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User Story_04ファクス履歴管理による
応対品質の向上

業務部 D原さん
業務部でさまざまな取引先との受発注業務を担当。入社後に初めてファクスを操作した若手だが、
熱心に業務を習得し、今や社内の評価は高い。だが取引先からはまだ信頼を得られていない様子……
その理由は非効率なワークフローにあった。
［課題］
ファクス送信文書、通信管理レポートなどのエビデンスを、すべて紙文書で保管している
取引先から問い合わせが入った際、必要なエビデンスをすぐ検索できず、顧客対応に遅れが生じている
大量の紙文書に、保管スペース・コストを要している

［解決策］ファクス送信文書・履歴の電子化で、受発注業務を効率化。

「必要な書類を探すにも、大量の書類を整理するにも、
とにかく時間が掛かるんです。」

D原さんの悩みを聞くと、管理部のA山さんは得意げにimageRUNNER ADVANCEを指差し、「ファクス送信文書の電子化」に着手した。
まず、送信したファクスは、自動で画像化して保存。日付や取引先ごとにデータの保存先を自動振り分けしてくれるので、必要な情報を素早く検索できる。
さらに、ファクス送信／受信の履歴情報も電子化。MEAPアプリケーションの使用で、受信ファクスの管理も整然と行えるようになり、受信文書の電子化から、ファイル名の付与、保存先の振り分けまでを自動化。
受発注データの保存・閲覧を、パソコンで一元管理できるようになった。
これまでファクスや書類棚の間を駆け回っていたD原さんは「取引先からの問い合わせに、素早く回答できるようになりました」とデスクに座りながらキーボートを打つ指を走らせた。

［関連機能紹介］送信ファクスを履歴として指定保管先に残せる
「ファクス送信画像の自動保存」

送信したファクス文書のスキャン画像を、指定したアドバンスドボックスやファイルサーバーに自動的に保存。送信内容を履歴として保存できます。文書は、日付や送信元情報ごとにフォルダーを自動作成して振り分け、ファイル名には送信日時、受付番号などを自動的に付加します。

管理負荷を低減する
「通信管理レポートの電子化」

送信／受信の履歴情報である通信管理レポートをプリントするだけでなく、CSVファイルに電子化してパソコンで管理し、手軽に編集・加工することができます。管理負荷を低減し、スムーズな履歴確認により問い合わせなどにも迅速に対応。また、プリントする際には最大2000件までを指定して一括出力が可能です。紙で保管する際の手間も軽減します。

受信ファクスを自動で簡単に整理できる
「せいとんファクス for MEAP ADVANCE」※

imageRUNNER ADVANCEで受信したファクス文書を、電子ファイル化し保存します。保存する際に、登録名称・ファクス番号・受信年月日・受信日・宛先表名・回線のフォルダーを自動的に生成し、振り分けます。しかもファイル名も自動付与でき、簡単にファクス受信文書を整理することが可能。受信ファクスの電子化環境を簡単に構築することが可能です。

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