ドキュメント環境の見直しにより、コストダウンのみならず業務の効率化も実現
Peugeot Azur



業種:卸売・小売 | 従業員規模:- | 成果:コスト削減、業務効率の向上

Peugeot Azurは広大な販売網の一翼を担い、ニースに拠点を置くプジョー車の販売代理店です。フランス リビエラ海岸地方のお客さまに品質の高いフランス車をお届けしています。

Peugeot Azurはアルプ・マリティム南部の5つの地域を担当しています。旧式となった他社製のドットマトリクスプリンターの入れ替えを検討した際にキヤノンに声を掛けました。「当社は長年、ドットマトリクスプリンターを使用してきましたが、消耗品のコストも高く、当社の求める品質を実現できなくなってきたために入れ替えを検討することになりました。」とPeugeot AzurのAdministrationおよびFinance Director(執行役員および財務取締役)であるDavid Morainville氏は説明します。

導入背景コスト削減および印刷の品質向上を期待

Morainville氏はコストの削減および印刷の品質向上を期待し、キヤノンに声をかけました。 ところが驚くことに、キヤノンはこの2つの目標を達成するだけでなく、Peugeot Azurの社内文書の処理や保管システムを全体的に再構築し、直ちに年間€20,000ものコストを削減してくれました。
Mourainville氏は次のように振り返ります:「キヤノンは新しいプリンターを販売するだけではありませんでした。なんと、ドキュメント処理の過程においてどこで印刷するかに着目したのです。それはコンサルタント的なアプローチでした。」

選定理由コンサルタント的なアプローチ

キヤノンのコンサルタントチームは、まず第一歩として、Peugeot Azurの印刷・管理業務を十分に分析し、ニース、カーニュ=シュル=メール、アンティーブ、グラースおよびムージャンの5拠点における関連コストの削減方法を模索することから始めました。

「キヤノンは、プリンターの稼働台数、モデル、稼働状況、加えて、全体のコストを把握して、当社の印刷・管理プロセスをあらゆる側面から調査しました。」と、Morainville氏は続けます。「当社特有のニーズを十分把握したうえで、実際の稼働状況や既存機の生み出す効果を分析し、我々の中長期的な目標に対して達成できるかどうかを提示しました。」

Morainville氏は、管理プロセスが冗長であること、印刷技術が古くなってしまっていることが、喫緊の問題であることは理解していましたが、キヤノンのおかげで、不要なペーパーワークを行っていること、さらにそのペーパーワークを旧態依然としたハードウエアで行っていたことが再認識できました。

さらに、キヤノンが関与することで、文書管理プロセスに関する他の問題点も明確になりました。「キヤノンは、ある問題が別の問題を生み出していることを発見したのです。」と、Morainville氏は続けます。「お客さま向けの資料を大量に印刷することが、当社の保管・ファイリングプロセスに深刻な悪影響を与えており、より効率的なデジタル文書保存の必要性を感じさせていました。」

Peugeot Azurの現状のプロセスや、特有の要求事項を把握したうえで、キヤノンはPeugeot Azurの重役へ、文書管理・印刷ソリューションを提案しました。「それは印象的なプレゼンテーションでした。」と、Mourainville氏は振り返ります。「キヤノンは時間をかけて当社が成し遂げたいことを把握しただけではなく、当社が思いも寄らなかった方法や導入効果を提示してくれました。オフィスイメージングにおける幅広い経験を有するキヤノンだからこそ、それが可能になったのだと思います。」

キヤノンは、多数の他社のドットマトリクスプリンターを、効率的なマルチファンクションプリンター(MFP)に集約することを提案しました。このことは、それまでの複数の複雑な契約とそれに伴う多様な価格体系を統合することにつながりました。すべての業務をキヤノンのMFPで行い、複数の契約をページ単価によるシンプルな価格提示、契約に統合することによって、Peugeot Azurはそれまで余儀なくされていた煩雑な業務を軽減することができました。さらに品質上の観点からは、キヤノンのMFPの高度なレーザープリント能力によって、Morainville氏とそのチームが要望する文書の品質を実現することができました。


キヤノンは確実に文書管理プロセスを強化するために、文書管理ソフトウエアであるPlanetPress Suiteを導入してMFPとともに運用しました。これによって、文書の取り込み、フォーマット作成、処理および出力のための作業が自動化され、当社は生産性を大きく向上させました。

「PlanetPress Suiteによってあらかじめ印刷されたフォーム(書式用紙・帳票など)が不要となり、これまで他社のプリンターで印刷していた1,500枚を削減することが可能となりました。」、とMorainville氏は言います。「その結果、1,000枚の印刷コストが€250から僅か€5に減りました。それは年間で€20,000もの削減を意味し、私たちの期待を大きく上回っていました。」

Peugeot Azurの印刷業務の見直し最終ステップとして、キヤノンのコンサルタントチームは情報アーカイブ・情報検索のソフトウエアであるTherefore™の導入を薦めました。このソフトウエアは、当社の大量な文書のアーカイブと保管をしてくれます。つまり、ユーザーフレンドリーでユニバーサルなインターフェースを介してデジタル情報を自動的に保存することができるようになり、文書やファイルを探すための手間はなくなりました。
「Therefore™のシステムは重要な資産です。」と彼は続けます。「そのシンプルな情報保管・情報検索のシステムによって、当社社員は必要なすべての情報に効率的、経済的かつ安全にアクセスすることが可能です。」

導入後の成果第三者の専門家に現状の把握をお願いしビジネスに関与してもらうことが、いかに有益であるかを証明をしてくれた

キヤノンのコンサルタントを受けなかったとしたら、Peugeot Azurの管理プロセスはどうなっていたかについて、Morainville氏は次のように語っています。
「印刷品質が悪く、不必要な顧客文書を印刷して経費を浪費し続けるだけでなく、必要以上に時間も浪費してしまっていたと思います。」

「今回の経験は、第三者の専門家に現状の把握をお願いしビジネスに関与してもらうことが、いかに有益であるかを証明してくれました。」と続けます。
「キヤノンは当社の印刷プロセスを合理化し、最新の機器と効率化を促進するソフトウエアの導入によって、当社に年間€20,000もの削減をもたらし、当社のブランドイメージを高めてくれました。もっと早くからお世話になるべきだったと後悔しています。」と微笑みます。

Peugeot Azur

David Morainville
Peugeot Azur Administration&Finance Director

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※本記事は取材時のものです



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