「トラブルがあったら、まず伝票を見て商品の型番や納品先を確認するのですが、目的の伝票がどこにあるかは、完全に記憶頼りでした。膨大な数のファイルからこの辺かな？と当たりを付けて探しても、見つけるまでにひどい時は30分もかかっていましたね」

輸入家具メーカーの日本支社に勤めるYさんは、苦笑まじりにそう語った。彼の主な業務は倉庫に保管された商品の管理や、商品の輸出入、物流に関する手続きなど。A4サイズの書類は、毎日300～400枚も扱う。処理済みの書類は紙で保管され、倉庫にある棚の大部分を占有している。

商品の仕入や納品でなんらかのトラブルがあると、その紙資料から目的の伝票を探しだすわけだが、資料があまりにも多いため、前述のように1枚の紙を見つけるだけでも相当の時間がかかっていた。単にファイリングするだけでは、管理しているようで、実は管理していないのも同じ。Yさんの職場と同じように、効率的な管理を意識していないケースは多いのではないだろうか。

読者モニターとして「DR-C225II」を使うことになったYさんは、最も探す機会の多い出荷伝票をデジタル化してみた。1日当たりの枚数は100枚程度にもなるのだが、毎分25枚の高速スキャンが可能な「DR-C225II」では、すべてを取り込むのに数分もかからなかった。そのあまりの速さにとても驚いたそうだ。

「これだけ枚数があると、2～3枚くらいは逆向きになっていることがあるのですが、スキャンしたデータを見ると全部正しい向きにそろっていてビックリしました。大きさや紙質の違う書類が混ざっていても、全然問題ないんですね。紙の場合だと、大きさや紙質がそろっていないとファイリングしづらいんですよ」

取り込んだ書類は文字が非常にクリアで見やすく、斜めにずれることもなかったと喜ぶYさん。また「DR-C225II」本体は小さくて軽く、机においても邪魔にならないという。

伝票類をデジタル化したことで、書類を探す時間がどれだけ短縮されたのか。その実際の効果をYさんに聞いたところ、「3分もかからなくなった」という。PDFで取り込んだ資料には、OCRで認識したテキストデータが埋め込まれるため、日時や商品名、取引先の名前からテキストで素早く検索できる。Yさんの場合、従来は倉庫まで移動してから最長で30分もかかっていた作業が、デスク上で3分もかからずに終わるようになった。「DR-C225II」で作業を劇的に効率化できたといえるだろう。

Yさんの職場にはスキャナー機能を搭載した大型の複合機があるのだが、書類の取り込みにはとても手間がかかるらしい。その実際の手順は、次の通りだ。まず離れた場所にある複合機の設置場所まで行き、スキャンを実行する。このとき誰かほかのスタッフが複合機を使っていれば、当然順番を待たなければならない。取り込んだ書類は社内のサーバーに保存されるため、自分のデスクに戻って社内サーバーにアクセスし、PDFをダウンロードする。ここまでやってようやく、デジタル化した文書を閲覧できるようになるのだ。

「これまでスキャンは面倒なものと思っていたんですよ。でも『DR-C225II』を使うようになってからは、その考えが変わりました。これまで7ステップくらいかかっていた作業が、資料を『DR-C225II』にセットしてボタンを押せば済むのですからね」

さらにYさんは、取り込んだ書類の一部をクラウドサービスにアップロードしている。Yさんの会社では日本支社の事務所や工場／倉庫、ショールームなどさまざまな拠点があるうえ、海外にある本社ともやり取りしており、資料や情報の共有にはクラウドサービスを利用しているのだ。

そこでYさんが活用しているのは、「DR-C225II」に付属しているスキャンソフト「CaptureOnTouch」のクラウド連携機能だ。この機能を使えば、取り込んだ書類を「Dropbox」「Evernote」「Google ドライブ」「OneDrive」などの各種クラウドサービスへ自動アップロードできる。一度のスキャン作業で最大3つの出力を同時に実行できるので、自分用のPCのほかにバックアップとして使っている外付けストレージや、社内で使っているクラウドサービスにもアップロードしているという^※。

「本社がアップロードしてくる書類は、取り込んだページの向きが横になっていたり、字がかすれて見えないことがあるんですよ。DR-C225IIを送ってあげたいくらいです（笑）」

今はPCで取り込んだ資料を確認しているものの、将来的にはタブレットの利用も検討したいとYさん。タブレットから専用のアプリを使ってスキャンしたり、資料を確認できるようにすれば、より作業が効率化されるはず。また社内や外出先など、いつでも手軽に書類を確認できるというメリットもある。

Yさんは「DR-C225II」を導入したことによって、作業時間が大幅に短縮されたと喜んでいる。大量の資料を効率よく扱いたい人は、ぜひ「DR-C225II」の導入を検討していただきたい。

^※Yさんは会社のセキュリティポリシーに従ってクラウドサービスを利用している。企業によってはクラウドサービスの利用を禁止していたり、自社専用のクラウドサービスのみ使用可能としてる場合がある点に注意。