>
>
>
オフィスでさまざまな悩みを抱える6人が、業務効率化を目指し積極的にGen3 を活用していくストーリーです。
その具体的な活用術、課題解決策、提供するメリットを紹介します。
シンプルな運用でプリントコストを削減
シンプルな運用でプリントコストを削減
User Story_01［シンプルな運用でプリントコストを削減］
- 管理部 A山さん
- 管理部に在籍し、複合機などの機器管理を担当。
その他にも、事務業務や内部統制の整備など、少数精鋭の管理部で幅広い業務をこなす。
多くの改善課題を抱えるものの、多忙な彼の一日はあっという間に過ぎていく。
- ［課題］
- 社内の印刷コストを削減したい、社員個人の出力枚数を把握できていない
- 放置プリントにより、無駄なコストと、情報漏えいのリスクが生じている
- 印刷経費を部門に振り分けたいが、システム導入に手間・コストがかかる
プリント効率化による顧客訪問前準備の短縮
プリント効率化による顧客訪問前準備の短縮
User Story_02［プリント効率化による顧客訪問前準備の短縮］
- 営業部 B沢さん
- 営業部に在籍し、連日多数のアポイントをこなす。取引先に提出する書類の不備で、
契約を取りこぼす苦い経験がある。先輩営業マンが提案資料を巧みに活用して
契約を勝ち取るのを見て、その営業テクニックを習得している。
- ［課題］
- 出力の度に、プリント設定の変更に時間を費やしていて効率が悪い
- 片面／両面や製本などの設定ミスで、PCから再度プリント操作を行うことが多い
- 頻繁に出力する書類を、素早くミスなくイメージどおりにプリントしたい
スキャン利用促進による、情報共有・スペース活用
スキャン利用促進による、情報共有・スペース活用
User Story_03［スキャン利用促進による、情報共有・スペース活用］
- 総務部 C本さん
- 総務部に在籍し、社内の文書管理業務を担当。日々増え続ける紙文書のファイリング、
必要な資料の検索、書庫の整理に頭を悩ませている。
社内のペーパーレス化が進まないストレスを、ある日、管理部のA山さんに打ち明けた。
- ［課題］
- 紙文書による業務フローが多く、オフィスに紙文書が多数保管されている
- 社員が複合機を使いこなせず、文書の電子化・ペーパーレス化が進まない
- 紙で保存した文書を、情報資産として上手く活用・共有できていない
ファクス履歴管理による応対品質の向上
ファクス履歴管理による応対品質の向上
User Story_04［ファクス履歴管理による応対品質の向上］
- 業務部 D原さん
- 業務部でさまざまな取引先との受発注業務を担当。入社後に初めてファクスを操作した若手だが、
熱心に業務を習得し、今や社内の評価は高い。だが取引先からは
まだ信頼を得られていない様子……その理由は非効率なワークフローにあった。
- ［課題］
- ファクス送信文書、通信管理レポートなどのエビデンスを、すべて紙文書で保管している
- 取引先から問い合わせが入った際、必要なエビデンスをすぐ検索できず、顧客対応に遅れが生じている
- 大量の紙文書に、保管スペース・コストを要している
生産性の向上と省エネの両立
生産性の向上と省エネの両立
User Story_05［生産性の向上と省エネの両立］
- 広報部 E川さん
- 広報部に在籍し、PR活動や社内コミュニケーションの活性化に従事。
エコロジー意識が高く、環境活動や省エネ対策を社内で積極的に企画・実行する。
プライベートでも、エコバッグやハイブリッドカーを愛用している。
- ［課題］
- 省エネのために複合機をスリープモードにすると、復帰に時間がかかる
- 「省エネの推進」と「生産性の確保」がトレードオフの関係にある
- 複合機がジョブを開始するまでの待ち時間に、ユーザーがストレスを感じている
セキュリティー強化による情報漏えい対策
セキュリティー強化による情報漏えい対策
User Story_06［セキュリティー強化による情報漏えい対策］
- 情報システム部 F村さん
- 情報システム部に在籍するIT管理者。マイナンバー対応をはじめ
社内のセキュリティー強化に余念がない。情報管理が甘い社員が多いことに
不安を感じており、管理部のA山さんと強固なタッグを組んで対策に取り組んだ。
- ［課題］
- 複合機から情報が漏えいしないか、不安を感じている
- 高度化・複雑化するセキュリティリスクに対し、複合機でも対策を強化したい
- ユーザーが意識しなくても、自動的に機能するセキュリティー対策を講じたい
