仕入先に郵送していた帳票の電子化を実現することでニューノーマルな働き方に合わせた業務の最適化を推進YKKビジネスサポート株式会社



業種:経理・人事・総務 業務受託 |従業員規模:99名~200名|成果:経費節減・働き方改革

ファスニング事業とAP(建材)事業を中核に
世界約70カ国/地域で事業を展開するYKKグループ

ファスナーやスナップ・ボタンなどのファスニング製品を優れた技術力で製造・販売するYKK、窓やドアを中心に付加価値の高い建材商品を提供するYKK AP。ファスニング事業とAP事業を中核にグローバルに事業を展開しているのがYKKグループです。同グループのシェアードサービス会社であるYKKビジネスサポート株式会社では、かねてより帳票類電子化を検討しておりコロナ禍における業務改善の一環としてビジネス帳票配信サービスを導入。6,000社を超える仕入先に対して発行している検収明細の電子化を推進し、コスト削減やリードタイム短縮、作業工数削減を実現しました。グループ内の経理業務を受託する経理業務部の雛形氏に詳しい背景や選定理由、導入後の効果などについて伺いました。

01 導入背景紙の検収明細をWeb配信化することにより
コストダウン及び仕入先の利便性向上を図る

即時の帳票受取を可能にしテレワーク阻害要因となる郵送の帳票受取を不要に

経理業務部 部長 山﨑 浩太氏

約6,000社にも及ぶ仕入先に対して、毎月、検収明細(検収金額及び明細を通知する帳票)を発行し、郵送で送付していたYKKグループ。
「相手先に届くまでにどうしても数日の期間が必要なことから、『いつ届くの?』といった問い合わせも発生しがちで負担となっていました。また、検収明細の発送に係るコストを削減したかったのですが、郵送費の割合が大きく、簡単ではありませんでした。そういったこともあり、かねてから再三に渡って電子化の議論が進められてきたものの、中にはオンラインでの対応が困難な仕入先も存在し、切り替えにはまだまだ検討が必要という状況でした」。

テレワークの急激な広がりで状況が一変

経理業務部 債権債務管理グループ 雛形 光悦氏
しかし、新型コロナウイルス感染症への対応で一気にテレワークが浸透。同社でもWeb配信化の議論が急速に進展することとなりました。帳票発行業務の見直しもそのひとつでした。「ニューノーマルな働き方が求められる中、紙帳票にまつわる業務は発行元も受取る仕入先も出社を強いられます。コスト面だけでなく、そういった世の中の変化を見据え、早急に対処しなければならない問題と捉えるようになりました」。

02 選定理由従来どおり紙での郵送にも対応するなど
相手次第で柔軟な選択が可能だったことが決め手に

電子化への切り替えを図るにあたって、3社からの提案を受けた同社。改革を推し進めていくにあたって、キヤノンMJのビジネス帳票配信サービスであるbizform onlineを選択した決め手はどこにあったのでしょう。

信頼感につながった帳票振り分けへの対応

「グループ各社ではそれぞれ違った基幹システムを使用しており、それぞれ帳票単位でまとまったPDFになっていることから分割&結合といった処理に対応できる必要がありました。そういった複雑な仕様を理解して、当社のデータ仕様を変えることなく実現する方法を提案いただいたことが信頼につながりました」。

一番のポイントはWEB配信と郵送へのハイブリッドな対応

「また、キヤノンMJに決めた理由として特に大きかったのが、紙での郵送にも柔軟に対応してもらえる点でした。紙で郵送してほしいという仕入先がどうしても残ってしまいます。電子化によるWEB配信を基本としつつも、仕入先によっては従来どおり郵送で送付するというイレギュラーな要望にも柔軟に応えてくれる、またデータのアップロードも容易に出来るようにして頂く等、こちらのオーダーに寄り添ってもらえるというのが一番の決め手になりましたね」。

03 導入後の成果即日配信で問い合わせが減少。今後はコスト削減効果の最大化が目標

即日発行の効果、コスト削減を実感

「検収明細を電子化したことで感じる効果は、まずは即日配信の便利さです。郵送対応していた頃は、至急で送付してほしいというご要望への対応が業務を圧迫することもありましたが、今ではお待たせすることもなくなりました。受取企業様も早く届くことを喜んでいらっしゃいます。また、データでの受取のため、帳票の保存が容易であることも受取企業様から高い評価を受けております。後は、コスト削減効果にも期待しています。WEB配信に切り替える事で、印刷~郵送にかかるコストが大幅に削減できます。そのため、WEB配信への移行促進に取り組んでいます。切替促進のための案内チラシデザインの作成などのサポートもいただきながら、今後もコスト削減効果を最大化できるようにしていきたいです」。

04 今後の展開検収明細以外の帳票にも順次広げていく予定

ビジネス帳票配信サービスを導入し、帳票発行業務をアウトソーシングすることでニューノーマルな働き方にも合致したビジネス変革を行った同社。最後に、今後の展望について伺いました。

販売代理店やメーカー宛てに発行する帳票の電子化も視野に

「今後予定している展開は?ということですが・・この電子化の流れを他の帳票にも広げていきたいですね。まずは、仕入先向けの相殺通知書、支払案内書をWeb配信に切り替えて、こちらからの支払関係の帳票をbizform onlineですべて確認できるようにし、仕入先の利便性を向上させることでWeb配信切替を促進したいと考えております。また、今回は仕入先に対しての帳票でしたが、次は私たちにとっての顧客である販売代理店やメーカーに対して発行する帳票についても順次切り替えていければと考えています」。コロナ禍の今、新しい業務スタイルが比較的受け入れられやすい状況をチャンスと捉え積極的な展開を見せる同社に今後も注目です。

YKKビジネスサポート株式会社

YKKビジネスサポート株式会社さま LOGO

事業内容 : YKK国内グループ会社の経理・人事・総務の業務受託
従業員数: 151名(派遣除く)
所在地:富山県黒部市吉田200
設 立:2003年4月
資本金:1億円(YKK(株)100%出資)

2021年3月31日現在



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