医療の現場では電子カルテの導入が進んでいるものの、すべての病院で利用されているわけではない。導入コストや実作業等の理由により、まだ電子カルテに移行できていない病院もあるのだ。

Tさんが勤務する病院も、そのうちのひとつ。電子カルテへの移行準備は着々と進められているが、現場ではまだ紙の書類を扱っているという。病棟勤務のTさんの場合、毎日医師から渡される”指示書”に従って処置を行なうとのこと。書類自体はPCで作成されるのだが、現場で確認しながら利用するため紙に出力して使っている。

「指示書は絶対になくしちゃダメなんですよ。もし見つからなかったら、机の上のものを全部ひっくり返してでも出てくるまで探します。これまでにも実際に、そんなことが何度かありまして……（苦笑）。大変なのは、連休前ですね。たとえばゴールデンウィーク前だと、5日ぶんの指示書がまとめて出てきます。紙の厚さで10センチ以上にもなるんですよね」

毎日、指示書の扱いには細心の注意を払っているというTさん。今回のモニター企画で「DR-C225II」が届いたのをきっかけに、病院から許可を得た上で、試験的に指示書をスキャンしてみたという。

「ページの両面を取り込めるなんて、知りませんでしたよ。こんなにコンパクトなのに、スキャンがとても早くてビックリしました。ソフトの使い方も簡単で、難しそうな雰囲気がないのがいいですね」

タブレットからアプリを使って、大量の指示書をスキャンしたTさん。現場ではタブレットで指示の内容を確認できるようになり、書類を紛失する心配がなくなった。またページが大量にある場合でも、パソコンで「CaptureOnTouch」を使用してスキャンしておけば、キーワード検索から目的のページを見つけられるようになり、作業効率は大幅に向上したようだ。

紙のカルテは機密文書であるため個人の判断ではスキャンできないものの、差支えのない範囲でスキャンしておきたい文書がたくさんあるとTさんは語る。たとえば患者さんからもらった手紙について。入院中、あるいは退院した患者さんから手紙をもらことがあるそうなのだが、もらった手紙をカルテにまとめてもいいのか迷うことがある。

「先生によっては、保管しないこともあるみたいですけどね。ただ、医療の現場では患者さんとの関係がとても大切なので、コミュニケーションのために取っておくという考えもあると思うんですよ。そのときの患者さんの状態を知ることもできますし」

現在はまだ患者さんからの手紙をスキャンしてはいないとのことだが、将来的には資料として、あるいは思い出として取っておきたいという。

職歴の長いTさんは、新人の研修や指導も行っている。資料はPCを使って自分で作ったり、既存のものを使っているそうだ。紙の資料として残しているものもあったのだが、「DR-C225II」を使ってすべてデジタル化したことで、管理や検索が非常に楽になったと話してくれた。

「ケアの内容をまとめた資料があるのですが、それを使いながら新人の教育を行います。以前は紙をまとめたファイリングケースから目的の資料を探すのに時間がかかっていたのですが、資料を電子化したことで、ラクに取り出せるようになりました。これは紙にプリントして使っているんですけど、そのとき気付いたことを資料に直接メモして、自分用にスキャンして残しています」

手書きのメモをきれいに取り込めるのか不安があったものの、文字がかすれることもなく、しっかり読み取れるレベルでスキャンできたとTさん。メモを書き込んだ資料を院内で使っている共有フォルダーに保存することで、ほかのスタッフとの情報共有もスムーズに行なえるようになった。

いまでこそ新人を教育する立場となったTさんだが、自分が新人だったころに「DR-C225II」があればよかったと話してくれた。

「昔は勉強用の資料が、段ボール箱で3箱分くらいありました。教科書も多く、30冊以上はありましたね……。置き場所に困ったのでもう処分してしまいましたが、今にして思えば取っておけばよかったと少し後悔しています。自分が新人だったころに苦手だった部分やつまずいたところがわかりますから。その時に『DR-C225II』があれば、確実にデータで保管しておきましたね」

ベテランとなったいまでも、Tさんは勉強熱心だ。たとえば治療のための新薬が発表されると、院内の薬剤師に頼んで資料を取り寄せているという。実際の現場では使われないこともあるのだが、入手した資料はちゃんと保管しているというのだ。これらの資料を「DR-C225II」で電子化すれば保管に場所を取られることもなく、いつでもPCやタブレットから参照できる、そうTさんは語ってくれた。

業務の現場で使う資料には機密性が高いものや、蓄積することで利用価値が上がるものもある。大切な資料だからこそ、「DR-C225II」を使って確実に保管しておきたい。