなかなかペーパーレスに踏み切れない企業が多いのもまた事実でした。そんな中、2022年1月に予定される電子帳簿保存法改正で電子データ保存の利便性が大幅に向上。税務署による事前承認が不要となり、原本もスキャン後にすぐ破棄することが可能になります。こうしたこともふまえ、かねてから課題を感じていた手入力での経費精算をやめ、システム導入を図ったのが、今回ご登場いただく株式会社高麗貿易ジャパンです。ミスをなくし、作業にかかる時間や手間も削減した同社の金氏・黄氏に導入背景や選定理由、導入後の効果などについて詳しく伺いました。

導入背景「経費精算業務の効率化、今後の鍵となる“ペーパーレス化”」

管理部 課長 黄 鉉太氏

現場と管理部の双方でルーティンの精算業務が大きな負荷に

1985年に大阪事務所を開設し、日本でのビジネスをスタート。卸売や外食チェーン、通販など、さまざまな形で韓国の食文化を伝え続けるのが、株式会社高麗貿易ジャパンです。飲食を中心に多岐にわたる事業を展開し、運営するお店も20店舗を超える同社では、経費の処理に関して改善すべき課題を抱えていました。同社管理部の金氏が語ります。「各部門においては、通常業務が繁忙を極める中、領収書を台紙に貼り付け、一枚一枚出金伝票に記載する作業が大きな負担となっていました。

管理部 リーダー 金 男炫氏

毎月重くのしかかる経費の照合・集計作業

また、それらを集計する私たち管理部においては、くせ字で解読困難な場合も多く、転記ミスや原本糊付けが雑で照合が大変であること、なかなか提出期日を守ってもらえず、毎月集計作業に多くの時間と人手を費やさなければならないことなどが負担でした。金額が合わなかったり、領収書そのものがない場合などに電話で行う確認作業も非常に手間となっていました」。

 

02 選定理由作業時間や手間の削減につながるのはもちろん
営業の方のきめ細やかな対応も決め手に

台紙に糊付けしていた原本はそのままファイルに保管するだけに。
(来年から電子帳簿保存法改正で保管も不要)

経費の精算は、毎月必ずやらなければならないルーティン作業。集計にかかる無駄な時間を早急に解消したいと考えていた同社に、思わぬ形で光が差し込みます。管理部で課長を務める黄氏が語ります。「使っていた他社製の複合機のリースが切れることになり、よく営業に来てくださっていたキヤノンさんにご相談しました。その際、業務のペーパーレス化やどうやったら経費精算を効率化できるかということも併せてお尋ねしたところ、複合機とともにご提案いただいたのが『uniFLOW Onlineの「楽楽精算」連携機能』でした」。

選定理由は、機能性と対応力への信頼

経費精算の切り札として提案された『uniFLOW Onlineの「楽楽精算」連携機能』。選んだ決め手は、いったいどこにあったのでしょう。「機能面での優位性として、まず大きかったのが、複合機の原稿台に領収書を並べるだけで最大10枚まで一括で送信できる点です。領収書が溜まっていても1枚1枚作業を行う必要がなく、しかもランダムに配置しても正確に読みとってもらえるのには驚きでした。また、OCRで日付/金額/取引先データが自動的に転記される点もメリットでした。「楽楽精算」内に表示されるプレビュー画像と照らし合わせて転記内容に間違いがないかを確認するだけでよいので、わざわざ1項目ずつ入力する必要がなく効率的だと感じました。そして、もう一つ決め手となったのが、営業の方の対応力です。デモを含め、弊社の視点に立って課題と解決策をわかりやすくプレゼンテーションしていただいたこと、スキャンからデータの収納先まで全て自動的にできることをトータル提案していただけたことなど、きめ細かい対応に信頼が置けたことも大きな選定理由になりました」

03 導入後の成果ミスがなくなり、照合・集計の手間を削減できたのが何より大きい 

現場・管理部双方で優れた導入効果を発揮

「慣れない作業なので最初は心配でしたが、現場もすぐに順応しました。現場の手間は従来比で9割ぐらい削減できたのではないでしょうか」と黄氏。また金氏はその具体的な内容について「複合機からのスキャン以外にも領収書の枚数が少ない時にはスマートフォンでレシートの写真を撮ってアプリから申請することもできますし、レシートを送ってもらえれば本部のほうでスキャン対応します。いずれにしても、OCRにより自動で転記されるぶん、細かいミスが無くなりましたし、以前は各店舗の店長がみんなのぶんをまとめて申請し、戻ってきたお金の振り分けも店長側で行わなければならなかったのですが、請求した金額は個人口座にそのまま振り込めるようになったので、そうした点も改善できました」と語ってくれました。ミスがなくなったことで管理部のチェックの手間も大きく削減できたということで、以前は二人で対応にあたっていた照合・集計業務も今では金氏だけで十分対応できるといいます。

04 今後の展開名刺のデータ化をはじめ引き続き変革を続けていく予定

左から黄 鉉太氏、金 男炫氏、川角 茂樹氏(執行役員 管理本部長)

領収書同様、今後は名刺もデータ化して管理

「「楽楽精算」連携の他に、社内に蓄積された名刺情報をデータ化し、DM発行など営業活動に活用する方法についてもご相談し、DocumentNavigatorとやさしく名刺ファイリングPRO、SFAを連携させたシステムを提案いただき採用しました。まだまだ本格稼働はこれからですが、商品・イベントの紹介やゴルフコンペのお誘いなどさまざまな形で活用することで、集客面でも効果が出るものと期待しています」と語る黄氏。

代表取締役社長 朴 良基氏

パートナーとして今後も積極的な提案を期待

また、今後キヤノンに期待することとして「社内にIT管理者がいない中、なかなか世の中に合わせた社内ネットワークIT環境の構築・取り組みができていない状態となっております。特にIT分野に対してどういったものが必要なのか、まずは何から取り組むべきか等、今後も引き続き弊社の目線に立った総合的な提案・継続的な情報提供を望んでいます」と金氏。そして最後に、社長の朴氏が「コロナ禍で大きなダメージを受けましたが、これを逆に次のステージへ行くためのチャンスと捉え、来るべき時に向けた準備を進めているところです」と締めてくれました。食を通じて日韓の架け橋を担う同社の今後の取り組みに注目です。

株式会社 高麗貿易ジャパン様

事業内容 : 外食事業、貿易、卸・小売業

従業員数: 745名

所在地:大阪市中央区北浜1-5-10 KOTI 北浜ビル

設 立:1985年8月

資本金:5,000万円

令和3年9月末現在



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