日本を代表する総合化学メーカー・旭化成株式会社は、2008年、日比谷の再開発スタートをきっかけに神保町へ本社を移転しました。そして2018年、再開発事業の完了とともに日比谷へ本社を戻すことを決めた同社では、「日比谷移転プロジェクト」と題し、中期計画のキーワードであるConnectを念頭に置いた働き方改革への取り組みを開始。多角的な事業展開により育まれた多様な人材のつながりを強化し、今一度総合力を発揮していこうというのがその狙いでした。総務部長の寺田氏が語ります。「日比谷は、当社がかつて50年以上にわたって本社を置いていた特別な場所。その地に戻るからには、変えられるものは一気に変えて、新しくスタートしたいと思いました。

一からオフィスをデザインし、つながりが生まれやすい環境を整備することにしたのです。多角化は当社の強みであることには違いないのですが、ともすると横の連携が生まれにくく、さらなる会社の成長を考える上で大きな課題となっていました。これまでは社員同士が互いにつながろうと思っても、フロア間の隔たりをはじめ、さまざまな制約がありました」。移転プロジェクトの方針として掲げられたのは、イノベーションの促進、生産性の向上、多様な働き方への対応という3つのコンセプト。移転前の17年1月に正式にプロジェクトが動き始めました。「10年ぶりの引っ越しで、なおかつ3,000人規模の大移動ということで、まず専門のコンサルタント会社にプロジェクトマネージャーを外注。各事案についてはその都度、パートナー企業様にお声がけしながら進めました。キヤノンマーケティングジャパンは移転に際しての弊社の課題を的確に捉え、複合機などのハードウェアのみならず、ペーパーレスやConnectを実現するための数多くのアイデアを積極的に提案してくれました」。

では、全社的なペーパーレス化は実際にどのような手順で進められていったのでしょう。「最初にいくつかの企業に声をかけさせていただき、どんなソリューションがあって、具体的にどのような形で削減していくのかをお尋ねしました。

その中で、キヤノンマーケティングジャパンから出てきたのが、文書分類基準表というものを作成し、それに基づいて書類を管理するというアイデア。削減プロセスの提案だけでなく、文書管理のベースとなる基準を作成するところからフォローしてくれる企業は他になく、ペーパーレス化推進のパートナーは、キヤノンマーケティングジャパンを置いて他にないと確信しました。もともと書類の削減目標として掲げていたのが30％で、今現在の削減値がおよそ20％。この4月から本格導入し始めた在宅勤務制度を定着化するうえで、ペーパーレス化、電子化という取り組みは欠かせないものですし、文書分類基準表は働き方改革を後押しする重要なツールになっています」。

また、企画総務室の須本氏は在宅勤務を経験した立場から、次のように語ります。「自宅だとちゃんとしたデスクがあるわけではないので、大量の資料を持ち帰って仕事をするのは本当に不便でした。移転プロジェクトで多くの紙資料が電子化されましたので、在宅勤務時に紙資料を持ち帰る必要がなくなり、効率的に仕事ができるようになりました」。

フロアに設けられているコネクトエリアは今回の移転プロジェクトの目玉の一つで、複数の拠点と同時につながったり、資料をスムーズに共有できたりと、さまざまな使い方ができるスペース。そこにプロジェクターがあることで、新商品の発表会や部署内でのちょっとしたミーティングに使用するなど、コミュニケーションの活性化につながっています。
また今回、その他の会議室においても、モニターなど何らかのディスプレイを標準装備しており、さらにSkypeができるスピーカーとカメラが一体になった機器も設置するなど、他の拠点ともすぐにつなげられるようになっています。
従来型の紙を見ながら対面で実施する会議と比べると、生産性が大きく向上しました」。

全体で流すコンテンツの他に、フロアごと、グループ会社ごとで流すコンテンツを変えることも可能で、中には社長メッセージやそれぞれの地域情報を相互に流すといった使い方をしているところもあります。従来どおり、社員に必ず伝達しなければならない情報はもちろん個別でメール配信しますが、会社にはもう少しライトな情報もたくさんあるじゃないですか。そういった情報をアクティブに発信し、情報共有を活性化することが、デジタルサイネージを導入した一番の動機ですね」。