電子入稿システムの導入により、印刷室の業務拡大・印刷品質の向上・運用コスト抑制を実現
株式会社みずほ銀行



業種:金融 | 従業員規模:10,000名以上 | 成果:コスト削減、業務効率の向上

「みずほフィナンシャルグループ」では、グループの施設管理や総務・庶務業務を集約して業務運営を効率化するために管理業務受託会社として「みずほオフィスマネジメント」を設立。その管理業務のひとつである「行内印刷」、中核企業の行内印刷を担っていた4か所の「印刷室」もまた集約を図り、業務を一元化することとなった。
一拠点に集中する業務を効率的に運用する環境整備が急務となり、導入したのがキヤノンの「電子入稿システム」だ。従来からの紙原稿に加えPDF入稿に対応するだけでなく、手入力や個人のスキル・経験などマンパワー依存の高かった業務フローの抜本的改善に貢献し、全国に広がるグループ内約900部室・店から発注される膨大な印刷業務を支えている。

導入ポイント

  • マルチベンダー環境への対応力
  • 業務フロー全体をとらえた改善策の提案

導入背景電子入稿システムで、グループ各社の依頼を統一化

園長 白輪氏
行内印刷を一元化・一拠点化するうえで課題となったのが、グループ各社の「発注の方法」だ。北村省吾参事役は「会社が違うため依頼内容や希望納期もまちまち、4か所にあった設備もばらばら、さらに製造元の異なる印刷機を運用する状態だった」と語る。「入稿には、紙の原稿、紙の依頼票を使用していたため、発注者が思い思いに依頼内容を記入していた」と当時を振り返る。
穴あけ・綴じなどの依頼内容をパターン化し、入稿方法・納期も統一化して、各社・各部門の依頼を同じ基準で受注する仕組みづくりが急務となり、キヤノンが提案したのが「電子入稿システム」だ。
(写真:株式会社みずほ銀行ファシリティマネジメント部 管理チーム北村 省吾 参事役)

選定理由真に人をサポートするシステム構築のために業務フロー全体を把握し、改善策を提案

キヤノンを選択した理由は、「依頼内容をパターン化」できること、「マルチベンダー環境への対応」、「ホスティング形態」などの導入条件を満たしたこと。そして「丁寧かつ質の高い要件定義」も決め手のひとつだ。約1年間、過去の膨大な依頼票を分析・データ化し、依頼内容のパターン化に貢献した。そんな状況把握に努める姿に熱意を感じたという小池昭チーム長は「依頼内容の分析のみならず、ワークフロー全体を把握し、人をサポートするためにどの業務工程をシステム化すべきか、いろいろな選択肢を提案してくれた」と語る。
こうして検討を重ね、導入した電子入稿システムでは、発注者がWeb画面からパターンを選択・入力し、PDFを添付して入稿できるようになった。印刷室では『受付→補正→振分け→印刷→後処理』という一連のフローをシステムで管理・制御可能となり、進捗管理も自動化された。
(写真:みずほオフィスマネジメント株式会社 管理業務第二部 大手町管理グループ 小池 昭 チーム長)

時間のロスがなくなり、印刷の品質も統一されました

電子入稿になり、原稿受付がスムーズになりました。依頼者からの問い合わせに、データを見てすぐに返答できるようになったことや、受付後の原稿確認に時間が掛からなくなったことは大きな変化です。また、補正に関しても、以前は各担当者のスキル・感覚が求められましたが、システム導入後は簡単になり、仕上がりも均一化されました。
(写真:みずほオフィスマネジメント株式会社 管理業務第一部 内幸町管理グループ 坂本 恵 チーフ)

導入後の成果人のスキルや経験まで、統計化し、システム化

電子入稿システム導入によって「発注者が紙原稿を用意する必要がなく、依頼票の記入や社内便手続きの手間もなくなった」と梅村治副部長は語る。坂本恵チーフは「数百という紙原稿に蛍光ペンでページ数を振ったり、案件情報を手入力したりする手間や時間のロスがなくなった」と業務負荷が減り助かっているという。「色のばらつきがなくなり、カラー印刷のクオリティーが高まったとお褒めを頂いている」と発注者の評判も上々のようだ。
さらに、人のスキルや経験に依存していた「補正」や「印刷振分け」といった工程も効率化された。梅村副部長は、印刷現場で不可欠な「坂本チーフのノウハウを極力統計化」してシステムに落とし込んでくれたと語る。坂本チーフは「ワンクリックで補正できて、試し印刷をしてOKなら、どんどん印刷できる」と業務のスピードアップを感じているという。
(みずほオフィスマネジメント株式会社 管理業務第一部 梅村 治 副部長)
※写真の製品は、imagePRESS 1135(販売終了につき後継機は、imagePRESS 1135IIとなります)

今後の展望利用方法・納期がわかりやすくなり、依頼数も増加

システム導入後、今まで依頼が無かった営業店・部門からも発注が増えたという。梅村副部長は、行員が自分のパソコンから入稿できるようになり「印刷室や利用法の認知が広まった」のではという。
北村参事役は「依頼が簡単になった」ことや「進捗の透明化」もその理由のひとつという。依頼者は問い合わせしなくても納期を確認でき、印刷室も業務運営がしやすくなったことは大きな変化と語ってくれた。
ペーパーレス化が進む時代だが、紙文書の必要性は依然として高い。各オフィスにおける印刷のコスト削減・業務負荷低減を支えていく企業内印刷室にとって、大量印刷を効率化・低コスト化する環境構築は今後も重要課題といえるだろう。
電子入稿システムの主な機能

株式会社みずほ銀行

発足日:2013年7月1日

所在地:東京都千代田区大手町1–5–5

みずほオフィスマネジメント株式会社

設立日:2004年2月26日

所在地:東京都千代田区内幸町1-1-5

※本記事は取材時(2016年6月)のものです



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