Kさんは大病院に勤める20代の看護師。Kさんの病院にも、近年より電子カルテが導入され、どんどんデジタル化が進んでいるという。そんな環境とは裏腹に、ナースステーションの裏側は依然としてアナログなようだ。患者さんの病状経過報告書や病棟会の議事録、連絡ノートなどすべての紙資料を保管しているのだが、最近では棚に収まりきらず、あちらこちらに散乱してしまっているらしい。

そんなKさんがDR-C225IIを実際に職場で使ってみたところ、棚に収納し切れなかった資料を劇的に減らすことができたとのこと。

ナースステーションの大掃除は年に2回程度あるのだが、どの資料が大事なものか、捨ててしまっていいものか判断できず、結局いつまでたっても資料は減らないらしい。

「すごく古い資料もとってあるんですよ。文字が薄くなって読めないものもあったり。だからといって、勝手に捨ててしまっても責任をとれないですから…それだったら、そのままそっとしておくのが一番だとみんな思っていますね（苦笑）。なかば伝統みたいになっています。」

今回、こういった捨てるに捨てられなかった資料をDR-C225IIでスキャンし、古いものは思い切って処分してしまったという。「はじめは、スキャンするのがちょっと面倒だな…と思っていましたが、複数枚の資料を一枚ずつ素早く読み取ってくれるので、仕事と同時進行でスキャン作業を進められました。その上、スキャンのスピードもかなり速くて、1日でファイル5冊分くらいの資料をデータに移行できてしまいました」

また、Kさんが資料のデジタル化による大きなメリットの1つとして挙げるのが、キーワードによる検索機能が使えるという点だ。プリンターで出力したり、FAXで届いた文章であればほぼ認識されるため、かなり役立っているという。

「今まで資料を探すときは、まずみんなに最近見かけてないか聞いてまわっていたんです。とにかく膨大な量のファイルがあるので……いつも資料を見つけるまで、10分くらいかかっていたのですが、キーワードで検索すれば10秒もかからなくて驚きました」

さらにKさんは、DR-C225IIを使って勉強会の資料をクラウドにアップロードし、同僚と共有できるようにしたという。Kさんの勤める病院では勉強会が月に1回のペースで開催され、そのほか院外の勉強会に参加することもあるそうだ。1回の勉強会で配られる紙の量は2～3枚程度だが、なかなか処分することができず、気づかない間に部屋の棚の大半を占領してしまっているらしい。

はじめは、いつでも見られるようにと、これらの資料をスキャンして標準付属のスキャンソフト「CaptureOnTouch」でDropboxに直接アップロードし始めたのだという（CaptureOnTouch はDropboxの他に、GoogleドキュメントやEvernoteなどのクラウドサービスと連携している）。「そんな時、この前の勉強会でもらった資料を見せてほしいと同僚に言われたんです。DropboxにアップロードしたファイルのURLを送って共有してみたところ、すごく簡単でびっくりしてしまいました。」

それからは、せっかく得た知識はぜひ共有したいからと、「勉強会」フォルダを作り、同僚と資料を共有するようにしているという。

「私の病院では、勤務2年目に差し掛かるとき、勉強会や研修、自己学習などの資料をまとめて自分の成長をプレゼンする機会があるんです。その資料を探したりまとめたりする作業がすごく大変で。でも、スキャンしてデータで管理しておけば、こういった作業もかなり手軽ですよね。あらかじめタグをつけておけば、かんたんに分類や検索ができるし。1年目の私に教えてあげたいです（笑）。」

そのほか、Kさんの病院では、病棟をより良くしていくために「衛生向上係」「スタッフ育成係」「防災係」などさまざまな係活動があるらしい。この係活動の議事録や資料がかなり多く、前年度はどうであったかなど、見返すことも多々あるようだ。今後は、これらの資料をスキャンしてクラウドで共有し、資料を減らすとともに情報共有を進めていきたいという。

ただ資料を整理するためだけでなく、資料を同僚と共有するためにDR-C225IIを活用しているKさん。「今まで資料をデータで管理するという発想すらなかったので、まさかこんなに便利なものだとは思いもよりませんでした。周りのみんなにもオススメします！」と笑顔で語ってくれた。