ビジネスで利用頻度の高い電子メールですが、実はセキュリティの甘いツールでもあります。

電子メールは、平文という形式でデータの送受信を行っています。平文とはテキストの文書であり、例えばWindows標準機能の「メモ帳」でも開くことができる暗号化されていないデータ形式のことです。
しかも電子メールはインターネット上でそのままやり取りされているので、途中で受信して中身を見ようと思えば簡単にできてしまいます。

そこで、せめて添付ファイルの機密性だけでも高めようと導入が進んだのが添付ファイルを圧縮＆暗号化して送るという技術（PPAP）です。

PPAPとは、ファイルをメール送信するときにパスワード付きのZIP形式にし、別のメールでパスワードを送信するといった方式のことです。

上記のように、どちらかというと日本語での頭文字を並べた略語で、日本固有の名称です。
PPAPというと、某有名曲を思い浮かべる方も多いと思いますが、実はその曲が命名のヒントになったとか。^※1

ファイルを暗号化し、パスワードを別に送る。これは一見するとセキュリティが高いように見えますが、実はいくつかのリスクがあります。

PPAPでのメール送信の流れとリスクは下記のようになっています。

キヤノンMJグループでもPPAP方式を利用してきましたが、上記のような課題が問題視されてきたため、よりセキュリティが高い別方式に移行いたしました。
それが添付ファイルのダウンロードリンク化です。

新たな仕組みでは、添付ファイルを直接送るのではなく、ファイルをメール本文と分けた上で別サーバーに格納し、別にダウンロード用のURLをメールに添付して受信者に送ります。こうすることで、セキュアな環境下でファイルを送信することが可能となっています。
また、送信側は一度の作業でメールを送ることができるので、パスワードを別に送る煩雑さがなくなります。

リスクのあるPPAP方式でのファイル添付は、今後減っていくと考えられます。政府では2020年にPPAPの使用廃止方針を公表しており、市場でも一つのセキュリティ対策の指標となってきています。
現行システムの入れ替えはハードルが高い部分がありますが、情報漏えいが起こってからでは取り返しがつきません。
早目の対策をご検討ください。